Déployer : Avant de commencer
Pagga Titres-restaurant est gratuite et se déploie en moins d'une heure. Elle vous fera gagner une demi-journée par mois. Tout le paramétrage (hors droit d'accès) s'effectue exclusivement dans Pagga Titres-restaurant. Vous n'avez pas besoin de modifier les autres applications ( Timmi Absences et Cleemy Notes de frais).
Nous vous proposons de déployer en toute autonomie notre outil en suivant les étapes ci-contre.
Vous préférez qu'un consultant le fasse pour vous ? C’est possible ! Une prestation vous sera alors facturée. Un bon de commande vous sera envoyé et des délais peuvent s'appliquer.
Étape 1 : Accéder au module (5 minutes)
Donnez-vous accès à Titres-restaurant :
1. en allant dans les paramètres Généraux > rôles,
2. sélectionnez votre rôle principal (administrateur),
3. puis Pagga Titres-restaurant
4. cochez l'opération "administrer les titres-restaurant".
Le module a été activé sur votre instance Lucca. En tant qu'administrateur, vous y avez accès via le bandeau :
Étape 2 : Paramétrer le calcul de vos TR (15 minutes)
Pour définir le périmètre et les règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant, il faut commencer par créer un réglementaire directement dans Pagga Titres-restaurant.
Les établissements doivent avoir tous la même devise. Un établissement ne peut appartenir qu'à un seul réglementaire. Si vos règles de calcul sont différentes d'un établissement à un autre, vous devrez créer des réglementaires distincts.
- Ouvrez le menu Paramétrage, cliquez sur le bouton "Créer un réglementaire" et choisissez le nom du réglementaire (par exemple "France" pour vos établissements en France avec des règles de calcul des TR identiques). Indiquez la période pour laquelle vous lancerez votre premier calcul de TR. Sélectionnez ensuite les établissements concernés, puis l'émetteur pour la commande de titres-restaurant, vous pouvez cliquer sur le bouton "Créer un réglementaire".
Nous gérons actuellement les émetteurs Swile, Edenred, Sodexo. Nous travaillons actuellement à l'ajout de nouveaux. Votre émetteur de titres-restaurant n'est pas présent dans la liste ?
• Vous pouvez utiliser notre outil en sélectionnant "autre" et ainsi générer un fichier .csv standard pour effectuer votre commande.
• Ça nous intéresse ! Renseignez votre émetteur dans le questionnaire de satisfaction au bas de cette page s'il vous plaît.
2. Dans le premier onglet du réglementaire "Titres-restaurant", saisissez la valeur faciale des titres-restaurant et la prise en charge par l'employeur. Vous pouvez sauvegarder.
En France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre.
Vous pouvez ajouter des règles d'exclusion, (par exemple "exclure systématiquement les cadres dirigeants"). Pour plus de détails, consultez cet article "Modifier les bénéficiaires".
Vous pouvez définir des exceptions par collaborateur par rapport à la date de début de service du réglementaire ou du type de titre (papier ou dématérialisé) ou encore au type de titres par défaut pour l'émetteur. Veuillez lire cet article "Modifier les bénéficiaires".
- la période de prise en compte du nombre de jours travaillés (mois de la commande M. ou mois précédant le mois de la commande M-1, ou deux mois précédant le mois de la commande M-2)
- la période de déduction des absences (mois de la commande M. ou mois précédant le mois de la commande M-1, ou deux mois précédant le mois de la commande M-2)
- la période de déduction des frais (mois de la commande M. ou mois précédant le mois de la commande M-1, ou deux mois précédant le mois de la commande M-2)
- si travailler uniquement le matin ou l'après-midi donne droit à un TR
- le seuil d'absence en heure à partir duquel un TR est déduit
- d'éventuelles règles complémentaires (informations pour les salariés)
Les règles de calcul proposées par défaut sont les plus courantes:
- Période de prise en compte du nombre de jours travaillés = mois de la commande M. (Octobre)
- Période de déduction des absences = mois précédant le mois de la commande M-1 (Septembre)
- La période de déduction des frais = mois précédant le mois de la commande M-1 (Septembre)
Ces règles permettent de limiter les régularisations dues aux retards de saisie des absences et frais.
