Optimisez vos procédures d'onboarding : nouvelle embauche, changement de contrat, retour d'absence longue durée ...

Avant de commencer

La procédure d'onboarding est un des points clés pour assurer une bonne intégration de vos futurs collaborateurs. Elle est l'opportunité de coordonner les différentes actions à effectuer en interne et rassurer également le futur collaborateur sur sa prochaine intégration.

Le module d'onboarding de Socle RH a pour objectif de rendre cette procédure la plus simple et adaptée possible. Une procédure d'onboarding se compose de 3 éléments principaux :

• Un mail de bienvenue envoyé au futur collaborateur,
• Un formulaire vous permettant de collecter les informations personnelles du collaborateur (inclus dans le mail de bienvenue),
• Et une liste de tâches à effectuer en interne.

Vous trouverez dans cette fiche d'aide quelques exemples et astuces pour configurer vos procédures d'onboarding si ces dernières ne sont pas encore définies ou si vous êtes à la recherche de nouvelles pratiques.

Vous constaterez également que ce module vous permettra de gérer d'autres situations que l'arrivée d'un nouveau collaborateur comme des changements de contrat ou le retour d'un congé longue durée qui nécessitent un suivi particulier.

L'arrivée d'un nouveau collaborateur

Le mail de bienvenue et son formulaire

Une nouvelle arrivée vous soumet à plusieurs obligations légales, qui nécessitent de récupérer des informations personnelles sur le collaborateur. Le formulaire, dont le lien est disponible dans le mail de bienvenue, vous permettra de recueillir ces informations.

Au sein du formulaire, les données les plus fréquemment demandées sont les suivantes :

Pour la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) :

• Titre (M., Mme, ...)
• Nom et prénom (pour contrôle par le salarié)
• Nom de naissance
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• Numéro de sécurité social
• Si le collaborateur est étranger, il vous faudra également collecter son autorisation de travail.

Pour le versement de son salaire et le cas échéant, le remboursement de ses notes de frais :

• Nom de sa banque
• Son BIC
• Son IBAN
• Un scan du RIB

À ces éléments, vous pouvez également demander au futur collaborateur de préremplir son dossier RH avec les informations que vous souhaitez collecter de façon plus générique, par exemple :

• Une photo pour personnaliser Lucca
• Un contact en cas d'urgence
• Son adresse
• Les justificatifs de transport pour prise en charge des frais de transport
• Les scans de sa pièce d'identité
• Sa situation familiale
• Le nombre d'enfants
• ...

Toutes les données présentes dans le dossier RH pourront être intégrées à vos formulaires.

De plus, la personnalisation du mail de bienvenue, vous permettra de lui communiquer des informations et documents qui lui permettront de préparer son arrivée :

• Lectures d'introduction au métier, à l'entreprise, ...,
• Documents à compléter et/ou à signer,
• Règlement intérieur,
• Liens vers des ressources externes,
• ...

Les listes de tâches

Une nouvelle arrivée nécessite aussi la mobilisation de nombreux collaborateurs et services : le manager, les membres de l'équipe, un parrain, les services généraux, informatique et RH, ... Ces différents acteurs auront à la fois comme rôle de garantir que les obligations légales sont toutes respectées et que l'intégration du collaborateur se passe dans les meilleures conditions.

Pour cela vous pourrez créer des tâches dédiées aux obligations légales :

Ces tâches légales peuvent être complétées par des tâches opérationnelles permettant de préparer l'arrivée du collaborateur dans les locaux.

Vous pourrez également ajouter des tâches assurant la bonne intégration du collaborateur dans son équipe et au sein de la société :

*Dans le paramétrage des tâches, vous aurez la possibilité de choisir un collaborateur spécifique qui sera par défaut responsable de cette tâche pour chaque procédure d'onboarding ; ou d'indiquer que le collaborateur affecté à la tâche sera à définir lors du lancement de la procédure.

Le changement de contrat

Le recrutement d'un collaborateur en CDI suite à un stage ou un CDD est fréquent, et implique certaines procédures légales spécifiques. 

Grâce au module d'onboarding vous pourrez, par exemple, créer une liste dédiée au passage d'un stage à un CDI :

Pour ces tâches, nous vous conseillons de mettre des dates relatives à la date de lancement de l'onboarding afin que leurs dates de référence ne soient pas celles du premier contrat.

Quant au mail de bienvenue, vous pourrez entièrement le personnaliser pour informer le collaborateur des implications de ce changement de contrat (droit à la mutuelle d'entreprise, à la prévoyance, accès au CSE, ...), tandis que le formulaire vous permettra de vous assurer que les informations du dossier RH sont à jour.

Le retour d'un collaborateur suite à une absence longue durée

Les cas particuliers des longues absences comme le congé parental, le congé sabbatique ou l'arrêt maladie longue durée, entrainent également des obligations légales que vous pourrez suivre à partir de listes de tâches spécifiques :

Dans cette situation, le mail de bienvenue vous permettra de souhaiter un bon retour au collaborateur, tandis que le formulaire assurera que les informations du dossier RH sont toujours à jour suite à cette longue absence.