Définir les règles pour la distribution

Avant de commencer

L'application "Titres-restaurant" calcule chaque mois le nombre de titres-restaurant à distribuer à vos collaborateurs, en s'appuyant sur leur nombre de jours travaillés, leurs absences et leurs frais. Elle génère ensuite automatiquement la commande vers l'émetteur de vos titres-restaurant. 

Pour définir le périmètre et les règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant, vous allez créer un règlementaire :

  1. Choix des entités légales concernées, de la date de mise en place, de l’émetteur pour la commande de titres-restaurant et de la valeur des titres (onglet "Titres-restaurant")
  2. Définition de la liste des bénéficiaires ou d'une exception par bénéficiaire (onglet "Bénéficiaires")
  3. Définition des règles de calcul (onglets "Règles de calcul")
  4. Sélection des comptes d’absences Figgo impactant ou non le calcul (onglet "Impact absences")
  5. Sélection des natures de frais Cleemy impactant ou non le calcul (onglet "Impact frais")
  6. Paramétrage des informations relatives à l'émetteur de la commande (onglet "Commande")
  7. Choix de l'export vers la paie (onglet "Export")

Suivez ce guide pas à pas pour créer votre 1er règlementaire avant de lancer votre 1er calcul de titres-restaurant.

1 - Créer un règlementaire 

Pour créer un règlementaire afin de définir le périmètre et les règles de calcul pour la distribution des titres-restaurant :

  1. Ouvrez le menu Paramétrage.
  2. Cliquez sur le bouton "Créer un règlementaire".
  3. Choisissez le nom du règlementaire.
  4. Sélectionnez les entités légales concernées.
  5. Choisissez l'émetteur pour la commande de titres-restaurant dans la liste proposée.
  6. Indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez mettre en place la distribution de titres-restaurant.
  7. Cliquez sur le bouton "Créer un règlementaire".
  8. Le règlementaire est créé.
  9. Le 1er onglet du règlementaire "Titres-restaurant" s'ouvre.

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Vous ne pouvez sélectionner que des entités légales qui ont la même devise et qui ne sont pas déjà présentes dans un autre règlementaire.

Les émetteurs pour la commande de titres-restaurant suivants sont gérés : Swile, Edenred, Sodexo. D'autres émetteurs sont prévus. Si votre émetteur de titres-restaurant n'est pas présent dans la liste, vous pouvez sélectionner la .

Dans l'onglet "Titres-restaurant", saisissez la valeur faciale des titres-restaurant et la prise en charge par l'employeur puis sauvegardez.

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Si une entité légale est rattachée au pays France, conformément aux règles de l'URSSAF, la valeur prise en charge par l’employeur ne doit pas être inférieure à 50% de la valeur faciale du titre-restaurant. 

2 - Définir la liste des bénéficiaires ou une exception par bénéficiaire

L'onglet "Bénéficiaires" permet de définir la liste des bénéficiaires.

Par défaut tous les collaborateurs des entités légales du règlementaire sont considérés comme bénéficiaires.

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Vous pouvez ajouter des règles d'exclusion, pour plus de détails, veuillez lire cet article "Modifier les bénéficiaires".

Pour chaque collaborateur, vous pouvez définir des exceptions concernant la date de calcul ou le type de titre à délivrer. Pour plus d'informations vous pouvez lire cet article "Modifier les bénéficiaires".

3 - Définir les règles de calcul

Dans l'onglet "Règles de calcul", définissez les règles pour calculer les titres-restaurant à distribuer :

  • La période de prise en compte du nombre de jours travaillés vous permet de déterminer sur quelle période seront totalisé le nombre de jours travaillés, en prenant en compte les cycles de travail, les jours fériés, hors congés.
  • La période de déduction des absences vous permet de choisir sur quel période vous souhaitez décompter les congés des collaborateurs. 
  • La période de déduction des frais vous permet de choisir sur quel période vous souhaitez décompter les frais des collaborateurs. 

Pour chacun de ces paramètres, vous aurez les trois options suivantes :

Si je suis sur la distribution du mois de janvier alors :

  • mois de la commande : janvier
  • mois précédent le mois de la commande : décembre
  • deux mois précédant le mois de la commande : novembre

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Les règles de calcul par défaut sont les règles les plus courantes, avec une période de déduction des absences et frais correspondant au mois précédent le mois de la commande. Ce paramétrage permet de diminuer les régularisations en limitant les retards de saisie des absences et frais :

  • Période de prise en compte du nombre de jours travaillés = mois de la commande M
  • Période de déduction des absences = mois précédent le mois de la commande M-1
  • La période de déduction des frais = mois précédent le mois de la commande M-1

Cas particulier - Journées de travail partielles

Si le collaborateur travaille une journée partiellement, le matin ou l'après-midi, vous pouvez indiquer si un titre-restaurant sera déduit ou non pour cette journée. Par défaut conformément aux règles de l'URSSAF, un titre-restaurant sera déduit si la collaborateur travaille uniquement le matin ou l'après-midi.

