Evolution des entités légales

La gestion des entités légales évolue. Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

Bientôt la fin des entités légales. Bienvenue aux établissements et aux unités légales !

Pourquoi faire évoluer les entités légales ?

Votre organisation est représentée dans les solutions Lucca à travers différents concepts tels que les entités légales, les départements ou encore les axes analytiques.

L’entité légale correspond parfois à un établissement, une société ou à un ensemble de sociétés.

Nous avons alors décidé de clarifier ce concept et de remplacer l’entité légale par les concepts d’établissements et d’unités légales, ce qui permettra de :

  • Représenter plus précisément la réalité,
  • Apporter un niveau d’analyse supplémentaire,
  • Simplifier les paramétrages,
  • Maîtriser le concept d’établissement, qui deviendra prochainement indispensable dans le cadre de nouvelles fonctionnalités (déclaration préalable à l’embauche, rapports du bilan social, registre unique du personnel …).

Qu'est-ce qu'un établissement et une unité légale ?

L'unité légale est une entité juridique (personne morale ou physique) de droit public ou privé. 

Cette entité juridique peut être :

  • une personne morale, dont l'existence est reconnue par la loi indépendamment des personnes ou des institutions qui la possèdent ou qui en sont membres ;
  • une personne physique, qui, en tant qu'indépendant, peut exercer une activité économique.

En France, l’unité légale est l'unité principale enregistrée dans SIRENE, et est donc identifiée par le numéro SIREN.

L'établissement est une unité de production géographiquement individualisée, qui dépend juridiquement de l’unité légale.

En France, tout établissement reçoit un numéro SIRET, y compris pour une unité légale qui exploite un établissement unique.

Une unité légale doit donc obligatoirement déclarer un établissement (qui sera son siège social), qui sera localisé dans le pays de l'unité.

Un établissement ne peut pas être rattaché à plusieurs unités légales, y compris si ces dernières exercent dans un même lieu.

 

Comment va se dérouler la transition ?

L’entité légale étant particulièrement centrale dans les solutions Lucca, cette évolution s’effectuera en trois étapes :

  1. Migration « technique » de vos entités légales en établissements et unités légales (aucun impact fonctionnel)
    14 août 2020
  2. Vérification et adaptation du paramétrage
    A partir du 23 octobre 2020
  3. Utilisation de ces nouveaux concepts par les solutions Lucca
    A partir de 2021

1/3 Migration technique – 14 août 2020

La première étape, qui n’a pas impacté l’usage de vos applications Lucca, a consisté à créer des établissements et des unités légales à partir de vos entités légales selon certains critères et en respectant certaines contraintes (un collaborateur doit être rattaché à un établissement, qui doit être rattaché à une unité légale).

L’objectif était de préparer l’avenir, sans impacter l’utilisation courante des solutions.

La création des unités légales s’est basée selon les affirmations suivantes :

  • Des entités légales qui ne partagent pas le même plan comptable dans Cleemy sont des unités légales différentes
  • Des entités légales de pays différents sont des unités légales différentes
  • Des entités légales nommées selon certains intitulés sont des unités légales différentes (externe, cabinet comptable etc.)

Les établissements ont été créés à partir des entités légales puisque ces dernières ont nécessairement un établissement (a minima le siège social).

En résumé, les établissements ont été créés à partir des entités légales, et des unités légales ont été créées selon le paramétrage de votre instance.

Les unités légales ont été intitulées de la façon suivante : 

  • Nom : 
    • Si création par plan comptable :
      • Si plusieurs entités rattachées à un plan comptable : Instance - NomPlanComptable (Ex : Lucca - Lucca France).
        Le nom du plan comptable est repris en retirant le terme "plan comptable".
      • Si une seule entité légale est rattachée au plan comptable : on utilise le nom de l'entité légale
    • Si création par pays : Instance - CodeDuPays (Ex : Lucca - FR)
    • Entités légales spécifiques : NomEntitéLégale (Ex : Externe)
  • Code : 
    • Si création par pays : INSTANCE_CodeDuPays (Ex : LUCCA_FR)
    • Si création par plan compable : 
      • Si plusieurs entités rattachées à un plan comptable : INSTANCE_NOMPLANCOMPTABLE (Ex : LUCCA_LUCCA_FRANCE). 
        Le nom du plan comptable est repris en retirant le terme "plan comptable".
      • Si une seule entité légale est rattachée au plan comptable : on utilise le code de l'entité légale
    • Entités légales spécifiques : NOMENTITELEGALE (Ex : EXTERNE)

2/3 Vérification et adaptation du paramétrage – à partir d’aujourd’hui

Cette deuxième phase, qui débute à la lecture de cette fiche d'aide, consiste à analyser votre paramétrage.

Pour cela, vous avez accès au module d’administration des établissements et unités légales depuis la roue crantée > Organisation > Unités légales et établissements.

Vous remarquerez sans doute que des établissements sont regroupés à tort sous une même unité légale, ou que les unités légales ne sont pas intitulées de la bonne manière.

Cela n’a pour le moment aucun impact sur les solutions Lucca.

Concrètement, voici les modifications que vous allez devoir potentiellement apporter :

  • Créer de nouvelles unités légales qui n’ont pas été créées lors de la migration automatique, et rattacher les établissements correspondants,
  • Modifier les intitulés et les codes des unités légales,
  • Compléter les nouvelles informations disponibles (adresse, calendrier etc.). Ces informations seront utilisées ultérieurement dans le cadre de futures évolutions.

La création des établissements suit la même procédure que la création des entités légales.

L’apparition des établissements et unités légales dans les interfaces ne se fera qu’à partir de 2021. 

3/3 Apparition des établissements et des unités légales dans les interfaces – à partir de 2021

L’apparition des établissements et des unités légales dans les solutions Lucca se fera progressivement à partir de l’année prochaine pour vous laisser le temps d’adapter votre paramétrage.

Dans un premier temps, les changements que vous constaterez seront uniquement visuels (apparition des termes unité légale et établissement, ajout de colonnes dans les modules de rapports etc.).

Ce n’est qu’à partir du second trimestre 2021 que les solutions Lucca pourront exploiter ces nouveaux concepts.

En résumé

Nous sommes actuellement dans une phase de transition qui est totalement transparente dans votre usage quotidien des solutions Lucca.

Cette évolution n’entraînera non seulement aucune régression fonctionnelle, mais permettra de faire évoluer les solutions Lucca à travers de nouvelles fonctionnalités.

La vérification et l'adaptation de votre paramétrage dans les prochaines semaines permettront de préparer l'arrivée de ces fonctionnalités.

 

 

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