Analyser les données Timmi Temps avec les rapports et les tableaux de bord

Avant de commencer

Le module Rapports de Timmi Temps permet de réaliser des analyses sur vos données au travers de tableaux de bord et de rapports. Il est accessible dans le menu à tous les utilisateurs ayant la permission de générer des rapports.

Consulter le tableau de bord "Suivi de la charge"

Ce tableau de bord permet de voir en un coup d’œil s'il y a des situations anormales : taux de charge trop élevé ou alertes sur les feuilles de temps.

Il est accessible à tout utilisateur ayant la permission de générer des rapports, sur le périmètre auquel l'utilisateur a accès.

Le graphique vous présente l'évolution du taux de charge effective et du nombre d'alertes (critiques et non critiques) sur les six derniers mois.

 

Quelques précisions sur les calculs

  • Le taux de charge effective est égal au temps de travail effectif divisé par (temps théorique - absences non assimilées à du temps de travail effectif). Ou, pour le dire plus simplement, c'est le rapport entre le temps de travail effectif et la disponibilité du collaborateur. Plus d'information sur cette fiche d'aide.
  • Les rapports sur les temps considèrent que tant que le salarié n'a rien saisi sur une journée, il a observé son temps de travail théorique. Les absences longues comptent ainsi pour un taux de charge à 100%.

Le tableau de bord est interactif, vous pouvez :

  • Filtrer pour observer une certaine population (par établissement, par département, par manager, etc.) ou sur certaines feuilles de temps (uniquement celles qui ont été approuvées, ou celles qui sont au moins déclarées)
  • Changer de période en cliquant sur la semaine ou le mois qui vous intéresse dans le graphique,
  • Changer la périodicité entre une vue par mois ou une vue par semaine 

Cliquez sur Plus de filtres pour afficher tous les filtres disponibles.

Remarque : si vous consultez le tableau de bord pour la première fois ou que les données n'ont pas été rafraîchies depuis plus d'une semaine, Timmi Temps recalcule automatiquement les données.

En dessous du graphique, vous trouverez le top 10 des déclarants avec le taux de charge le plus élevé sur la période sélectionnée.

Vous pouvez modifier le tri du tableau pour voir le top 10 en nombre d'alertes critiques ou non critiques.

Choisissez le regroupement par manager pour consulter le taux de charge moyen et le nombre d'alertes dans chaque équipe.

Pour consulter et télécharger les données (et voir plus que le top 10), cliquez sur les boutons Voir le rapport complet... en bas :

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Consulter le tableau de bord "Relances des retardataires"

Ce tableau de bord présente dans "déclarants en retard", tous les déclarants en retard de déclaration, en commençant par ceux qui ont le plus grand nombre de feuilles de temps non déclarées et passées. La même logique s'applique dans l'onglet "Approbateurs en retard" : les approbateurs avec le plus de feuilles de temps en attente d'approbation sont en début de liste. 

Une feuille de temps est considérée en retard lorsque la date du dernier jour de la feuille de temps est passée.

Vous pouvez relancer tous les déclarants (ou approbateurs) en retard en les sélectionnant tous, ou bien sélectionner uniquement certaines personnes en particulier.

Vous pouvez appliquer des filtres pour mieux cibler les retardataires que vous souhaitez relancer :

- le filtre "degré de retard" est appliqué par défaut sur "tous les retards". Notez que nous remontons les feuilles de temps en retard jusqu'à 6 mois dans le passé. Vous pouvez filtrer sur "moins d'un mois" de retard pour voir seulement les déclarants avec des feuilles de temps en retard sur les dernières semaines (sur le mois en cours par exemple), ou sur "plus d'un mois" de retard. 

- Vous pouvez aussi affiner la liste des retardataires en filtrant par département(s) ou par établissement(s).

Après la sélection des retardataires à relancer, vous pouvez cliquer sur "Rédiger un message de relance". Vous êtes libres d'écrire le texte que vous voulez. Si vous n'êtes pas inspiré, nous vous proposons un texte depuis le bouton "inspirez-moi", que vous pouvez éditer avant de l'envoyer.

Créer votre propre analyse avec les modèles de rapports personnalisés

Les modèles de rapports vous permettent de configurer des analyses personnalisées et de les sauvegarder, les partager, et les reproduire à la demande.

Pour créer un nouveau modèle de rapports, allez dans l'onglet Rapports personnalisés, et cliquez sur Créer un nouveau modèle de rapport

Ce module propose un tableau de bord et 6 types de rapports : 

Le choix du type de données dépend de l'analyse que vous souhaitez réaliser.

Vous cherchez à consulter le temps imputé dans les feuilles de temps ? Les types de rapport Temps ou Activités devraient vous convenir.

  • Temps : analyse sur les temps de travail, d'absence, les écarts par rapport au théorique, les heures supplémentaires...
  • Activités : analyse des temps imputés sur les différentes activités (uniquement pour les réglementaires en activités)
  • Feuilles de temps : analyse des statuts des feuilles de temps, l'avancement dans le circuit d'approbation...
  • Alertes : analyse des alertes soulevées par les déclarants dans leurs feuilles de temps
  • Comptes : analyse des mouvements sur les comptes, avec les soldes étape par étape
  • Commentaires : analyse sur les commentaires renseignés sur les feuilles de temps ainsi que dans les autorisations de transferts.

