Mettre en place un contrôle sur les absences

Avant de commencer

Cleemy vous permet d'autoriser, de refuser ou d'alerter lorsqu'une dépense est effectuée lors d'une absence d'un collaborateur: le week-ends, les jours fériés ou lors de ses congés.

Pour que Cleemy puisse tenir compte des jours fériés ainsi que des congés de vos salariés, vous devez également posséder la solution Figgo.

Gérer les alertes et blocages

Deux solutions s'offrent à vous pour modifier les paramètres liés aux alertes et blocages :  

Contrôles sur les absences

Vous avez la possibilité de modifier ce paramétrage dans Cleemy > Paramétrage > Contrôles sur les absences.

Chaque nature de frais peut avoir un comportement différent, que vous paramétrez en choisissant l’une des trois options possibles pour chacune des natures.

  • Autorisée : aucun contrôle particulier n’est fait par Cleemy vis-à-vis de la date de la dépense.
  • Alerte : l’utilisateur est alerté lors de la déclaration de la dépense. Son manager et les contrôleurs voient alors que la note de frais contient une dépense potentiellement irrégulière. Cette information est présente dans les listes de notes de frais qu’ils doivent traiter, ainsi qu'en ouvrant la note de frais en question.
  • Blocage : l’utilisateur est prévenu qu’il ne peut pas déclarer de dépense sur ce jour. Il ne peut pas enregistrer le formulaire de saisie de dépense.

La case « Considérer les week-ends comme des jours travaillés » permet d’ignorer les contrôles sur les week-ends et jours fériés. C’est utile si vos collaborateurs sont fréquemment en déplacement sur ces périodes.

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Les natures

Vous pouvez également modifier ce paramètre de façon individuelle dans Cleemy > Paramétrage > Natures.

En sélectionnant la nature concernée, la fenêtre de droite permet son paramétrage. Vous avez alors accès à "Profils et contrôles sur les déclarations" où vous pouvez choisir si une dépense effectuée lors d'une absence est autorisée, refusée ou si elle génère une alerte auprès du collaborateur, du manager et du contrôleur.

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Pour en savoir plus sur les différentes règles et contrôles que vous pouvez paramétrer, reportez-vous à la page Piloter votre politique de gestion des frais.

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