En effet, d'après les règles de l'URSSAF, les salariés à temps partiel peuvent bénéficier des titres-restaurant. Mais pour cela, leur horaire de travail doit être entrecoupé d’une pause repas. Le salarié qui ne travaille que le matin ou que l’après-midi ne bénéficie pas de titre-restaurant.

Règles complémentaires

Vous pouvez aussi expliquer des règles complémentaires qui seront accessibles aux collaborateurs lors de la consultation de leurs titres-restaurant reçus chaque mois, via le lien "Règles de calcul".

4 - Sélectionner les comptes d'absence impactant le calcul

Dans l'onglet "Impacts absence", les comptes d'absence de Figgo rattachés aux entités légales du règlementaire sont affichés.

Vous devez indiquer pour chaque compte d'absence si il va déduire ou non des titres-restaurant lors du calcul. 

Si un compte d’absence déduit des titres lors du calcul, cela signifie que pour chaque jour d'absence pris sur ce compte, un titre-restaurant sera retiré.

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  1. Cochez le compte d'absence et utilisez les flèches jaunes pour le déplacer dans le bon bloc :
  • "... vont déduire un titre lors du calcul" comme par exemple les congés payés ou les RTT.
  • "... ne vont pas déduire un titre lors du calcul" comme par exemple la formation ou le télétravail.

     2. Cliquez sur "Sauvegarder" pour valider vos modifications.

Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner tous les comptes via "Sélectionner tout" et en décochez quelques-uns.

Les comptes d'absence avec millésime sont regroupés, mais vous pouvez aussi les cocher / décocher unitairement.

Tant que tous les comptes ne sont pas paramétrés, le message d'erreur suivant s'affiche "Définissez l'impact des absences associées à ces comptes d'absence pour le calcul des titres restaurant" et le réglementaire n'est pas valide. Vous ne pourrez donc pas lancer un calcul.

5 - Sélectionner les natures de frais impactant le calcul

Dans l'onglet "Impacts frais", toutes les natures de frais de Cleemy de type "Restaurants et invitations" sont affichées.

Vous devez indiquer pour chaque nature de frais si elle va déduire ou non des titres-restaurant lors du calcul. 

Si une nature de frais déduit des titres lors du calcul, cela signifie que pour chaque frais ou invitation de cette nature, un titre-restaurant sera retiré.

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  1. Cochez la nature de frais et utilisez les flèches jaunes pour la déplacer dans le bon bloc :
  • "... vont déduire un titre lors du calcul" soit en général des frais de déjeuners.
  • "... ne vont pas déduire un titre lors du calcul" soit en général des frais de dîners.

     2. Cliquez sur "Sauvegarder" pour valider vos modifications.

Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner toutes les natures de frais via "Sélectionner tout" et en décochez quelques-unes.

Tant que toutes les natures de frais ne sont pas paramétrées, le message d'erreur suivant s'affiche "Définissez l'impact des remboursements de frais associés à ces natures pour le calcul des titres restaurant" et le réglementaire n'est pas valide. Vous ne pourrez donc pas lancer un calcul.

6 - Paramétrage pour la commande

Vous pouvez modifier l'émetteur de la commande tant qu'aucune commande n'a été effectuée pour ce règlementaire.

Selon l'émetteur, vous pouvez indiquer si par défaut les titres sont dématérialisés (si non coché, les titres par défaut sont papier). Pour l'émetteur Swile, les titres sont uniquement dématérialisés. 

Pour chaque bénéficiaire, vous pouvez ensuite définir une exception si le collaborateur souhaite des titres papier et non dématérialisés (cf. onglet "Bénéficiaires")

Selon l'émetteur, vous devrez définir des informations relatives à la commande.

Emetteur Swile

Par exemple pour Swile, vous devez indiquer pour chaque établissement le code du point de rattachement défini dans Swile.

Vous pouvez le récupérer au niveau de votre espace administrateur Swile dans "Paramètres > Points de rattachement > Code du point de rattachement.”

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Questions fréquentes 

Dans quels cas dois-je créer plusieurs règlementaires ?

Quels émetteurs de titres-restaurant sont gérés ?

Je n'ai qu'une seul nature de frais "repas" sans distinction entre déjeuner et dîner. Comment distinguer les deux pour que mon calcul des titres soit juste ?

Comment paramétrer un nouveau compte d'absence ?

Comment paramétrer une nouvelle nature de frais ? 

Comment modifier la valeur des titres-restaurant ?

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