Les natures de frais sont au cœur de Cleemy : il s’agit des différentes sortes de dépenses que vos collaborateurs peuvent être amenés à déclarer. 

Le paramétrage et la création d'une nature de frais doit suivre 4 étapes : 

  1. Création de la nature
  2. Paramétrage du compte de charges
  3. Paramétrage de la récupération de la TVA
  4. Paramétrage de la politique de frais liée à cette nouvelle nature (accessibilité, plafond) à travers les profils applicatifs Cleemy

Création de la nature

L'accès à l'interface de paramétrage des natures se fait depuis Paramétrage > Natures.

La création d'une nature peut s'effectuer de deux façons :

  • En dupliquant une nature existante : la duplication d'une nature se fait en cliquant sur l'icône  située à droite de la nature servant de modèle.
  • Ou en ajoutant une nature :

Une fois la nature créée, la fenêtre de droite permet de la paramétrer.

En savoir plus sur le paramétrage des natures et le cas particulier des frais kilométriques.

Paramétrage du compte de charges

Il vous faudra ensuite l'affecter à un compte de charges pour chaque plan comptable paramétré dans Cleemy.
Cette étape consiste à aller dans Paramétrage > Plan comptable puis dans l'onglet "Comptes de charges".

Vous pourrez alors :

  • Rattacher la nature à un compte de charges existant
  • Créer un compte de charges puis y rattacher la nouvelle nature
  • Rattacher à la nature à la rubrique "Non exportée" dans le cas où les dépenses faites sur cette nature ne doivent pas avoir d'incidence dans votre comptabilité.

La rattachement se fait toujours en cliquant sur le compte de charges et en sélectionnant la nature concernée à droite.

Paramétrage de la récupération de la TVA 

Le paramétrage de la TVA se fait via l'onglet "Récupération TVA". C'est dans cette interface qu'il vous faudra sélectionner les taux de TVA récupérables pour cette nature. 

Paramétrage de la politique de frais liée à cette nouvelle nature (accessibilité, plafond)

Cette dernière étape consiste à déterminer quelles populations de déclarants, regroupées sous forme de profils, sont concernées par cette nature. 

A partir de Paramétrage > Politique de frais, il vous faudra cocher la nouvelle nature dans les profils concernés.

C'est également dans cette interface que vous pourrez déterminer des plafonds pour la nature.

Pour plus d'informations sur le fonctionnement des profils de frais, c'est par ici.

Créer, dupliquer, supprimer, réordonner les natures de frais

Création et duplication

Dans le volet gauche de l’interface, un bouton « Ajouter une nature » permet de créer une nouvelle nature, qu’il vous faudra intégralement paramétrer.

Pour plus de simplicité, il vaut mieux dupliquer une nature existante proche de celle que vous souhaitez créer. Une icône située à côté du libellé d’une nature existante permet de le faire. Attention, la nouvelle nature ne sera rattachée à aucun profil : il vous faudra l’ajouter aux profils pour lesquels cette nature doit être accessible.

Ordonnancement

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Lorsqu'un utilisateur déclare une dépense, Cleemy va afficher dans un menu toutes les natures de frais auxquelles il a accès (i.e. celles rattachées à son profil). Ces natures sont présentées dans l’ordre affiché sur l’interface de paramétrage des natures.
Pour réordonner une nature, il vous suffit de cliquer sur le symbole à gauche du libellé de la nature et de le glisser-déposer à l’endroit souhaité.

Suppression et désactivation

Vous pouvez supprimer une nature de frais avec l’icône de poubelle qui se trouve à côté de son libellé.

Toutefois, seules les natures sur lesquelles aucune dépense n’a encore été créée peuvent être supprimées, afin de ne pas effacer l’historique des déclarations sur ces natures.

Vous pouvez toutefois désactiver une nature avec la case à cocher « Désactiver » qui se trouve dans les paramètres détaillés de la nature lorsque vous la sélectionnez. Aucun utilisateur ne peut créer de nouvelle dépense sur une nature désactivée, mais les dépenses existantes ne sont pas impactées. 

Modifier en masse les paramètres des natures de frais

Dans le volet à gauche de l’interface, deux liens vous permettent de modifier simultanément les attributs de plusieurs natures : l’un pour les paramètres généraux, l’autre pour les champs analytiques.

Pour changer le paramétrage d’un champ (par exemple le justificatif dématérialisé) sur plusieurs natures à la fois, il vous faut :

  • Cocher les natures à modifier (la case en haut de la liste permet de toutes les cocher)
  • Ouvrir le menu déroulant qui correspond au champ à modifier dans les en-têtes du tableau.
  • Sélectionner l’option de paramétrage qui doit être appliquée à toutes les natures cochées.

 

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Afficher des champs analytiques ou personnaliser une nature de frais

Avec l'entrée "Champs analytiques et personnalisés" disponible sur le volet gauche de l'interface des natures, vous pouvez définir sur quelles natures les champs analytiques et personnalisés peuvent apparaître.

 

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Cette interface permet de faire des modifications en masse comme celle des "Paramètres généraux" des natures.

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