Avant de commencer

D'importants changements sont prévus dans Timmi Project. L'objectif est de mettre en place une méthodologie simple, exhaustive et performative de mesure de la performance financière de la gestion des projets facturables. En particulier en ce qui concerne les projets au forfait, qui sont ceux qui nécessitent le suivi le plus scrupuleux eu égard au risque de dépassement qu'ils posent.

Cette méthodologie s'appuie sur de nouveaux indicateurs de rentabilité financière : le dépassement, l'encours de gestion, le taux de recouvrement. L'objectif est de donner aux responsables de projets ainsi qu'à leurs managers les outils qui leur permettront de suivre et d'agir sur leur performance financière.

Afin de simplifier les calculs et d'aider à leur compréhension, le projet sera par ailleurs défini différemment. En pratique, chaque projet sera découpé en "prestations", qui correspondent à un lotissement par profil de compétences (qualification) des personnes appelées à travailler sur le projet. Ce sont ces prestations qui portent les informations financières : prix de vente, budget, TJM, etc...

Adieu suivi en coûts, bonjour suivi en prix de vente standards

Timmi Project met actuellement en œuvre une méthode de suivi du budget en coûts : la consommation du budget est appréciée à partir des charges reconnues en comptabilité. Cette méthodologie s'inscrit dans une réponse comptable à la problématique de la reconnaissance du chiffre d'affaires à l'avancement. Mais elle pose deux problèmes à la gestion de projets :

  • La gestion de projets est complexifiée par les problèmes de détermination du coût unitaire des ressources. D'un point de vue comptable, ce coût unitaire à tout intérêt à être le plus précis possible, et donc le plus souvent individualisé. Du point de vue de la gestion de projets, le taux servant à la définition des budgets a plutôt intérêt à être standardisé au nom de la simplification du suivi.
  • Le coût unitaire d'une ressource donne une idée de la rémunération de la ressource en question, qui est une information très souvent confidentielle et qui ne doit pas être communiquée aux responsables de projets.

Cette évolution consiste donc à se tourner vers un suivi en prix de vente standards. C'est une méthode qui consiste à valoriser les heures / jours imputé(e)s sur un projet (le "consommé") à partir du prix de vente standard de la ressource qui est intervenue. Ce prix de vente standard varie en fonction du niveau de compétence de l'intervenant. Il reste par ailleurs nécessairement plus ou moins corrélé au niveau de rémunération de l'intervenant. 

L'intérêt principal d'une telle évolution est qu'elle permet d'apprécier le dépassement budgétaire sous l'angle d'une perte de chiffre d'affaires plutôt que d'un "sur-coût". Elle invite donc directement à l'action attendue du responsable de projets : négocier un avenant de tout ou partie de ce dépassement avec le client.

Les qualifications, la grille tarifaire et la prestation

La qualification

La méthode de suivi en prix de vente standards repose essentiellement sur le concept de qualification. La qualification est une nouveauté de Lucca qui représente un profil de compétence. La qualification s'articule en pratique autour de deux dimensions :

  • le métier ;
  • le niveau, hiérarchique ou d'expertise.

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Dans Timmi Project, les qualifications correspondent aux types de prestations que vous proposez à vos clients. Par exemple, dans le cas d'une ESN / SS2I : développeur front-end expérimenté, lead developer, architecte logiciel senior, UX designer confirmé, etc...

Vous pouvez dès à présent créer et attribuer vos qualifications, pour cela, rendez-vous dans l'espace d'administration : roue crantée en haut à droite --> section "Organisation" --> Qualifications.

La grille tarifaire standard

La grille tarifaire standard est une fonctionnalité disponible depuis début février 2021 qui vous permet de standardiser vos prix (taux journalier / horaire standard) pour chacune de ces qualifications.

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Lorsque vous ouvrez un nouveau projet, une version de la grille tarifaire sera sélectionnée, et dictera quels sont les prix de vente standards applicables.

Vous pouvez dès à présent créer votre propre grille tarifaire standard. L'intérêt principal, dans l'immédiat, est de standardiser les coûts de vos ressources à partir de leurs qualifications.

La prestation

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Chaque projet précisera la liste des prestations prévues. Il s'agit d'un lotissement de projet opéré à partir des qualifications appelées à intervenir sur le projet. La prestation correspond en pratique à un enrichissement de la "tâche". Une prestation est une tâche qui précise quelle est la qualification correspondante.

Dans le cas d'un projet au forfait, la valeur en devises du budget initial d'une prestation sera calculée à partir du nombre de jours prévus au devis (estimation initiale) et sur la base du prix standard de la qualification de la qualification dans la version de la grille tarifaire standard applicable au projet. Dans l'exemple ci-dessus, la prestation "Audit" correspond à 18 jours d'intervention d'un consultant senior, facturé en standard à 1 200,00 €/j, soit un budget initial de 18 x 1 200 = 21 600 €. Le prix de vente effectivement négocié pourra être saisi au niveau de chaque prestation, ou bien au niveau du projet (auquel cas la remise commerciale sera équitablement répartie sur chaque prestation).

