Calculer les titres-restaurant à distribuer

Avant de commencer

L'application "Titres-restaurant" calcule chaque mois le nombre de titres-restaurant à distribuer à vos collaborateurs, en s'appuyant sur leur nombre de jours travaillés, leurs absences et leurs frais. Elle génère un fichier que vous pourrez intégrer ou reprendre sur votre interface d'émission des titres-restaurant afin de lancer la commande.

Avant d'effectuer votre 1er calcul, vous devez définir votre périmètre et vos règles de calcul et de distribution. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous pouvez consulter cet article : Définir les règles pour la distribution.

Lancer le calcul des titres-restaurant

Pour calculer les titres-restaurant sur une période :

  1. Ouvrez le menu Distribution.
  2. Cliquez sur "Calculer la période de..." du réglementaire pour lequel vous souhaitez lancer le calcul. Le calcul se lancera sur la période indiquée.
  3. Si des collaborateurs sont arrivés ou partis de la société sur la période de calcul ( ou si il y a eu des changements organisationnels), un écran dédié s'ouvre pour vous afficher ces mouvements.
  4. Cliquez sur le bouton "Valider et calculer la période de...".

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L'avancement des différentes étapes du calcul apparaît.

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Calcul en cours

Lors de ce calcul, vous pouvez quitter la page et le calcul continuera à s'effectuer en tâche de fond.

Lorsque le calcul est en cours, un bandeau gris apparaît et vous pouvez cliquer sur "Voir la progression" pour afficher l'avancement du calcul.

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Selon le nombre de collaborateurs, d'absences et de frais saisis, le calcul pourra être plus ou moins long. Le calcul prend également en compte les retards de frais et absences saisis sur des périodes pour lesquelles les titres-restaurant ont déjà été commandés.

Une fois le calcul terminé, le détail des résultats du calcul pour chaque collaborateur s'affiche.

Calcul terminé

Lorsque le calcul est terminé, un bandeau vert apparait vous affichant la date du calcul. Vous pouvez cliquer sur "Accéder aux résultats" pour accéder aux détails du calcul.

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Calcul avec avertissement

Lorsqu'un cas particulier est rencontré, comme l'arrivée ou le départ d'un collaborateur, un bandeau orange apparait avec le nombre d'avertissements trouvés. Vous pouvez cliquer sur "Voir le(s) avertissement(s)" pour les afficher. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article : Comprendre les avertissements lors du calcul.

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Afficher les détails du calcul 

Un tableau affichant les résultats du calcul des titres-restaurant apparaît, pour tous les collaborateurs sur la période de calcul.

Dans l'entête, le nombre total de titres-restaurant à distribuer est indiqué ainsi que le nombre de collaborateurs et le nombre de nouveaux collaborateurs sur la période. Vous trouverez également un lien vous permettant d'exporter le tableau des résultats en format csv.

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Pour chaque collaborateur, vous retrouverez les informations suivantes pour la période de calcul :

  • Nom Prénom du collaborateur
  • Nombre de jours éligibles pour acquérir les titres-restaurant 
  • Nombre d'absences
  • Nombre de frais (ou invitations)
  • Nombre de régularisations manuelles effectuées

Vous pouvez rechercher sur le nom ou prénom d'un collaborateur et trier sur les colonnes.

Afficher les détails du calcul par collaborateur

Pour afficher les détails du calcul des titres-restaurant pour un collaborateur, cliquez sur la ligne correspondante au collaborateur.

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En un coup d’œil, vous pouvez consulter et surtout comprendre le détail du calcul du nombre de titres-restaurant pour ce collaborateur sur la période en cours :

  • Nombre de jours éligibles pour acquérir les titres-restaurant (soit par exemple, le nombre de jours fériés ou le nombre de jours de temps partiels décomptés)

  • Détail des déductions suite aux absences du collaborateur

  • Détail des déductions suite aux remboursements des frais de déjeuner du collaborateur ou invitations par un autre collaborateur

  • Détail des régularisations en +/- effectuées sur la période 

Vous pouvez obtenir le détail du nombre de jours éligibles pour le calcul des titres-restaurant en cliquant sur l'icône bleu info (soit par exemple, le nombre de jours fériés ou le nombre de jours de temps partiels décomptés).

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Pour chaque absence, frais ou régularisation est indiqué :

  • Si c'est un ajout (+) ou un retrait (-) de titres-restaurant
  • Le nombre de titres-restaurant concernés
  • La date du jour de l’événement
  • La nature de l’événement (libellé du compte absence, nature frais ou commentaire pour les régularisations manuelles)

Au niveau des frais est indiqué en plus :

  • Si la note de frais a été effectuée par le collaborateur, le numéro de la note de frais sera affiché.
  • Si le collaborateur a été invité par un collègue, le nom et prénom du collaborateur qui l'a invité seront affichés.

Ajouter une régularisation manuelle

Vous pouvez ajouter une régularisation manuelle pour un collaborateur sur la période du calcul de titres-restaurant qui vient d'être effectué mais pour lequel aucune commande n'a été générée. Pour plus d'informations vous pouvez vous rendre sur cette page : Ajouter une régularisation manuelle pour un collaborateur.

Lancer la commande

Si la période est échue, vous pouvez lancer la commande des titres-restaurant. Vous pouvez lire cet article "Commander des titres-restaurant" pour en savoir plus. 

Supprimer un calcul

Vous pouvez supprimer un calcul pour lequel aucune commande n'a été effectuée, pour cela :

  1. Ouvrez le menu Distribution
  2. Cliquez sur la poubelle à côté de "Calculs terminés..." dans le bandeau vert pour supprimer le calcul 
  3. Cliquez sur "Supprimer" pour confirmer la suppression. 
  4. Le calcul est supprimé.

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Vous pouvez relancer un nouveau calcul en cliquant sur le bouton "Calculer la période de...". 

Questions fréquentes 

Quels congés et absences sont déduits ?

Quels notes de frais sont déduites ?

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