Paramétrage général

Je n'ai pas accès au paramétrage des rôles

Si vous n'avez pas accès au paramétrage des rôles, veuillez prendre contact avec :

  1. Votre administrateur pour les applications existantes Lucca, il pourra vous ajouter l'application "Titres-restaurant" sur les rôles existants.
  2. Avec le support Lucca si votre administrateur ne peut pas ajouter l'application sur les rôles existants.

J’ai Figgo mais je n’ai pas Cleemy (notes de frais), puis-je utiliser l’application ?

Oui. Le calcul des titres-restaurant ne tiendra alors compte que des absences de vos salariés (et pas de leurs frais de déjeuner). Vous pourrez éventuellement régulariser ce calcul manuellement.

J’ai Cleemy mais je n’ai pas Figgo (congés), puis-je utiliser l’application ?

Oui. Le calcul des titres-restaurant ne tiendra alors compte que des frais de déjeuner de vos salariés (et pas de leurs absences). Vous pourrez éventuellement régulariser ce calcul manuellement.

Définition des règles de calcul

Dans quels cas dois-je créer plusieurs règlementaires ?

Vous devez créer plusieurs règlementaires dans les cas suivants :

  • Les règles de calcul pour l'attribution des titres-restaurant sont différent d'une entité à l'autre.
  • L'émetteur pour la commande de titres-restaurant diffère d'une entité à l'autre.
  • Les devises de vos entités légales sont différentes. Vous devez créer un règlementaire par devise.

Quels congés et absences sont déduits ?

Les congés et absences déduits sont ceux qui ont été :

 

Quels notes de frais sont déduites ?

Les notes de frais ou invitations déduites sont celles qui ont été :

 

Est-ce que les frais/absences saisis dans le passé sont pris en compte ?

L'application "Titres-restaurant" est capable de récupérer les "retards". Nous appelons les "retards" toutes les absences et les frais qui sont saisis dans le passé et avant la période de prise en compte des frais et absences.

Exemple :

Mon réglementaire est paramétré pour prendre en compte les jours travaillés sur le mois courant et les frais et absences sur le mois précédent.

Je suis en cours de distribution pour la période de novembre. L'application va donc récupérer toutes les absences et les frais de la période du mois précédent : octobre.

Si un collaborateur saisit un frais/absence en novembre avec la date du 12 mars, soit 8 mois avant, alors l’application va déduire un titre-restaurant pour ce collaborateur sur la période du mois de novembre.

Si un collaborateur annule un frais/absence en novembre pour la date du 16 mars, alors l’application va créditer un titre-restaurant pour ce collaborateur sur la période du mois de novembre.

Ces régulations seront visibles sur le détail du calcul et sur la situation individuelle du collaborateur pour la distribution du mois de novembre.

 

Je n'ai qu'une seule nature de frais "repas" sans distinction entre déjeuner et dîner. Comment distinguer les deux ?

Il est nécessaire de créer deux natures de frais distinctes pour distinguer les frais qui déduiront ou non des titres lors du calcul des titres-restaurant.

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Pour créer une nouvelle nature de frais, vous pouvez consulter cette page : Créer une nature de frais

Comment paramétrer un nouveau compte d'absence ?

Pour chaque compte d'absence de Figgo rattachés aux entités légales du réglementaire, vous devez indiquer s’il va déduire ou non des titres-restaurant lors du calcul. 

Si un compte d’absence déduit des titres-restaurant, cela signifie que pour chaque jour d'absence pris sur ce compte, un titre-restaurant sera retiré.

Si un nouveau compte d'absence est ajouté dans Figgo ou n'a pas encore été paramétré pour un réglementaire, le message d'erreur suivant s'affiche au niveau de la distribution : "Le paramétrage des comptes d'absence est incomplet".

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Cliquez sur le lien bleu "Accéder au paramétrage" ou ouvrez le menu "Paramétrage" puis l'onglet "Impacts absence".

Pour le nouveau compte d'absence (par exemple "Chômage partiel"), vous devez indiquer s’il déduit ou non des titres-restaurant lors du calcul des titres-restaurant :

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Le nouveau compte d'absence et les éventuelles modifications effectuées seront prises en compte lors des prochains calculs.
Tant que tous les comptes ne sont pas paramétrés, le message d'erreur suivant s'affiche "Définissez l'impact des absences associées à ces comptes d'absence pour le calcul des titres restaurant" et le réglementaire n'est pas valide.

Comment paramétrer une nouvelle nature de frais ?

Pour chaque nature de frais de Cleemy de type "Restaurants et invitations", soit en général les déjeuners et les dîners, vous devez indiquer si elle va déduire ou non des titres-restaurant lors du calcul.  

Si une nature de frais déduit des titres lors du calcul, cela signifie que pour chaque frais ou invitation de cette nature, un titre-restaurant pourra être retiré.

