BETA en cours : Du 1er octobre au 30 novembre, la nouvelle application Titres-Restaurant est accessible sur demande uniquement auprès de votre consultant ou du support.

Paramétrage général

Je n'ai pas accès au paramétrage des rôles

Si vous n'avez pas accès au paramétrage des rôles, veuillez prendre contact avec :

  1. Votre administrateur pour les applications existantes Lucca, il pourra vous ajouter l'application "Titres-restaurant" sur les rĂ´les existants.
  2. Avec le support Lucca si votre administrateur ne peut pas ajouter l'application sur les rĂ´les existants.

J’ai Figgo mais je n’ai pas Cleemy (notes de frais), puis-je utiliser l’application ?

Oui. Le calcul des titres-restaurant ne tiendra alors compte que des absences de vos salariés (et pas de leurs frais de déjeuner). Vous pourrez éventuellement régulariser ce calcul manuellement.

J’ai Cleemy mais je n’ai pas Figgo (congés), puis-je utiliser l’application ?

Oui. Le calcul des titres-restaurant ne tiendra alors compte que des frais de déjeuner de vos salariés (et pas de leurs absences). Vous pourrez éventuellement régulariser ce calcul manuellement.

Définition des règles de calcul

Dans quels cas dois-je créer plusieurs règlementaires ?

Vous devez créer plusieurs règlementaires dans les cas suivants :

  • Les règles de calcul pour l'attribution des titres-restaurant diffèrent d'une entitĂ© Ă  l'autre.
  • L'Ă©metteur pour la commande de titres-restaurant diffère d'une entitĂ© Ă  l'autre.
  • Les devises de vos entitĂ©s lĂ©gales sont diffĂ©rentes. Vous devez crĂ©er un règlementaire par devise.

Quels congés et absences sont déduits ?

Les congés et absences déduits sont ceux qui ont été :

 

Quels notes de frais sont déduites ?

Les notes de frais ou invitations déduites sont celles qui ont été :

 

Est-ce que les frais/absences saisis dans le passé sont pris en compte ?

L'application "Titres-restaurant" est capable de récupérer les "retards". Nous appelons les "retards" toutes les absences et les frais qui sont saisis dans le passé et avant la période de prise en compte des frais et absences.

Exemple :

Mon réglementaire est paramétré pour prendre en compte les jours travaillés sur le mois courant et les frais et absences sur le mois précédent.

Je suis en cours de distribution pour la période de novembre. L'application va donc récupérer toutes les absences et les frais de la période du mois précédent : octobre.

Si un collaborateur saisit un frais/absence en novembre avec la date du 12 mars, soit 8 mois avant, alors l’application va déduire un titre-restaurant pour ce collaborateur sur la période du mois de novembre.

Si un collaborateur annule un frais/absence en novembre pour la date du 16 mars, alors l’application va créditer un titre-restaurant pour ce collaborateur sur la période du mois de novembre.

Ces régulations seront visibles sur le détail du calcul et sur la situation individuelle du collaborateur pour la distribution du mois de novembre.

 

Je n'ai qu'une seule nature de frais "repas" sans distinction entre déjeuner et dîner. Comment distinguer les deux ?

Il est nécessaire de créer 2 natures de frais distinctes pour distinguer les frais qui déduiront ou non des titres lors du calcul des titres-restaurant.

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Comment paramétrer un nouveau compte d'absence ?

Pour chaque compte d'absence de Figgo rattachĂ©s aux entitĂ©s lĂ©gales du rĂ©glementaire, vous devez indiquer pour chaque compte d'absence si il va dĂ©duire ou non des titres-restaurant lors du calcul. 

Si un compte d’absence déduit des titres lors du calcul, cela signifie que pour chaque jour d'absence pris sur ce compte, un titre-restaurant pourra être retiré.

Si un nouveau compte d'absence est ajouté dans Figgo ou n'a pas encore été paramétré pour un réglementaire, le message d'erreur suivant s'affiche au niveau de la distribution : "Le paramétrage des comptes d'absence est incomplet".

Capture_d_e_cran_2020-10-06_a__15.32.01.png

Cliquez sur le lien bleu "AccĂ©der au paramĂ©trage" ou ouvrez le menu "ParamĂ©trage" puis l'onglet "Impacts absence".

Pour le nouveau compte d'absence (par exemple "Chômage partiel"), vous devez indiquer si il déduit ou non des titres lors du calcul des titres-restaurant :

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  1. Cochez le compte d'absence et utilisez les flèches jaune pour le dĂ©placer dans le bon bloc :
  • "... vont dĂ©duire un titre lors du calcul" comme par exemple les congĂ©s payĂ©s ou les RTT.
  • "... ne vont pas dĂ©duire un titre lors du calcul" comme par exemple la formation ou le tĂ©lĂ©travail.