Dans le cas d'un projet en régie, le taux journalier moyen (TJM) vendu devra être renseigné sur chacune des prestations.

Les principaux avantages d'un tel lotissement de projet par prestation sont les suivants :

  • Le montant de la remise commerciale gagne en précision.
  • La valorisation en devises du budget est grandement simplifiée, puisqu'un taux pertinent est automatiquement et systématiquement appliqué.
  • L'identification des ressources à assigner sur le projet est facilitée par le biais de la qualification.
  • La définition du projet se rapproche de celle apparaissant au devis, ce qui simplifie la création des projets.

En termes d'impact sur votre utilisation de Timmi Project :

  • Les qualifications doivent être créées et assignées aux utilisateurs.
  • La grille tarifaire standard doit être créée.
  • Les nouveaux projets doivent être détaillés en prestations.
  • La saisie des temps dans Timmi Timesheet impose la sélection d'une prestation.

De nouveaux indicateurs de performance financière de la gestion de projets

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Les contrats au forfait comportent un risque de dépassement de l'estimation initiale. Il est donc impératif de donner aux responsables de projets ainsi qu'à leurs managers des outils de mesure de la capacité des premiers à faire en sorte que de le minimiser.

Trois indicateurs sont donc mis en avant :

  1. Le dépassement estimé qui correspond à la valeur, en prix de vente standard, du dépassement au terme du projet. En pratique, il est égal à la différence entre budget révisé (défini en prix de vente standard) et budget initial. Le dépassement représente la perte théorique de chiffre d'affaires imputable à l'incapacité de la gestion de projets à terminer le projets dans le budget initialement prévu.
  2. L'encours de gestion, qui est égal à la différence entre d'une part la valeur du temps passé en prix de vente standard (le "consommé") et une fois la remise commerciale déduite et d'autre part le montant total déjà facturé. Contrairement à l'encours comptable, qui est égal la soustraction entre le chiffre d'affaires et le montant total facturé, l'encours de gestion inclus la valeur du dépassement. L'objectif du responsable de projets est donc de solder son encours de gestion, ou, autrement dit, de refacturer les dépassements.
  3. Le taux de recouvrement estimé, qui intègre à la fois la performance commerciale (remise) et la performance de la gestion de projet (refacturation des dépassements) et qui correspond au rapport entre le montant total qui sera facturé (ie le prix de vente) et le budget révisé. Lorsqu'un projet est ouvert, son taux de recouvrement est donc amputé de la remise commerciale, puis il variera en fonction de la capacité de la gestion de projets à ne pas dépasser le budget initial.

📋 Nous avons mis à disposition un tableur reprenant la plupart des calculs financiers. Vous pouvez le télécharger au format Excel ou en faire une copie dans votre propre Google Drive  afin de librement en modifier les valeurs et de bien comprendre les calculs qui seront opérés.

Une meilleure gestion des risques et des anomalies

Trois risques seront identifiés sur les projets :

  • Risque lié à une importante remise commerciale.
  • Risque de dépassement : le budget initial sera ou est déjà dépassé.
  • Risque de retard : la date de fin initialement prévue sera ou est déjà dépassée.

Par ailleurs, la justesse du suivi dépend de la capacité de la gestion de projets à mettre à jour les projets de manière assidue. Pour cela, un système d'anomalies sera mis en place. Ces anomalies attireront l'attention des responsables de projets en cas :

  • de budget déjà dépassé ;
  • de date de fin du projet déjà dépassée ;
  • d'échéance de facturation dépassée ;
  • d'incohérence entre le montant à facturer prévu par l'échéancier et le prix de vente du projet.

Que vont devenir les projets déjà créés ?

Lorsque toutes ces évolutions fonctionnelles seront prêtes à vous être proposées dans Timmi Project, nous nous chargerons de transformer automatiquement vos anciens projets dans ce nouveau modèle.

Dans la plupart des cas, cela se traduira par la création de nouvelles prestations sur les projets existants.

Notre objectif principal sera de garantir la stabilité du chiffre d'affaires déjà passé.

Cependant, il ne sera pas toujours possible de migrer correctement ou complétement vos projets. Il sera alors nécessaire de repasser sur ces projets pour les compléter.

Si jamais vous disposez de nombreux projets, le plus simple sera de passer par un import de fichier Excel. Pour cela, n'hésitez à solliciter notre support.

Et ensuite ?

Par la suite, l'équipe derrière Timmi Project se concentrera sur la planification des ressources sur les projets, ce qui vous permettra d'indiquer en amont de la réalisation du projet les ressources appelées à travailler sur une tâche d'un projet.

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Là encore, la qualification sera particulièrement utile à l'identification des ressources à assigner. La planification vous permettra également de suivre les taux de charge prévisionnels des ressources.

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