Si une nouvelle nature de frais est ajoutée dans Cleemy ou n'a pas encore été paramétrée pour un réglementaire, le message d'erreur suivant s'affiche au niveau de la distribution : "Le paramétrage des natures de frais est incomplet".

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Cliquez sur le lien bleu "Accéder au paramétrage" ou ouvrez le menu "Paramétrage" puis l'onglet "Impacts frais".

Pour la nouvelle nature de frais (par exemple "Dîner"), vous devez indiquer si elle impacte ou non le calcul des titres-restaurant :

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La nature de frais ajoutée et les éventuelles modifications effectuées seront prises en compte lors des prochains calculs.
Tant que toutes les natures de frais ne sont pas paramètrées, le message d'erreur suivant s'affiche "Définissez l'impact des remboursements de frais associés à ces natures pour le calcul des titres restaurant" et le réglementaire n'est pas valide.

Comment modifier la valeur des titres-restaurant ?

Pour modifier les valeurs faciale et prise en charge des titres-restaurant, utiliser le menu Paramétrage et choisissez un réglementaire.

Dans l'onglet "Titres-restaurant", si aucune commande n'a encore été effectuée vous pouvez directement modifier la valeur faciale du titre ou la valeur prise en charge par l'employeur.

Sinon, vous pouvez ajouter une valeur future, pour cela clique sur le bouton "Ajouter une valeur future", saisissez la date de début de validité et les valeurs futures puis sauvegardez. Dans l'exemple suivant, la valeur faciale et la prise en charge employeur passent de 10€ / 5€ à 11€ / 6€ à partir du 1er septembre.

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Vous pouvez aussi accéder à l'historique de toutes les valeurs en cliquant sur le lien "Voir l'historique". Les valeurs actives sont mises en avant sur un fond jaune.

Si une entité légale est rattachée au pays France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur ne doit pas être inférieure à 50% de la valeur faciale du titre-restaurant. 

 

Résultat du calcul des titres-restaurant

Pourquoi un de mes collaborateurs à un solde négatif ?

Il se peut que vos collaborateurs soient en solde négatif suite à un calcul. Celà peut s'expliquer de plusieurs façon : 

  • Congés de longue durée (maladie, maternité, ...). Mon réglementaire se base sur les jours travaillés de la période courante (21 jours en novembre) et récupère les congés du mois précédent (22 jours en octobre). Mon solde sera alors de -1.
  • Note de frais en retard. Si le collaborateur déclare plus de note de frais que le nombre de jours travaillés sur la période, alors il aura un solde négatif.
Ces soldes négatifs ne sont pas utilisés par l'application. Il faudra donc prévoir de faire des régulations manuelles sur les mois suivants.

Une note de frais n'est pas décomptée ?

Si une note de frais d'un collaborateur n'est pas décomptée lors d'un calcul, il peut y avoir plusieurs raisons :

  • Vérifier que la note de frais est bien au statut "Exportée". Si elle n'a pas ce statut elle ne sera pas prise en compte par l'application lors du calcul.
  • Vérifier que le collaborateur n'a pas d'absence au statut "Approuvé" le même jour. Si il y a déjà une absence le jours de la note de frais, alors l'application considère qu'il ne doit pas enlever un deuxième titre-restaurant.

Commande des titres-restaurant

Quels émetteurs de titres-restaurant sont gérés ?

Les émetteurs pour la commande de titres-restaurant suivants sont gérés : Swile, Edenred, Sodexo. D'autres émetteurs sont à l'étude.
Si votre émetteur de titres-restaurant n'est pas présent dans la liste vous pouvez sélectionner l'émetteur "Autre".

Le bouton "Générer la commande" est absent

Vous pouvez générer la commande de titres-restaurant uniquement pour les périodes en cours ou échues. L'application autorisera la génération pour la période suivante (pour les commandes anticipées).

Par exemple, si vous êtes au mois de septembre, vous pourrez donc générer la commande sur les périodes d’août, septembre et octobre mais pas pour la période de novembre. Pour la période de novembre, seul le bouton "Relancer le calcul" sera affiché.

Le bouton "Supprimer la commande" est absent

Vous pouvez supprimer la commande de titres-restaurant uniquement pour la dernière commande générée pour un règlementaire.

Par exemple, si vous avez généré la commande du mois de septembre, vous pouvez la supprimer mais vous ne pouvez pas supprimer les commandes effectuées sur les mois précédents comme août.

Accéder aux historiques d'une commande

Une fois la 1ère commande effectuée pour accéder aux historiques de commande sur les périodes antérieures :

  1. Ouvrez le menu Distribution
  2. Pour le règlementaire concerné, cliquez sur "Voir l'historique".
  3. Par défaut la période précédemment commandée est ouverte, vous pouvez changer de période en choisissant la période dans la liste déroulante.
  4. La commande pour la période sélectionnée s'ouvre.

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