Optimisez Figgo pour le confinement

Suite aux annonces du gouvernement, une partie de vos équipes est probablement en télétravail pour au moins 4 semaines. Nous avons rédigé cette fiche pour vous aider à optimiser Figgo et vous simplifier la vie durant cette période éprouvante pour les équipes RH.

 

Comment gérer le télétravail dans Figgo ?

En cette période où tous les collaborateurs qui le peuvent sont en télétravail, nous vous recommandons de ne pas saisir le télétravail en masse dans Figgo. Cela peut vous sembler contre intuitif, voici quelques explications :

  • Vos collaborateurs sont par défaut en télétravail, ils le savent. Il n'y a donc pas d'intérêt pour eux à le suivre sur le planning.
  • La saisie de télétravail en masse sur de longues périodes présente un risque d'écraser les éventuelles absences déjà présentes. Il y a un message d'alerte, mais en cas de validation par erreur il n'est plus possible de récupérer les absences écrasées.
  • Une fois de longues périodes de télétravail saisies, il devient compliqué pour les collaborateurs de poser des congés : en effet, il n'est pas possible de modifier ou supprimer une absence qui a commencé, et ils devront alors vous solliciter pour faire des modifications. Vous avez probablement mieux à faire.

A l'inverse, nous vous recommandons plutôt d'utiliser Figgo pour indiquer la présence au bureau.

Comment utiliser Figgo pour suivre la présence au bureau ?

Grâce à son circuit d'approbation, Figgo vous permet de faire valider les demandes exceptionnelles de présence au bureau pour les collaborateurs qui doivent ponctuellement s'y rendre, ou qui ne peuvent pas télétravailler.

De plus, vous avez ainsi un suivi des personnes présentes au bureau chaque jour et pouvez en tenir compte pour le respect des conditions sanitaires.

Si vous n'avez pas déjà de compte pour la présence au bureau, vous pouvez en créer un :

  • dans Configurer > Comptes, cliquer sur Créer un compte et choisir "Autre compte"
  • nommez-le par exemple Au bureau (Covid-19), choisissez une couleur pour l'affichage sur le planning
  • le compte doit être "disponible pour les collaborateurs", choisissez ensuite s'il est soumis à approbation (note vous pouvez désactiver l'approbation lors de l'annulation, pour rendre les modifications plus simples)
  • pas la peine de suivre le solde sur ce compte, choisissez bien "Non"
  • enfin, dans les autres paramètres, décochez "considéré comme une absence", et cochez "Motif public".

Après création du compte, allez dans la configuration de l'export paie pour exclure ce compte (car il ne va pas en paie). Cela évitera d'être bloqué au prochain export paie.

 

C'est tout, votre nouveau compte est prêt à l'emploi.

 

Comment gérer l'activité partielle avec Figgo ?

Si vous êtes concernés par l'activité partielle, vous pouvez suivre notre fiche d'aide rédigée lors du dernier confinement.

 

 

 

 

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