Générer des rapports et consulter le tableau de bord

Avant de commencer

Le module de rapports Timmi Timesheet permet de générer des rapports personnalisés et de consulter un tableau de bord sur la charge et les alertes. Il est accessible dans le menu à tous les utilisateurs ayant la permission de générer des rapports.

Ce module propose un tableau de bord et 6 types de rapports : 

  • Temps (qui recouvre les données des anciens rapports "standard" et "durée des pauses")
  • Activités
  • Feuilles de temps
  • Commentaires
  • Alertes
  • Comptes (qui recouvre les données des anciens rapports "sur les comptes" et "sur les règles")

Le 13 novembre, le nouveau module de rapports remplacera définitivement l'ancien module.

Tableau de bord "Suivi de la charge"

Ce tableau de bord permet de voir en un coup d’œil s'il y a des situations anormales : taux de charge trop élevé ou alertes sur les feuilles de temps.

Il est accessible à tout utilisateur ayant la permission de générer des rapports, sur le périmètre auquel l'utilisateur a accès.

Le graphique vous présente l'évolution du taux de charge effective et du nombre d'alertes (critiques et non critiques) sur les six derniers mois.

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Vous préférez voir les six dernières semaines ? C'est possible en cliquant sur le bouton Par semaine en haut à droite.

Plusieurs filtres sont également disponibles pour vous permettre de vous concentrer sur une population spécifique (département, manager...) ou sur certaines feuilles de temps (uniquement celles qui ont été approuvées, ou celles qui sont au moins déclarées). Cliquez sur Plus de filtres pour tous les voir.

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Remarque : si vous consultez le tableau de bord pour la première fois ou que les données n'ont pas été rafraîchies depuis plus d'une semaine, Timmi recalcule automatiquement les données.

En dessous du graphique, vous trouverez le top 10 des déclarants avec le taux de charge le plus élevé sur la période sélectionnée.

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Pour changer de période, cliquez sur la semaine ou le mois qui vous intéresse dans le graphique.

Vous pouvez modifier le tri du tableau pour voir le top 10 en nombre d'alertes critiques ou non critiques.

Choisissez le regroupement par manager pour consulter le taux de charge moyen et le nombre d'alertes dans chaque équipe.

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Les rapports correspondants aux données du top 10 sont disponibles au bas du tableau de bord, pour consultation et téléchargement.

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Créer un nouveau modèle de rapports personnalisés

Pour créer un nouveau modèle de rapports, allez dans l'onglet Rapports personnalisés, et cliquez sur le bouton en haut à droite. 

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Choisissez un type de rapport.

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1. Filtres

Des filtres vous sont proposés. Par exemple, vous pouvez filtrer sur un département.

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Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante.

2. Contenu

C'est la grande nouveauté de ce module de rapports : vous pouvez choisir les colonnes à inclure dans le rapport ainsi que leur agencement.

Des colonnes vous sont proposées par défaut. Pour en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton "Ajouter des colonnes" en haut à droite.

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Cochez les colonnes qui vous intéressent. Elles sont classées par catégorie pour faciliter la lecture. Vous pouvez également rechercher une colonne dans la barre de recherche.

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Il y a deux types de colonnes dans les rapports :

  • colonnes dynamiques : colonnes qui seront répétées en fonction de la périodicité choisie. Par exemple, si vous choisissez une périodicité au mois, et que vous générez un rapport sur le dernier trimestre, il y aura une colonne "Temps de présence" par mois.
  • colonnes statiques : colonnes qui seront présentes une fois dans le rapport, et seront placées à gauche. Par exemple : le nom du déclarant.

Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de sous-total.

Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante. Vous pouvez revenir en arrière si besoin.

Plus de précisions sur les colonnes disponibles ici.

3. Période par défaut

Choisissez la période par défaut qui sera utilisée à la génération du rapport, afin de vous faire gagner du temps.

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Donnez un nom à votre rapport en cliquant sur le champ en haut à gauche. Nous vous conseillons de nommer votre modèle de manière explicite, afin de le retrouver facilement par la suite. 

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer le modèle et générer un rapport en bas à droite.

Générer un rapport à partir d'un modèle

Si vous venez de créer ou modifier un modèle, Timmi génère directement un rapport à partir de ce modèle, sur la période par défaut.

Sinon, cliquez sur un modèle depuis la liste des modèles disponible sur la page d'accueil du nouveau module.

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Vous pouvez consulter le modèle depuis Timmi, mais également le télécharger au format CSV ou Excel.

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Depuis un rapport, vous pouvez également changer la période, ce qui relancera la génération du rapport, ou modifier le modèle.

Partager les données d'un rapport par e-mail

La flèche à côté du bouton "Télécharger" ouvre un volet déroulant dont une option vous permet d'envoyer le fichier csv ou excel par email à un autre utilisateur ou bien à une adresse email librement saisie. Si vous le partagez à un utilisateur, alors le contenu du rapport sera traduit dans sa langue. Sinon, il le sera dans votre propre langue.

La liste des utilisateurs auxquels vous pouvez partager un rapport dépend de vos droits.

Attention au partage de données confidentielles !

Partager un modèle de rapport

 Si votre modèle de rapport fait briller les yeux de vos collègues, alors vous pouvez le leur partager. Il pourront alors l'utiliser pour générer leur propres rapports, dont les données seront bien sûr circonscrites à celles auxquelles ils sont en droit d'accéder. Il n'y a donc aucun risque potentiel de fuite de données à craindre dans ce cas.

Pour partager un modèle de rapport, direction la section "Options" du formulaire d'édition de votre modèle de rapport. Vous y trouverez la fonctionnalité de partage qui vous permet :

  • de partager le modèle à une liste d'utilisateurs triés sur le volet. On parle alors de partage "privé". La liste des utilisateurs disponibles dépend de vos droits.
  • Si vous en avez le droit (administrateur), de partager le modèle à tous les utilisateurs d'une entité légale. On parle alors de partage "public".

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