Calculer les titres-restaurant à distribuer BETA 🚧

BETA en cours : Du 1er octobre au 30 novembre, la nouvelle application Titres-Restaurant est accessible sur demande uniquement auprès de votre consultant ou du support.

Avant de commencer

L'application titres-restaurant calcule chaque mois le nombre de titres-restaurant Ă  distribuer Ă  vos collaborateurs, en s'appuyant sur leur nombre de jours travaillĂ©s, leurs absences et leurs frais. Elle gĂ©nère ensuite automatiquement la commande vers l'Ă©metteur de vos titres-restaurant. 

Avant d'effectuer votre 1er calcul, avez-vous déjà bien défini votre périmètre et vos règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant ?

  • Si oui, vous pouvez continuer.
  • Si non, veuillez lire cet article vous dĂ©taillant comment dĂ©finir vos règles de calcul.  

Lancer le calcul des titres-restaurant

Pour calculer les titres-restaurant sur une période :

  1. Ouvrez le menu Distribution.
  2. Pour le réglementaire pour lequel vous souhaitez calculer les titres-restaurant pour la période indiquée, cliquez sur "Calculer la période de...".
  3. Cliquez sur le bouton "Calculer le nombre de TR Ă  distribuer" pour lancer le calcul.
  4. Si des collaborateurs sont arrivés ou ont quitté la société sur la période de calcul, ou si il y a eu des changements organisationnels, un écran dédié s'ouvre. Pour en savoir plus, veuillez lire ce paragraphe.
  5. Cliquez sur le bouton "Valider et calculer la période de...".

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L'avancement des différentes étapes du calcul apparaît.

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Une fois le calcul terminé, le détail des résultats du calcul pour chaque collaborateur s'affiche (voir "Afficher les détails du calcul").

Selon le nombre de collaborateurs, d'absences et de frais saisis, le calcul pourra être plus ou moins long. Sachant que le calcul prend aussi en compte les retards de frais et absences saisis sur des périodes pour lesquelles les titres-restaurant ont déjà été commandés.

Lors de ce calcul, vous pouvez quitter la page, le calcul continuera Ă  s'effectuer, et vous pouvez ensuite revenir sur la page Distribution.

Calcul en cours

Si le calcul est en cours, le bandeau est gris avec l'indication que le calcul est en cours, cliquez sur "Voir la progression" pour afficher l'avancement du calcul.

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Calcul terminé

Si le calcul est terminé, le bandeau est en vert avec l'indication que le calcul est terminé et la date du calcul, cliquez sur "Accéder aux résultats" pour accéder aux détails du calcul.

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Calcul avec avertissement

Si lors du calcul, un cas particulier a été rencontré (comme l'arrivée ou le départ d'un collaborateur), au-niveau de l'écran des distributions, le bandeau est en orange avec l'indication qu'un avertissement a été trouvé cliquez sur "Voir le(s) avertissement(s)" pour les afficher. Pour en savoir plus, veuillez lire cet article "Gérer les cas particuliers".

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Afficher les dĂ©tails du calcul 

Un tableau vous détaillant le calcul des titres-restaurant pour tous les collaborateurs sur la période de calcul s'affiche.

Dans l'entête, le nombre total de titres-restaurant à distribuer est indiqué ainsi que le nombre de collaborateurs et le nombre de nouveaux collaborateurs sur la période.

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Pour chaque collaborateur, vous retrouverez les informations suivantes pour la période de calcul :

  • Nom PrĂ©nom du collaborateur
  • Nombre de jours Ă©ligibles pour acquĂ©rir les titres-restaurant 
  • Nombre d'absences
  • Nombre de frais (ou invitations)
  • Nombre de rĂ©gularisations manuelles effectuĂ©es

Vous pouvez rechercher sur le nom ou prénom d'un collaborateur et trier sur les colonnes.

