Déployer l’application Titres-restaurant (TR) dans ma société

L'application Titre-restaurant est gratuite et se déploie en moins d'une heure.  Elle vous fera gagner une demie journée par mois. 

 

Nous vous proposons de déployer en toute autonomie notre outil en suivant les étapes ci-contre.

 

Vous préférez que Lucca le fasse pour vous ? C’est possible ! Une prestation d'un montant minimum de 525€ HT vous sera facturée. Un bon de commande vous sera envoyé et des délais peuvent s'appliquer. 
N’hésitez pas à contacter le support@lucca.fr pour préciser votre demande.

 

Vous souhaitez découvrir plus précisément le module avant de vous lancer : cliquez ici

 

C'est parti, déployons ensemble Titres-Restaurant !

 

Étape 1 : Accéder au module (5 min)

Donnez-vous accès à Titres-restaurant :

1.2. en allant dans les paramètres Généraux > rôles,

3. sélectionnez votre rôle principal (administrateur),

4. puis l'application "Titres-Restaurant"

5. cochez l'opération "administrer les titres-restaurant". 

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Le module a été activé sur votre instance Lucca. En tant qu'administrateur, vous y avez accès via le bandeau :

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Étape 2: Paramétrer le calcul de vos TR (15 min)

Pour définir le périmètre et les règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant, il faut commencer par créer un règlementaire .  

Les entités légales doivent avoir toutes la même devise. Une entité légale ne peut appartenir qu'à un seul réglementaire. Si vos règles de calcul sont différentes d'une entité à une autre, vous devrez créer des règlementaires distincts.  

  1. Ouvrez le menu Paramétrage, cliquez sur le bouton "Créer un règlementaire", choisissez le nom du règlementaire (par exemple "France" pour vos entités en France avec des règles de calcul des TR identiques), sélectionnez les entités légales concernées, sélectionnez l'émetteur pour la commande de titres-restaurant et enfin indiquez la date à partir de laquelle vous lancerez votre premier calcul de TR (mettre 01/09/2020 par exemple pour calculer les TR de septembre 2020) , vous pouvez cliquer sur le bouton "Créer un règlementaire".

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Nous gérons actuellement les émetteurs Swile, Edenred, Sodexo. Nous travaillons actuellement à l'ajout de nouveaux. Votre émetteur de titres-restaurant n'est pas présent dans la liste ?
• Vous pouvez utiliser notre outil en sélectionnant "autre" et ainsi générer un fichier .csv standard pour effectuer votre commande.
• Ça nous intéresse ! Renseignez votre émetteur dans le questionnaire de satisfaction au bas de cette page s'il vous plaît.

2. Dans le premier onglet du règlementaire "Titres-restaurant", saisissez la valeur faciale des titres-restaurant et la prise en charge par l'employeur. Vous pouvez sauvegarder.

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En France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre.

3. Dans le deuxième onglet "bénéficiaires", sélectionnez les collaborateurs à exclure de la distribution des TR

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Vous pouvez ajouter des règles d'exclusion, (par exemple "exclure systématiquement les cadres dirigeants"). Pour plus de détails, consultez cet article "Modifier les bénéficiaires".

Vous pouvez définir des exceptions par collaborateur par rapport à la date de début de service du règlementaire ou du type de titre (papier ou dématérialisé) ou encore au type de titres par défaut pour l'émetteur. Veuillez lire cet article "Modifier les bénéficiaires".

4. Dans le troisième onglet "règles de calcul", définissez : 
  • la période de prise en compte du nombre de jours travaillés (mois de la commande M ou mois précédent le mois de la commande M-1)
  • la période de déduction des absences (mois de la commande M ou mois précédent le mois de la commande M-1)
  • la période de déduction des frais (mois de la commande M ou mois précédent le mois de la commande M-1)
  •  si travailler uniquement le matin ou l'après-midi donne droit à un TR
  • d'éventuelles règles complémentaires (informations pour les salariés)

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Les règles de calcul proposées par défaut sont les plus courantes:

  • Période de prise en compte du nombre de jours travaillés = mois de la commande M (Octobre)
  • Période de déduction des absences = mois précédent le mois de la commande M-1 (Septembre)
  • La période de déduction des frais = mois précédent le mois de la commande M-1 (Septembre)

Ces règles permettent de limiter les régularisations dues aux retards de saisie des absences et frais.

