Optimisez vos procédures d'onboarding : nouvelle embauche, changement de contrat, retour d'absence longue durée ...

Avant de commencer

La procédure d'onboarding est un des points clés pour assurer une bonne intégration de vos futurs collaborateurs. Elle est l'opportunité de coordonner les différentes actions à effectuer en interne et rassurer également le futur collaborateur sur sa prochaine intégration.

Le module d'onboarding de Poplee Core RH a pour objectif de rendre cette procédure la plus simple et adaptée possible. Une procédure d'onboarding se compose de 3 éléments principaux :

  • Un mail de bienvenue envoyé au futur collaborateur,
  • Un formulaire vous permettant de collecter les informations personnelles du collaborateur (inclus dans le mail de bienvenue),
  • Et une liste de tâches à effectuer en interne.

Vous trouverez dans cette fiche d'aide quelques exemples et astuces pour configurer vos procédures d'onboarding si ces dernières ne sont pas encore définies ou si vous êtes à la recherche de nouvelles pratiques.

Vous constaterez également que ce module vous permettra de gérer d'autres situations que l'arrivée d'un nouveau collaborateur comme des changements de contrat ou le retour d'un congé longue durée qui nécessitent un suivi particulier.

L'arrivée d'un nouveau collaborateur

Le mail de bienvenue et son formulaire

Une nouvelle arrivée vous soumet à plusieurs obligations légales, qui nécessitent de récupérer des informations personnelles sur le collaborateur. Le formulaire, dont le lien est disponible dans le mail de bienvenue, vous permettra de recueillir ces informations.

Au sein du formulaire, les données les plus fréquemment demandées sont les suivantes :

Pour la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) :

  • Titre (M., Mme, ...)
  • Nom et prénom (pour contrôle par le salarié)
  • Nom de naissance
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • Numéro de sécurité social
  • Si le collaborateur est étranger, il vous faudra également collecter son autorisation de travail.

Pour le versement de son salaire et le cas échéant le remboursement de ses notes de frais :

  • Nom de sa banque
  • Son BIC
  • Son IBAN
  • Un scan du RIB

À ces éléments vous pouvez également demander au futur collaborateur de préremplir son dossier RH avec les informations que vous souhaitez collecter de façon plus générique, par exemple :

  • Une photo pour personnaliser Lucca
  • Un contact en cas d'urgence
  • Son adresse
  • Les justificatifs de transport pour prise en charge des frais de transport
  • Les scans de sa pièce d'identité
  • Sa situation familiale
  • Le nombre d'enfants
  • ...

Toutes les données présentes dans le dossier RH pourront être intégrées à vos formulaires.

Si une donnée est obligatoire, le formulaire ne pourra pas être soumis par le collaborateur tant que celui-ci ne l'aura pas renseignée.

De plus, la personnalisation du mail de bienvenue, vous permettra de lui communiquer des informations et documents qui lui permettront de préparer son arrivée :

  • Lectures d'introduction au métier, à l'entreprise, ...,
  • Documents à compléter et/ou à signer,
  • Règlement intérieur,
  • Liens vers des ressources externes,
  • ...

Les listes de tâches

Une nouvelle arrivée nécessite aussi la mobilisation de nombreux collaborateurs et services : le manager, les membres de l'équipe, un parrain, les services généraux, informatique et RH, ... Ces différents acteurs auront à la fois comme rôle de garantir que les obligations légales sont toutes respectées et que l'intégration du collaborateur se passe dans les meilleures conditions.

Pour cela vous pourrez créer des tâches dédiées aux obligations légales :

Nom de la tâche Responsable Date d'échéance
Récupérer le contrat signé L'initiateur de l'onboarding 30 jours après le lancement de l'onboarding

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

L'initiateur de l'onboarding 30 jours après le lancement de l'onboarding

Pour les étrangers : contrôler l'autorisation de travail

L'initiateur de l'onboarding 30 jours avant le début de contrat

Faire la déclaration préalable à l'embauche

L'initiateur de l'onboarding 8 jours avant le début de contrat

Récupérer les documents pour la mutuelle et la prévoyance

L'initiateur de l'onboarding Le jour du début de contrat
Organiser la visite médicale

L'initiateur de l'onboarding

15 jours après le début de contrat

Ces tâches légales peuvent être complétées par des tâches opérationnelles permettant de préparer l'arrivée du collaborateur dans les locaux.