Si vous souhaitez calculer les titres-restaurant sur une période personnalisée c'est possible : Calculer mes titres-restaurant sur une période décalée
- Les comptes d'absences qui vont déduire un TR lors du calcul, cliquez sur la flèche jaune pour les ajouter
- Les comptes d'absences qui ne vont pas déduire de TR lors du calcul, cliquez sur la flèche jaune pour les ajouter, comme ci-dessous :
7. Dans le sixième onglet, "commande", vérifiez votre émetteur et complétez votre code client, point de rattachement ou de livraison et/ou identifiant de facturation (selon l'émetteur).
Selon l'émetteur, vous pouvez indiquer si par défaut les titres sont dématérialisés (si non coché, les titres par défaut sont en version papier). Pour chaque bénéficiaire, vous pouvez définir une exception si le collaborateur souhaite des titres papier et non dématérialisés via l'onglet "Bénéficiaires" (en savoir plus)
8. Dans le septième onglet "Exports", vous pouvez choisir entre un export paie générique qui sera généré lors de chaque commande ou activer le transfert automatique vers Pagga Rémunération.
Étape 3 : Lancer votre premier calcul de TR (5 minutes)
Vos règles de calcul des TR sont à présent paramétrées, lancez votre premier calcul via "distribution". Aucun risque, il s'agit d'un test ! Vous pourrez supprimer et générer de nouveau ce premier calcul si vous le souhaitez, notamment pour ajuster votre réglementaire.
Tant que vous n'avez pas effectué de commande auprès de votre émetteur ou activé le module pour les salariés dans Lucca, vous seuls verrez ce calcul.
Après avoir cliqué sur "calculer" n'hésitez pas à vérifier le calcul effectué en prenant par exemple votre propre cas si vous bénéficiez de TR.
Besoin de plus d'information sur le calcul effectué ou sur la saisie de régularisation manuelle ? Consultez notre fiche d'aide dédiée ici.
Étape 4 : Générer votre commande de TR (10 minutes)
Après avoir vérifié votre calcul (et si besoin saisi des régularisations), générez votre première commande pour votre émetteur.
Deux (voir trois) fichiers sont générés :
- le fichier de commande que vous importerez sur la plateforme de votre émetteur de titres (Swile, Edenred et Sodexo uniquement, pour les autres émetteurs vous devrez saisir les informations sur la plateforme de l'émetteur)
- le fichier d'export pour saisir les éléments dans votre paie
- une feuille d'émargement si vous distribuez des titres papiers
Étape 5 : Donner accès à vos collaborateurs au calcul de leur TR (3 minutes)
Maintenant que votre première commande de TR a été effectuée grâce à Titres-restaurant, informez vos collaborateurs en leur donnant accès à un module qui leur permettra de voir combien de TR leur sont distribués chaque mois (comme ci-dessous).
Dans la section "Rôles" (comme dans la première partie de cet article), sélectionnez le rôle principal "Utilisateur" (1), puis cliquez sur Pagga Titres-restaurant dans les applications proposées (2). Vous n'avez aucune opération à activer dans la partie de droite (voir ci-dessous X). Procédez de la même façon pour le rôle "Manager" (et les autres rôles principaux).
Vous ajoutez ce droit sur un ou plusieurs rôle(s). Tous les collaborateurs de ces rôles auront accès à la situation individuelle de Pagga Titres-restaurant.
Étape 6 : Feedback ! (3 minutes)
Envie de nous faire un retour sur la nouvelle application, ce kit de déploiement ou tout autre sujet, n'hésitez pas à compléter ce questionnaire de satisfaction.
Pour aller plus loin, retrouvez nos fiches d'aide sur la gestion des cas particuliers et notre FAQ.