Déployer Pagga Titres-restaurant (TR) dans ma société

Avant de commencer

Cette fiche d'aide vous permettra de déployer l'application Pagga Titres-Restaurant gratuitement et en toute autonomie

Si vous préférez qu'un consultant Lucca vous aide à le faire c’est aussi possible ! Une prestation vous sera alors facturée. Un bon de commande vous sera envoyé et des délais peuvent s'appliquer.

Pagga Titres-restaurant est une application gratuite qui vous facilitera cette tâche (horriblement) chronophage qu'est la gestion de vos titres-restaurant chaque mois. Si vous ne l'avez pas encore fait nous vous invitons à découvrir  Pagga Titres-restaurant ici.

Étape 1 : Activer l'application sur votre instance Lucca

En tant qu'administrateur RH de votre société, rendez-vous dans l'espace client Lucca via la roue crantée. 

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Recherchez l'application Pagga Titres-restaurant (point 5 ci-dessus), puis cliquez sur l'application (point 6 ci-dessus).

Cliquez ensuite sur le bouton Installer en tant qu'admin Lucca puis suivez l'Assistant d'installation. 

 

Étape 2 : Paramétrer le calcul de vos TR

Pour définir le périmètre et les règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant, il faut commencer par créer un réglementaire directement dans Pagga Titres-restaurant.

Les établissements doivent avoir tous la même devise. Un établissement ne peut appartenir qu'à un seul réglementaire. Si vos règles de calcul sont différentes d'un établissement à un autre, vous devrez créer des réglementaires distincts.

  1. Ouvrez le menu Paramétrage, cliquez sur le bouton "Créer un réglementaire" et choisissez le nom du réglementaire (par exemple "France" pour vos établissements en France avec des règles de calcul des TR identiques). Indiquez la période pour laquelle vous lancerez votre premier calcul de TR. Sélectionnez ensuite les établissements concernés, puis l'émetteur pour la commande de titres-restaurant, vous pouvez cliquer sur le bouton "Créer un réglementaire".

 

 

 

Nous gérons actuellement les émetteurs Swile, Edenred, Sodexo, Bimpli, UpDéjeuner et Ekip. Nous travaillons actuellement à l'ajout de nouveaux. Votre émetteur de titres-restaurant n'est pas présent dans la liste ?
• Vous pouvez utiliser notre outil en sélectionnant "autre" et ainsi générer un fichier .csv standard pour effectuer votre commande.
• Ça nous intéresse ! Renseignez votre émetteur dans le questionnaire de satisfaction au bas de cette page s'il vous plaît.

 

2. Dans le premier onglet du réglementaire "Titres-restaurant", saisissez la valeur faciale des titres-restaurant et la prise en charge par l'employeur. Vous pouvez sauvegarder.

En France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre.

3. Dans le deuxième onglet "bénéficiaires", sélectionnez les collaborateurs à exclure de la distribution des TR.

Vous pouvez ajouter des règles d'exclusion, (par exemple "exclure systématiquement les cadres dirigeants"). Pour plus de détails, consultez cet article "Modifier les bénéficiaires".

Vous pouvez définir des exceptions par collaborateur par rapport à la date de début de service du réglementaire ou du type de titre (papier ou dématérialisé) ou encore au type de titres par défaut pour l'émetteur. Veuillez lire cet article "Modifier les bénéficiaires".

4. Dans le troisième onglet "règles de calcul", définissez : 
  • la période sur laquelle vous souhaitez calculer les titres-restaurant (sur le mois entier ou sur une période personnalisée)
  • la période de prise en compte du nombre de jours travaillés (mois de la commande, mois précédant le mois de la commande, ou deux mois précédant le mois de la commande)
  • la période de déduction des absences (mois de la commande, mois précédant le mois de la commande, ou deux mois précédant le mois de la commande)
  • la période de déduction des frais (mois de la commande, mois précédant le mois de la commande, ou deux mois précédant le mois de la commande)
  • si travailler uniquement le matin ou l'après-midi donne droit à un TR
  • le seuil d'absence en heure à partir duquel un TR est déduit
  • d'éventuelles règles complémentaires (informations pour les salariés)

 

Les règles de calcul proposées par défaut sont les plus courantes :

  • Période de prise en compte du nombre de jours travaillés = mois de la commande (Octobre)
  • Période de déduction des absences = mois précédent le mois de la commande (Septembre)
  • Période de déduction des frais = mois précédent le mois de la commande (Septembre)

Ces règles permettent de limiter les régularisations dues aux retards de saisie des absences et frais.

