Les différents modes de décompte par solution Lucca

Avant de commencer

Chaque année, en tant que client Lucca, vous recevez une facture de renouvellement d'abonnement, basée sur les décomptes mensuels de l'année précédente. Il nous arrive d'aborder la question des modes de facturation par solution via certaines demandes au support. On vous décrypte tout.

Attention, dans le cas où vous êtes sur des décomptes trimestriels, il n'y aura pas de provision, seulement de la facturation au réel.

Les différents types de décompte pour la facturation

Plusieurs modes existent. Tout dépendra, soit de la solution souscrite, soit de l'offre tarifaire Lucca choisie. En fonction du nombre d'utilisateurs (actifs, tous les utilisateurs ou ayant seulement un accès à la solution), nous pourrons obtenir le montant à facturer par mois (nombre d'utilisateurs * coût unitaire). Pour retrouver le coût unitaire nous vous invitons à vous référer à la grille tarifaire de votre contrat.

Tous les utilisateurs "actifs"

Lorsqu'il est indiqué ce mode de calcul de décompte dans votre contrat, cela signifie que l'on va surveiller l'activité des utilisateurs sur la solution. 2 solutions sont concernées :

Cleemy (et tous les services associés)
Pagga

Pour Cleemy et Capture & Collect, le service de collecte automatique des justificatifs, Lucca va s'attacher à relever le nombre d'utilisateurs ayant déclaré au moins une note de frais sur le mois. Ceux qui n'en auront pas déclarée ne seront pas comptabilisés.

Pour Budget Insight et Anytime, qui sont des outils de synchronisation des dépenses via un système bancaire, remontera le nombre de cartes associées au contrat.

Pour Pagga, le "nombre d'utilisateurs actifs" correspond au nombre de documents distribués sur un mois.

Tous les utilisateurs ayant un accès

Ce mode de décompte consiste à détecter tous les utilisateurs actifs (qui n'ont pas une date de fin de contrat dans le passé, et donc archivés) ayant un accès à certaines applications via les rôles Lucca. 3 solutions sont concernées :

Figgo
Timmi Timesheet
Timmi Project

Par exemple, vous pouvez avoir 150 utilisateurs actifs sur votre plateforme Lucca mais seulement 100 qui ont un accès à Figgo. Seuls 100 utilisateurs seront comptabilisés en fin de mois pour la facturation.

Tous les utilisateurs

Pour certaines solutions, Lucca va récupérer le nombre total d'utilisateurs créés sur la plateforme. Dans notre exemple précédent, on viendrait comptabiliser 150 utilisateurs pour déterminer le montant à facturer chaque mois. Seulement s'ils n'ont pas de date de fin de contrat dans le passé. Sont concernées :

Poplee Core RH
Poplee Rémunération
Poplee Entretiens & Objectifs

Pour obtenir le nombre d'utilisateurs sur une période, nous vous invitons à effectuer deux rapports via le menu "Collaborateurs" > "Rapports".

Attention, ces rapports ne sont pas à utiliser pour Cleemy et Pagga.

Un premier rapport qui vous donne la liste des salariés qui ont été présents au moins une journée sur le mois sélectionné et qui n'ont pas de date de fin de contrat renseignée.
Un deuxième rapport qui vous donne la liste des salariés qui ont été présents au moins une journée sur le mois sélectionné et qui ont une date de fin de contrat renseignée, mais qui est dans le futur. Attention à bien cocher la case "Inclure les collaborateurs partis" pour ce deuxième rapport.

Ces deux rapports sont complémentaires et le décompte correspond à la somme des utilisateurs de ces deux rapports.

Exemple

Sur la période de juin, 40 personnes sont présentes au moins une journée. Il faut bien renseigner les deux conditions comme indiquées ci dessous.

Le second rapport va vous permettre de déterminer les collaborateurs qui sont partis de la société au cours du mois sélectionné et qui n'étaient pas présents dans le rapport précédent. Vous pourrez ajouter ce total au nombre précédemment obtenu pour obtenir votre décompte mensuel. Il faut surtout ne pas oublier de cocher la case "Inclure les collaborateurs partis". Ici nous avons 3 personnes à rajouter à notre premier nombre.

Le décompte pour ce mois devrait donc être de 43 utilisateurs.

Si vous rencontrez un écart entre le décompte de la facturation et le résultat des rapports, cela signifie que la date de fin de contrat de certains salariés a été renseignée en retard. En effet si vous indiquez courant du mois que 3 personnes ont quitté la société fin du mois précédent, Lucca va considérer qu'ils étaient actifs au moins une journée sur le mois en cours.

Les suites Lucca

Lorsque vous souscrivez à des suites Lucca, des modes de facturation peuvent être appliqués de façon unique à toutes les solutions qui y sont rattachées. Les voici :

Startup Suite (Figgo, Cleemy, Poplee Core RH & Pagga) : Lucca va comptabiliser tous les utilisateurs actifs sur la plateforme, sans regard pour l'accès aux solutions via les rôles ou pour l'activité des utilisateurs.
Suite Essentiel SIRH (Figgo, Poplee Core RH & Poplee Entretiens et Objectifs) : Lucca va comptabiliser tous les utilisateurs actifs sur la plateforme, sans regard pour l'accès aux solutions via les rôles ou pour l'activité des utilisateurs.
Suite SIRH & Paie (Figgo, Poplee Core RH, Poplee Rémunération & Pagga) : Lucca va comptabiliser tous les utilisateurs ayant un accès aux solutions

Si vous détectez encore un écart, il se peut que le cas spécial d'un changement d'entité légale en cours de mois vienne perturber votre calcul. En effet si un utilisateur est sur l'entité A du 1er au 10 et sur l'entité B du 11 au 31, il sera comptabilisé 2 fois.