Il n'est pas possible pour l'instant de paramétrer des périodes allant par exemple du 20 du mois m-1 au 19 du mois m. 

5. Dans le quatrième onglet "Impact absences", sélectionnez:

- les comptes d'absences qui vont déduire un TR lors du calcul, cliquez sur la flèche jaune pour les ajouter

- les comptes d'absences qui ne vont pas déduire de TR lors du calcul, cliquez sur la flèche jaune pour les ajouter, comme ci-dessous : 

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Vous devez indiquer pour chaque compte d'absence si il va déduire ou non des TR (vous ne pourrez pas lancer de calcul sinon). 
6. Dans le cinquième onglet, "impact frais", comme ci-dessus pour les comptes d'absences, définissez pour chaque frais de type "restaurants et invitations" si son remboursement entraîne ou non la déduction d'un TR 
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Le cas ci-dessus correspond à l'usage le plus fréquent : les frais pour déjeuner déduisent des TR, les frais pour dîner non. 

7. Dans le sixième onglet, "commande", vérifiez votre émetteur et complétez votre code client, point de rattachement ou de livraison (selon l'émetteur)

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Selon l'émetteur, vous pouvez indiquer si par défaut les titres sont dématérialisés (si non coché, les titres par défaut sont papier). Pour chaque bénéficiaire, vous pouvez définir une exception si le collaborateur souhaite des titres papier et non dématérialisés via l'onglet "Bénéficiaires" (en savoir plus)
8. Dans le septième onglet, "Exports", sélectionnez pour le moment Export paie au format générique CSV afin de générer un fichier qui vous permettra de ressaisir le nombre de TR en paie.

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Prochainement vous aurez la possibilité de transférer le nombre (ou le montant total) des TR de chaque salarié comme un élément variable de paie dans Poplee Rémunération.

Besoin de plus d'informations sur les règles de calcul, cliquer ici pour en savoir plus

Étape 3 : Lancer votre premier calcul de TR (5 min)

Vos règles de calcul des TR sont à présent paramétrées, lancez votre premier calcul via "distribution". Aucun risque, il s'agit d'un test ! Vous pourrez supprimer et générer de nouveau ce premier calcul si vous le souhaitez, notamment pour ajuster votre règlementaire.

Tant que vous n'avez pas effectué de commande auprès de votre émetteur ou activé le module pour les salariés dans Lucca, vous seul verrez ce calcul.

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Après avoir cliqué sur "calculer" n'hésitez pas à vérifier le calcul effectué en prenant par exemple votre propre cas si vous bénéficiez de TR.

Besoin de plus d'information sur le calcul effectué ou sur la saisie de régularisation manuelle ? Consultez notre fiche d'aide dédiée ici .

Étape 4 : Générer votre commande de TR (10 min)

Après avoir vérifié votre calcul (et si besoin saisi des régularisations), générez votre première commande pour votre émetteur.

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Deux (voire trois) fichiers sont générés :

  • le fichier de commande que vous importerez sur la plateforme de votre émetteur de titres (Swile, Edenred et Sodexo uniquement, pour les autres émetteurs vous devrez saisir les informations sur la plateforme de l'émetteur)
  • le fichier d'export pour saisir les éléments dans votre paie
  • une feuille d'émargement si vous distribuez des titres papiers

Étape 5 : Donner accès à vos collaborateurs au calcul de leur TR (3 min)

Maintenant que votre première commande de TR a été effectuée grâce à Titres-restaurant, informez vos collaborateurs en leur donnant accès à un module qui leur permettra  de voir combien de TR leur sont distribués chaque mois (comme ci-dessous).

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Dans la section section "Rôles" (comme dans la première partie de cet article), sélectionnez le rôle principal "Utilisateur" (1), puis cliquez sur l'application "Titres-Restaurant" dans les applications proposées (2). Vous n'avez aucune opération à activer dans la partie de droite (voir ci-dessous X). Procédez de la même façon pour le rôle "Manager" (et les autres rôles principaux).

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Étape 6 : Feedback ! (3 min)

Envie de nous faire un retour sur la nouvelle application, ce kit de déploiement ou tout autre sujet, n'hésitez pas à compléter ce questionnaire de satisfaction.

 

Pour aller plus loin retrouvez nos fiches d'aide sur la gestion des cas particuliers et notre FAQ 

 

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