Si vous souhaitez calculer les titres-restaurant sur une période personnalisée c'est possible : Calculer mes titres-restaurant sur une période décalée

 

5. Dans le quatrième onglet "Impact absences", sélectionnez :

- Les comptes d'absences qui vont déduire un TR lors du calcul, cliquez sur la flèche violette pour les ajouter

- Les comptes d'absences qui ne vont pas déduire de TR lors du calcul, cliquez sur la flèche violette pour les ajouter, comme ci-dessous :

 

Vous devez indiquer pour chaque compte d'absence s’il va déduire ou non des TR (vous ne pourrez pas lancer de calcul sinon).

6. Dans le cinquième onglet, "impact frais", comme ci-dessus pour les comptes d'absences, définissez pour chaque frais de type "restaurants et invitations" si son remboursement entraîne ou non la déduction d'un TR.

Le cas ci-dessus correspond à l'usage le plus fréquent : les frais pour déjeuner déduisent des TR, les frais pour dîner non.

7. Dans le sixième onglet, "commande", vérifiez votre émetteur et complétez votre code client, point de rattachement ou de livraison et/ou identifiant de facturation (selon l'émetteur). Intégrez éventuellement une donnée du dossier RH dans le fichier d'export.

Selon l'émetteur, vous pouvez indiquer si par défaut les titres sont dématérialisés (si non coché, les titres par défaut sont en version papier). Pour chaque bénéficiaire, vous pouvez définir une exception si le collaborateur souhaite des titres papier et non dématérialisés via l'onglet "Bénéficiaires" (en savoir plus)

8. Dans le septième onglet "Exports", vous pouvez choisir entre un export paie générique qui sera généré lors de chaque commande ou activer le transfert automatique vers Pagga Rémunération.

 

Étape 3 : Lancer un premier calcul de TR afin de tester l'application

Vos règles de calcul des TR sont à présent paramétrées, lancez votre premier calcul via "distribution". Aucun risque, il s'agit d'un test ! Vous pourrez supprimer et générer de nouveau ce premier calcul si vous le souhaitez, notamment pour ajuster votre réglementaire.

Tant que vous n'avez pas effectué de commande auprès de votre émetteur ou activé le module pour les salariés dans Lucca, vous seul verrez ce calcul.

Après avoir cliqué sur "calculer" n'hésitez pas à vérifier le calcul effectué en prenant par exemple votre propre cas si vous bénéficiez de TR.

Les frais pris en compte sont ceux qui ont été exportés du module Cleemy Notes de frais. Les absences prises en compte son celles qui ont été validées dans le module Timmi Absences.

 

Besoin de plus d'information sur le calcul effectué ou sur la saisie de régularisation manuelle ? Consultez notre fiche d'aide dédiée ici.

Étape 4 : Générer votre commande de TR 

Après avoir vérifié votre calcul (et si besoin saisi des régularisations), générez votre première commande pour votre émetteur.

 

Deux (voire trois) fichiers sont générés :

  • le fichier de commande que vous importerez sur la plateforme de votre émetteur de titres (Swile, Edenred et Sodexo, Bimpli, UpDéjeuner, Ekip uniquement, pour les autres émetteurs vous devrez saisir les informations sur la plateforme de l'émetteur)
  • le fichier d'export pour saisir les éléments dans votre paie
  • une feuille d'émargement si vous distribuez des titres papiers

Étape 5 : Donner accès à vos collaborateurs au calcul de leur TR 

Maintenant que votre première commande de TR a été effectuée grâce à Titres-restaurant, informez vos collaborateurs en leur donnant accès au module qui leur permettra  de voir combien de TR leur sont distribués chaque mois (comme ci-dessous).

 

 

Dans la section "Rôles" (comme dans la première partie de cet article), sélectionnez le rôle principal "Utilisateur" (1), puis cliquez sur Pagga Titres-restaurant dans les applications proposées (2). Vous n'avez aucune opération à activer dans la partie de droite (voir ci-dessous X). Procédez de la même façon pour le rôle "Manager" (et les autres rôles principaux).

Vous ajoutez ce droit sur un ou plusieurs rôle(s). Tous les collaborateurs de ces rôles auront accès à la situation individuelle de Pagga Titres-restaurant.

 

Pour aller plus loin, retrouvez nos fiches d'aide sur la gestion des cas particuliers et notre FAQ.

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