Nouvelle modélisation des projets (octobre 2018)

À compter du 5 octobre 2018, les projets évoluent dans Timmi Project. Voici les gains fonctionnels à attendre :

  • distinction plus claire entre les différents modes de facturation (non facturable, forfait et régie) ;
  • support de TJMs différents sur un même projet au forfait ;
  • meilleure gestion de la régie en précisant sa période et sa durée, ce qui nous permettra par la suite de remonter des alertes appelant à son renouvellement en cas de dépassement.

Forfait & régie

La distinction entre forfait et régie passera par la propriété "Mode de facturation", qui prendra dorénavant trois valeurs :

  1. Non facturable
  2. Forfait
  3. Régie

Le niveau de détail des informations de facturation (prix de vente et budget pour les projets au forfait, TJM et durée pour les régies) pourra être indiqué par la propriété "Niveau de détail", qui prendra là-aussi 3 valeurs :

  1. Projet : les informations financières sont communes à toutes les tâches et toutes les ressources sur le projet.
  2. Tâche : les informations financières dépendent de la tâche sur laquelle les consultants travaillent.
  3. Ressource : les informations financières dépendent de la ressource qui travaille sur le projet.

En conséquence, les régies n'auront plus de budget à proprement parler, mais une estimation de sa durée qui ne viendra pas limiter le chiffre d'affaires décompté.

Il devient dès lors possible :

  • de filtrer les projets en fonction de leur mode de facturation dans l'interface de suivi des projets (voir plus bas).
  • d'exploser le prix de vente d'un projet au forfait au niveau de détail retenu (en plus des budgets initiaux), et donc de gérer des TJMs différents au niveau d'un même projet.
  • de préciser la période de régie, et son équivalent en nombre de jours / heures. Ce qui n'aura bien sûr aucun impact sur le calcul du chiffre d'affaires mais permettra à terme de lever des alertes invitant à renouveler la régie.

En conséquence, le formulaire de création / édition de projet sort bouleversé. Les anciens champs "mode de facturation" et "mode de budgétisation" sont remplacés par de nouveaux, ce qui devraient grandement contribuer à la compréhensibilité de l'interface.

Afin de gagner en espace disponible, l'édition des tâches et ressources se fera dorénavant unitairement. Les informations financières agrégées seront par ailleurs présentées en bas de formulaire.

En ce qui concerne la migration des projets existants vers cette nouvelle modélisation :

  • nous exploserons automatiquement le prix de vente du projet au forfait sur les tâches / ressources du projet au prorata de leur budget initial lorsque nécessaire
  • nous indiquerons comme dates de régie les dates de début et de fin du projet lorsque renseignées
  • l'éventuel budget en jours / heures d'une régie en deviendra la durée estimée

Les autres améliorations

Quelques autres améliorations de l'ergonomie de Timmi Project sont également de la partie :

  • lorsqu'un nouveau client est créé par l'intermédiaire du formulaire de création / édition de projet, il vient automatiquement renseigner le champ "client" du projet en question.
  • les salariés partis ou pas encore arrivés n'apparaissent pas dans la vue de suivi des équipes sur des périodes en-dehors de leur contrat.
  • affichage du chiffre d'affaires total dégagé sur le projet à date dans la vue de suivi des projets.
  • affichage du mode de facturation du projet dans la vue de suivi des projets.
  • le calcul du reste à faire en jours / heures est calculé depuis le budget restant en coûts plutôt qu'en temps. 

La suite

Voici les fonctionnalités complémentaires qui vont suivre :

  • calcul automatique de la durée en jours / heures d'une régie à partir du temps de travail théorique de la ressource
  • proposition d'un code projet auto-généré
  • affichage des informations du projet plus adapté à chaque mode de facturation (cf ci-bas)
  • gestion des régies plafonnées / forfaitisées

Project_types.png
Exemple (non contractuel) de mise en forme permettant de distinguer projets non facturables, au forfait et en régie.

Viendra ensuite la mise en place d'une comptabilité du chiffre d'affaires, qui permettra notamment :

  • de clôturer les comptes pour figer le chiffre d'affaires, et donc de reporter les régularisations éventuelles de chiffre d'affaires à la période suivante non clôturée.
  • d'envoyer dans votre logiciel de facturation les montants calculés par Timmi Project.

Attention en cas de synchronisation avec les APIs !

Ce point ne vous intéressera qu'à condition que vous manipuliez directement les APIs suivantes de Timmi Project :

/api/v3/clients
/api/v3/projects
/api/v3/projecttasks

Identifiants

Après la migration, les identifiants Lucca (Id) des clients, projets et tâches vont changer. En pratique, ces identifiants ne seront plus égaux aux identifiants des leur section analytique (axissection) correspondante.

Si jamais vous voulez retrouver les anciens identifiants des clients, projets ou tâches, alors il vous faudra passer par les propriétés Code ou AxisSectionId de ces objets :

HTTP GET "/api/v3/clients?fields=id,axissectionid"
HTTP GET "/api/v3/projects?fields=id,axissectionid"
HTTP GET "/api/v3/projecttasks?fields=id,axissectionid"

Modification du budget initial ou révisé

La modification du budget initial ou révisé n'est plus permise par l'intermédiaire de la propriété calculée "budget" du projet (/projets/:id), de ses tâches (/projecttasks/:id) ou de ses ressources (/teammemberships/:id).

En cas de budget au niveau du projet :

// Modification du budget initial
HTTP PUT "/api/v3/projects/1"
Request payload:
{
"projectFinancialItem": {
"initialTimeBudget": {
"value": "10.00:00:00"
},
"initialTimeBudget": {
"amount": 10000
}
}
}

// Modification du budget révisé
HTTP POST "/api/v3/estimatestocomplete"
Request payload:
{
"financialItemId": 1, // Id du projet
"timeToComplete": {
"value": "10.00:00:00"
}
}

En cas de budget au niveau de la tâche:

// Modification du budget initial
HTTP PUT "/api/v3/projecttasks/1"
Request payload:
{
"initialTimeBudget": {
"value": "10.00:00:00"
},
"initialTimeBudget": {
"amount": 10000
}
}

// Modification du budget révisé
HTTP POST "/api/v3/estimatestocomplete"
Request payload:
{
"financialItemId": 1, // Id de la tâche
"timeToComplete": {
"value": "10.00:00:00"
}
}

Enfin, en cas de budget au niveau de la ressource :

// Modification du budget initial
HTTP PUT "/api/v3/teammemberships/1"
Request payload:
{
"initialTimeBudget": {
"value": "10.00:00:00"
},
"initialTimeBudget": {
"amount": 10000
}
}

// Modification du budget révisé
HTTP POST "/api/v3/estimatestocomplete"
Request payload:
{
"financialItemId": 1, // Id de la ressource sur le projet
"timeToComplete": {
"value": "10.00:00:00"
}
}
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