Afficher les détails du calcul par collaborateur

Pour afficher les détails du calcul des titres-restaurant pour un collaborateur, cliquez sur la ligne correspondante au collaborateur.

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En un coup d’œil, vous pouvez consulter et surtout comprendre le détail du calcul du nombre de titres-restaurant pour ce collaborateur sur la période en cours :

  • Nombre de jours Ă©ligibles pour acquĂ©rir les titres-restaurant (soit par exemple, le nombre de jours fĂ©riĂ©s ou le nombre de jours de temps partiels dĂ©comptĂ©s)

  • DĂ©tail des dĂ©ductions suite aux absences du collaborateur

  • DĂ©tail des dĂ©ductions suite aux remboursement des frais de dĂ©jeuner du collaborateur ou invitations par un autre collaborateur

  • DĂ©tail des rĂ©gularisations en +/- effectuĂ©es sur la pĂ©riode 

Vous pouvez obtenir le détail du nombre de jours éligibles pour le calcul des titres-restaurant en cliquant sur l'icône bleu info (soit par exemple, le nombre de jours fériés ou le nombre de jours de temps partiels décomptés).

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Pour chaque absence, frais ou régularisation est indiqué :

  • Si c'est un ajout (+) ou un retrait (-) de titres-restaurant
  • Le nombre de titres-restaurant concernĂ©s
  • La date du jour de l’évĂ©nement
  • La nature de l’évĂ©nement (libellĂ© du compte absence, nature frais ou commentaire pour les rĂ©gularisations manuelles)

Au niveau des frais est indiqué en plus :

  • Le numĂ©ro de la note de frais, si la note de frais a Ă©tĂ© effectuĂ©e par la collaborateur.
  • le collaborateur qui l'a invitĂ©, si le collaborateur a Ă©tĂ© invitĂ© par un autre sur une note de frais, 

Ajouter une régularisation manuelle

Vous pouvez ajouter une régularisation manuelle pour un collaborateur sur une période pour laquelle un calcul de titres-restaurant a été effectué mais aucune commande n'a été générée.

  1. Cliquez sur le collaborateur pour afficher le détail du calcul.
  2. Cliquez sur le bouton "Ajouter une régularisation manuelle".
  3. Une fenĂŞtre s'affiche.
  4. Choisissez le type de régularisation à effectuer dans la liste.
  5. Saisissez la date de la régularisation ou cochez "Période en cours" si vous souhaitez que la régularisation s'effectue sur la période, sans date précise.
  6. Indiquez le nombre de titres-restaurant Ă  ajouter ou supprimer dans "Mouvement (+/-)".
  7. Saisissez un commentaires pour expliquer la régularisation au collaborateur.
  8. Cliquez sur "Enregistrer".

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Selon le type de la régularisation, la régularisation est ajoutée dans la section concernée (droits, absences, frais ou autres).

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Tant que la commande n'a pas été effectuée sur la période, les régularisations créées peuvent être modifiées (cliquez sur le petit crayon bleu) ou supprimées (cliquez sur la petite poubelle bleue).

Lancer la commande

Si la pĂ©riode est Ă©chue, vous pouvez lancer la commande des titres-restaurant, veuillez lire cet article "Commander des titres-restaurant" pour en savoir plus. 

Supprimer un calcul

Vous pouvez supprimer un calcul pour lequel aucune commande n'a été effectuée, pour cela :

  1. Ouvrez le menu Distribution
  2. Cliquez sur la poubelle Ă  cĂ´tĂ© de "Calculs terminĂ©s..." dans le bandeau vert pour supprimer le calcul 
  3. Cliquez sur "Supprimer" pour confirmer la suppression. 
  4. Le calcul est supprimé.

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Vous pouvez relancer un nouveau calcul en cliquant sur le bouton "Calculer la pĂ©riode de...". 

Questions frĂ©quentes 

Quels congés et absences sont déduits ?

Quels notes de frais sont déduites ?

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