Une fois le type de rapport choisi, configurez votre modèle en 3 étapes.

1. Filtres

Des filtres vous sont proposés pour cibler l'analyse sur une population donnée. Par exemple, vous pouvez filtrer sur un département, sur un réglementaire, ou uniquement sur les feuilles de temps approuvées.

Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante. Vous pourrez revenir en arrière si besoin.

2. Colonnes

C'est ici que vous allez choisir quelles sont les données que vous souhaitez récupérer, autrement dit les colonnes du rapport.

Il y a deux types de colonnes dans les rapports :

  • Les colonnes simples : elles sont présentes au début du rapport, à gauche, et vous serviront à classer, trier, filtrer votre analyse. Par exemple : le nom du déclarant, son département, son matricule, le nom de son manager, etc..
  • Les colonnes périodiques : ce sont ces colonnes qui vont récupérer les données et faire des calculs. Vous pouvez choisir de regrouper ces données par période (année, mois, trimestre, semaine, etc.). Par exemple, si vous choisissez une périodicité au mois, et que vous générez un rapport sur le dernier trimestre, il y aura 3 colonnes "Temps de présence" : une pour chacun des 3 mois du trimestre. Si vous souhaitez uniquement récupérer les valeurs sans notion de périodicité, choisissez la périodicité "Aucune".

Par défaut, chaque modèle de rapport est préchargé avec des colonnes standard, et vous pouvez choisir les colonnes à rajouter en fonction de votre besoin en cliquant sur le bouton "Ajouter des colonnes" en haut à droite.

Cochez les colonnes qui vous intéressent. Elles sont classées par catégorie pour faciliter la lecture. Vous pouvez également rechercher une colonne dans la barre de recherche.

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Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de sous-total.

  • En cas de sous-total, les groupes de sous-total sont dans l'ordre alphabétique du libellé du sous-total
  • À l’intérieur d'un groupe de sous-total ou en l'absence de sous-total, les lignes sont dans l'ordre alphabétique du nom du déclarant.

Plus de précisions sur les colonnes disponibles ici.

3. Période par défaut et partage

Période par défaut

La période par défaut vous permet de générer un rapport de façon récurrente sans avoir à vous soucier des dates (ex : rapport hebdomadaire sur les données de la semaine précédente). 

Si besoin, vous pourrez sélectionner des dates spécifiques une fois le rapport généré.

Si votre modèle prévoit une périodicité, les dates du rapport seront adaptées pour contenir des périodes entières.

Partager un modèle de rapport

Si votre modèle de rapport est un vrai travail d'orfèvre, vous pouvez le partager à vos collègues. Ils pourront alors l'utiliser pour générer leurs propres rapports, dont les données seront bien sûr limitées à celles auxquelles ils sont en droit d'accéder. Il n'y a donc aucun risque potentiel de fuite de données à craindre dans ce cas.

Cette option vous permet :

  • De partager le modèle à une liste d'utilisateurs triés sur le volet. On parle alors de partage "privé". La liste des utilisateurs disponibles dépend de vos permissions.
  • Si vous en avez le droit (administrateur), de partager le modèle à tous les utilisateurs d'un établissement. On parle alors de partage "public".

N'oubliez pas de donner un nom à votre rapport en cliquant sur le champ en haut à gauche. Nous vous conseillons de nommer votre modèle de manière explicite, afin de le retrouver facilement par la suite. 

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer le modèle et générer un rapport en bas à droite.

Générer un rapport à partir d'un modèle

Si vous venez de créer ou modifier un modèle, Timmi Temps génère directement un rapport à partir de ce modèle, sur la période par défaut.

Sinon, cliquez sur un modèle depuis la liste des modèles disponible sur la page d'accueil du nouveau module.

Vous pouvez consulter le modèle depuis Timmi Temps, mais également le télécharger au format CSV ou Excel.

Remarque : sur l'interface des rapports, les temps apparaissent en minutes (8 minutes par exemple) alors que sur le fichier Excel, les minutes sont converties en heures (8 / 60 = 0.13h) pour vous permettre de sommer les temps.

Depuis un rapport, vous pouvez également changer la période, ce qui relancera la génération du rapport, ou modifier le modèle.

Partager les données d'un rapport par e-mail

En cliquant sur Envoyer :

Vous avez la possibilité d'envoyer votre rapport par e-mail à un autre utilisateur en le sélectionnant dans la liste ou bien à un tiers en renseignant son adresse e-mail. Si vous le partagez à un utilisateur, alors le contenu du rapport sera traduit dans sa langue.

La liste des utilisateurs auxquels vous pouvez partager un rapport dépend de vos permissions dans les rôles.

Attention au partage de données confidentielles !

Comment accéder au module de rapports ?

Le module de rapports de Timmi Temps est accessible pour tous les utilisateurs ayant la permission "générer des rapports" activée dans le module d'administration des rôles. Si certains de vos approbateurs n'ont pas accès au module des rapports, il faut donc activer la permission suivante sur le périmètre adapté au rôle :

 

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