Configurer le circuit d'approbation

Avant de commencer

Cette fiche vous explique comment configurer le circuit d'approbation (workflow) des demandes dans Figgo.

Configurer les niveaux d'approbation

Dans Paramétrage > Préférences > Circuit d'approbation vous pouvez définir les étapes d'approbation attendues pour les demandes d'absence ou de télétravail. Le circuit est unique pour toutes les demandes, quel que soit le type d'absence ou la population.

Il n'y a pas de limite sur le nombre d'étapes d'approbation, mais nous recommandons fortement de ne pas dépasser 2 ou 3 étapes.

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Définir l'approbateur

Pour chaque étape, vous pouvez renseigner un approbateur au choix parmi :

  • le manager
  • le manager du manager
  • le responsable de département
  • l'approbateur Figgo personnalisé (anciennement Deuxième approbateur de congés)
  • un utilisateur spécifique.

L'approbateur Figgo personnalisé est à renseigner dans la fiche utilisateur, et vous permet de définir comme approbateur une personne différente du manager. Tout comme le champ Manager, vous pouvez renseigner l'utilisateur lui même si vous souhaitez que cette étape d'approbation soit ignorée.

Garantir toutes les étapes du circuit

Vous pouvez forcer les demandes à passer par certaines étapes en activant le paramètre de blocage. Cela a pour effet de bloquer l'étape précédente si l'approbateur n'est pas trouvé. Un approbateur peut ne pas être trouvé s'il n'est pas renseigné dans la fiche utilisateur (ou dans l'administration des départements), ou bien s'il n'a plus de contrat actif (en cas de départ de la société).

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Attention : si l'approbateur n'est pas trouvé et que l'étape est obligatoire, la demande ne pourra pas être approuvée, et cela nécessite l'intervention d'un administrateur pour compléter la donnée manquante.

Alerte en cas d'approbateur non renseigné

Figgo affiche pour chaque étape une alerte si des approbateurs ne sont pas renseignés pour certains collaborateurs. Si l'étape n'est pas bloquante, cela veut dire qu'elle ne sera pas appliquée pour tous les collaborateurs remontés par l'alerte.

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En cliquant sur le nombre de collaborateurs vous obtenez une liste permettant de compléter les informations. Il est possible que les approbateurs dont le contrat est terminé soient toujours affichés dans la fiche utilisateur, pensez à vérifier cette information.

Configurer les notifications complémentaires

Vous pouvez configurer une notification additionnelle lors de l'approbation complète de la demande.

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Permettre le choix d'approbateur

Il est possible de laisser certains collaborateurs choisir leur approbateur de congés, par exemple dans les cas d'un responsable de projet qui peut changer régulièrement.

Il faut pour cela créer un rôle ayant la permission "Choisir son approbateur". Le périmètre permet de définir parmi quels utilisateurs l'approbateur peut être choisi.

 

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Attention : le choix de l'approbateur s'applique pour toutes les étapes du circuit d'approbation.

Par défaut, les approbateurs proposés sont ceux du circuit d'approbation.

Vous pouvez consulter la liste des collaborateurs qui peuvent choisir leur approbateur depuis la page de configuration du circuit.

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Configurer des notifications pour les comptes sans approbation

Vous pouvez configurer des notifications lors des demandes effectuées sur des comptes sans approbation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour donner plus de flexibilité et d'autonomie aux collaborateurs, tout en garantissant l'information des managers.

C'est au niveau de la configuration des comptes (Configurer > Comptes) que vous pouvez choisir s'il sont ou non soumis à approbation.

L'activation des notifications se fait depuis la page de configuration du Circuit d'approbation, dans le bloc Comptes non soumis à approbation.

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Le lien vous permet d'afficher tous les comptes sans approbation disponibles aux collaborateurs (les comptes réservés aux administrateurs type Maladie ne sont pas proposés). Vous pouvez alors choisir une personne à notifier lors de la saisie.

A noter : la notification est envoyée uniquement lors de la saisie par le collaborateur depuis le module Demande. Elle n'est pas envoyée lorsque l'absence est saisie par un administrateur depuis le module Gestion du planning.

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