Nom de la tâche Responsable Date d'échéance
Préparer un bureau Responsable des services généraux* 15 jours avant le début de contrat
Préparer un ordinateur Responsable informatique* 15 jours avant le début de contrat
Ajouter les droits et profils de l'utilisateur sur les solutions Lucca Responsable RH* 7 jours avant le début de contrat
Créer les accès aux outils internes (boite mail, Slack, Zendesk, intranet, ...) Responsable informatique* 7 jours avant le début de contrat
Fournir un badge d'accès Responsable des services généraux* Le jour du début de contrat

Vous pourrez également ajouter des tâches assurant la bonne intégration du collaborateur dans son équipe et au sein de la société :

Nom de la tâche Responsable Date d'échéance
Prévenir l'équipe Manager Le jour du lancement de l'onboarding
Nommer un parrain Manager 15 jours avant le début de contrat
Envoyer la liste des lectures conseillées avant l'arrivée Manager 15 jours avant le début de contrat
Présenter le programme de formation Manager Le jour du début de contrat
Organiser le déjeuner de bienvenue Manager Le jour du début de contrat
Organiser le tour des locaux Responsable RH* Le jour du début de contrat
Faire un point suite au 1er jour Manager Le jour du début de contrat
Faire un point après 1 semaine Manager

7 jours après le début de contrat

Faire un point après 1 mois Manager 30 jours après le début de contrat
Faire le point de fin de période d'essai Manager 90 jours après le début de contrat

*Dans le paramétrage des tâches, vous aurez la possibilité de choisir un collaborateur spécifique qui sera par défaut responsable de cette tâche pour chaque procédure d'onboarding ; ou d'indiquer que le collaborateur affecté à la tâche sera à définir lors du lancement de la procédure.

Le changement de contrat

Le recrutement d'un collaborateur en CDI suite à un stage ou un CDD est fréquent, et implique certaines procédures légales spécifiques

Grâce au module d'onboarding vous pourrez, par exemple, créer une liste dédiée au passage d'un stage à un CDI :

Nom de la tâche Responsable Date d'échéance
Envoyer le nouveau contrat L'initiateur de l'onboarding Le jour du lancement de l'onboarding
Communiquer les documents pour la mutuelle et la prévoyance L'initiateur de l'onboarding Le jour du lancement de l'onboarding
Signer et retourner le nouveau contrat Collaborateur* 2 jours après le lancement de l'onboarding
Signer et retourner les documents pour la mutuelle et la prévoyance Collaborateur* 2 jours après le lancement de l'onboarding
Récupérer le contrat signé Responsable RH* 5 jours après le lancement de l'onboarding
Faire la déclaration préalable à l'embauche Responsable RH* 5 jours après le lancement de l'onboarding
Mettre à jour le registre du personnel Responsable RH* 5 jours après le lancement de l'onboarding
Payer les charges sociales Responsable RH* 5 jours après le lancement de l'onboarding

Pour ces tâches, nous vous conseillons de mettre des dates relatives à la date de lancement de l'onboarding afin que leurs dates de référence ne soient pas celles du premier contrat.

Quant au mail de bienvenue, vous pourrez entièrement le personnaliser pour informer le collaborateur des implications de ce changement de contrat (droit à la mutuelle d'entreprise, à la prévoyance, accès au CSE, ...), tandis que le formulaire vous permettra de vous assurer que les informations du dossier RH sont à jour.

Le retour d'un collaborateur suite à une absence longue durée

Les cas particuliers des longues absences comme le congé parental, le congé sabbatique ou l'arrêt maladie longue durée, entrainent également des obligations légales que vous pourrez suivre à partir de listes de tâches spécifiques :

Nom de la tâche Responsable Date d'échéance
En cas d'arrêt maladie longue durée : Planifier la visite médicale de reprise L'initiateur de l'onboarding Le jour du lancement de l'onboarding
Planifier un entretien professionnel au retour du collaborateur Responsable RH Le jour du lancement de l'onboarding
Planifier un point de suivi après 1 mois Responsable RH Le jour du lancement de l'onboarding
Planifier un point sur les formations et remises à niveau nécessaires Manager 15 jours après le lancement de l'onboarding

Dans cette situation, le mail de bienvenue vous permettra de souhaiter un bon retour au collaborateur, tandis que le formulaire assurera que les informations du dossier RH sont toujours à jour suite à cette longue absence.

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