     2. Cliquez sur "Sauvegarder" pour valider vos modifications.

Le compte d'absence ajouté et les éventuelles modifications effectuées seront prises en compte lors des prochains calculs.
Tant que tous les comptes ne sont pas paramètrés, le message d'erreur suivant s'affiche "Définissez l'impact des absences associées à ces comptes d'absence pour le calcul des titres restaurant" et le réglementaire n'est pas valide.

Comment paramétrer une nouvelle nature de frais ?

Pour chaque nature de frais de Cleemy de type "Restaurants et invitations", soit en gĂ©nĂ©ral les dĂ©jeuners et les dĂ®ners, vous devez indiquer si elle va dĂ©duire ou non des titres-restaurant lors du calcul.  

Si une nature de frais déduit des titres lors du calcul, cela signifie que pour chaque frais ou invitation de cette nature, un titre-restaurant pourra être retiré.

Si une nouvelle nature de frais est ajoutée dans Cleemy ou n'a pas encore été paramétrée pour un réglementaire, le message d'erreur suivant s'affiche au niveau de la distribution : "Le paramétrage des natures de frais est incomplet".

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Cliquez sur le lien bleu "AccĂ©der au paramĂ©trage" ou ouvrez le menu "ParamĂ©trage" puis l'onglet "Impacts frais".

Pour la nouvelle nature de frais (par exemple "Dîner"), vous devez indiquer si elle impacte ou non le calcul des titres-restaurant :

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  1. Cochez la nature de frais et utilisez les flèches jaune pour la déplacer dans le bon bloc :
  • "... vont dĂ©duire un titre lors du calcul" soit en gĂ©nĂ©ral des frais de dĂ©jeuners.
  • "... ne vont pas dĂ©duire un titre lors du calcul" soit en gĂ©nĂ©ral des frais de dĂ®ners.

     2. Cliquez sur "Sauvegarder" pour valider vos modifications.

La nature de frais ajoutée et les éventuelles modifications effectuées seront prises en compte lors des prochains calculs.
Tant que toutes les natures de frais ne sont pas paramètrĂ©es, le message d'erreur suivant s'affiche "DĂ©finissez l'impact des remboursements de frais associĂ©s Ă  ces natures pour le calcul des titres restaurant" et le rĂ©glementaire n'est pas valide.

Comment modifier la valeur des titres-restaurant ?

Pour modifier les valeurs faciale et prise en charge des titres-restaurant, utiliser le menu ParamĂ©trage et choisissez un rĂ©glementaire.

Dans l'onglet "Titres-restaurant", si aucune commande n'a encore été effectuée vous pouvez directement modifier la valeur faciale du titre ou la valeur prise en charge par l'employeur.

Sinon, vous pouvez ajouter une valeur future, pour cela clique sur le bouton "Ajouter une valeur future", saisissez la date de début de validité et les valeurs futures puis sauvegardez. Dans l'exemple suivant, la valeur faciale et la prise en charge employeur passent de 10€ / 5€ à 11€ / 6€ à partir du 1er septembre.

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Vous pouvez aussi accéder à l'historique de toutes les valeurs en cliquant sur le lien "Voir l'historique". Les valeurs actives sont mises en avant sur un fond jaune.

Si une entitĂ© lĂ©gale est rattachĂ©e au pays France, conformĂ©ment aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur ne doit pas ĂŞtre infĂ©rieure Ă  50% de la valeur faciale du titre-restaurant. 

 

Commande des titres-restaurant

Quels émetteurs de titres-restaurant sont gérés ?

Les Ă©metteurs pour la commande de titres-restaurant suivants sont gĂ©rĂ©s : Swile, Edenred, Sodexo. D'autres Ă©metteurs sont prĂ©vus. Si votre Ă©metteur de titres-restaurant n'est pas prĂ©sent dans la liste, merci de contacter le support Lucca pour nous en informer.

Le bouton "Générer la commande" est absent

Vous pouvez générer la commande de titres-restaurant uniquement pour les périodes en cours ou échues.

Par exemple, si vous êtes au mois de septembre, vous pourrez donc générer la commande sur les périodes de août et septembre mais pas pour la période d'octobre. Pour la période d'octobre, seul le bouton "Relancer le calcul" sera affiché.

Le bouton "Supprimer la commande" est absent

Vous pouvez supprimer la commande de titres-restaurant uniquement pour la dernière commande générée pour un règlementaire.

Par exemple, si vous avez généré la commande du mois de septembre, vous pouvez la supprimer mais vous ne pouvez pas supprimer les commandes effectuées sur les mois précédents comme août.

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