[Nouveautés été 2020] Nouveau module de rapports

Avant de commencer

Le nouveau module de rapports Timmi Timesheet permet de générer des rapports personnalisés et de consulter un tableau de bord sur la charge et les alertes. Il est accessible dans le menu à tous les utilisateurs ayant la permission de générer des rapports.

Ce nouveau module propose un tableau de bord et 6 types de rapports : 

  • Temps (qui recouvre les données des anciens rapports "standard" et "durée des pauses")
  • Activités
  • Feuilles de temps
  • Commentaires
  • Alertes
  • Comptes (qui recouvre les données des anciens rapports "sur les comptes" et "sur les règles")

En octobre, le nouveau module de rapports remplacera définitivement l'ancien module.

Tableau de bord "Suivi de la charge"

Ce tableau de bord permet de voir en un coup d’œil s'il y a des situations anormales : taux de charge trop élevé ou alertes sur les feuilles de temps.

Il est accessible à tout utilisateur ayant la permission de générer des rapports, sur le périmètre auquel l'utilisateur a accès.

Le graphique vous présente l'évolution du taux de charge effective et du nombre d'alertes (critiques et non critiques) sur les six derniers mois.

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Vous préférez voir les six dernières semaines ? C'est possible en cliquant sur le bouton Par semaine en haut à droite.

Plusieurs filtres sont également disponibles pour vous permettre de vous concentrer sur une population spécifique (département, manager...) ou sur certaines feuilles de temps (uniquement celles qui ont été approuvées, ou celles qui sont au moins déclarées). Cliquez sur Plus de filtres pour tous les voir.

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Remarque : si vous consultez le tableau de bord pour la première fois ou que les données n'ont pas été rafraîchies depuis plus d'une semaine, Timmi recalcule automatiquement les données.

En dessous du graphique, vous trouverez le top 10 des déclarants avec le taux de charge le plus élevé sur la période sélectionnée.

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Pour changer de période, cliquez sur la semaine ou le mois qui vous intéresse dans le graphique.

Vous pouvez modifier le tri du tableau pour voir le top 10 en nombre d'alertes critiques ou non critiques.

Choisissez le regroupement par manager pour consulter le taux de charge moyen et le nombre d'alertes dans chaque équipe.

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Prochainement, les rapports correspondants aux données du top 10 seront disponibles au bas du tableau de bord, pour consultation et téléchargement.

Créer un nouveau modèle de rapports personnalisés

Pour créer un nouveau modèle de rapports, allez dans l'onglet Rapports personnalisés, et cliquez sur le bouton en haut à droite. 

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Choisissez un type de rapport.

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1. Filtres

Des filtres vous sont proposés. Par exemple, vous pouvez filtrer sur un département.

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Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante.

2. Contenu

C'est la grande nouveauté de ce module de rapports : vous pouvez choisir les colonnes à inclure dans le rapport ainsi que leur agencement.

Des colonnes vous sont proposées par défaut. Pour en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton "Ajouter des colonnes" en haut à droite.

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Cochez les colonnes qui vous intéressent. Elles sont classées par catégorie pour faciliter la lecture. Vous pouvez également rechercher une colonne dans la barre de recherche.

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Il y a deux types de colonnes dans les rapports :

  • colonnes dynamiques : colonnes qui seront répétées en fonction de la périodicité choisie. Par exemple, si vous choisissez une périodicité au mois, et que vous générez un rapport sur le dernier trimestre, il y aura une colonne "Temps de présence" par mois.
  • colonnes statiques : colonnes qui seront présentes une fois dans le rapport, et seront placées à gauche. Par exemple : le nom du déclarant.

Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter des lignes de sous-total.

Cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite pour passer à la page suivante. Vous pouvez revenir en arrière si besoin.

3. Période par défaut

Choisissez la période par défaut qui sera utilisée à la génération du rapport, afin de vous faire gagner du temps.

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Donnez un nom à votre rapport en cliquant sur le champ en haut à gauche. Nous vous conseillons de nommer votre modèle de manière explicite, afin de le retrouver facilement par la suite. 

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer le modèle et générer un rapport en bas à droite.

Générer un rapport à partir d'un modèle

Si vous venez de créer ou modifier un modèle, Timmi génère directement un rapport à partir de ce modèle, sur la période par défaut.

Sinon, cliquez sur un modèle depuis la liste des modèles disponible sur la page d'accueil du nouveau module.

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Vous pouvez consulter le modèle depuis Timmi, mais également le télécharger au format CSV ou Excel.

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Depuis un rapport, vous pouvez également changer la période, ce qui relancera la génération du rapport, ou modifier le modèle.

Précisions sur les colonnes disponibles et leur calcul

Rapport sur les temps

Le type de rapport "Temps" permet d'ajouter les colonnes dynamiques suivantes sur les temps des déclarants :

  • temps théorique = temps contractuel (défini par le cycle de travail du déclarant) - jours fériés +- exceptions dans le planning (jours chômés ou travaillés définis depuis Figgo > Gestion du planning > Gérer les jours chômés). C'est donc le temps que le déclarant doit justifier soit par du temps de travail soit par des absences.
  • temps de présence = temps saisi par le salarié dans Timmi ou son temps théorique tant qu'il n'a rien saisi.
  • absences = durée des absences (remontées depuis Figgo).
  • écart = temps de présence+ durée des absences - temps théorique.
  • absences assimilées à du temps de travail effectif = durée des absences paramétrées dans Figgo comme comptant comme du temps de travail effectif pour Timmi (ex: Formation, Télétravail, Temps de délégation...). Vous pouvez vérifier le paramétrage des comptes d'absence depuis Figgo > Paramétrage > Comptes.

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  • autres absences = absences non assimilées à du temps de travail effectif.
  • temps de travail effectif = temps de présence + absences assimilées à du temps de travail effectif.
  • taux de charge effective = temps de travail effectif / ( temps théorique - absences non assimilées à du temps de travail effectif). Ou, pour le dire plus simplement, c'est le rapport entre le temps de travail effectif et la disponibilité du collaborateur.
  • durée des pauses (uniquement pour les réglementaires en horaires) : somme des durées des pauses. Si un salarié n'a rien saisi, c'est la durée théorique des pauses (d'après son cycle de travail) qui est affichée.
  • pause la plus longue (uniquement pour les réglementaires en horaires) : durée de la pause la plus longue. Si un salarié n'a rien saisi, c'est la durée théorique des pauses (d'après son cycle de travail) qui est affichée.

Rapport sur les feuilles de temps

Si votre circuit d'approbation prévoit plusieurs étapes (par exemple, approbation par le manager puis par le N+2), la feuille de temps n'apparaîtra au statut "approuvée" que lorsque tous les approbateurs auront approuvé. Les colonnes "dernière approbation le" / "dernière approbation par", comme leur nom l'indique, concernent donc la dernière étape d'approbation.

 

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