COVID-19 : Gérer le déconfinement avec Figgo

Avant de commencer

La fin du confinement pose de nombreuses questions sur l'organisation du travail après une longue période d'activité partielle et/ou de télétravail.

Comme plusieurs de nos clients, nous avons décidé de prolonger le télétravail au delà de la fin du confinement, tout en permettant aux collaborateurs d'aller au bureau lorsque c'est nécessaire (accueil nouvel arrivant, difficultés à télétravailler etc.).

Dans cette situation, il est impératif de savoir quand les collaborateurs seront sur site afin de garantir les mesures d'hygiène.

Nous vous proposons ci-dessous d'utiliser Figgo pour suivre la présence au bureau. Le fonctionnement est très similaire au télétravail.

 

Gestion de la présence au bureau

Le plus simple est de créer un nouveau compte pour le suivi de ces "présences" particulières, dans Paramétrage > Comptes.

  • Déclarez bien tous les réglementaires (de vos différentes entités légales).
  • Le compte doit être disponible aux collaborateurs et nous recommandons une approbation par le manager si vous souhaitez encadrer strictement la présence.
  • Le suivi du solde n'est pas nécessaire (il n'y a pas de limite sur les jours de présence).

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  • Dans les paramètres avancés cochez bien le paramètre habituellement réservé au télétravail, que nous avons renommé pour l'occasion :

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Après la création, pensez à aller exclure ce type d'absence des exports paie.

Ce nouveau type d'absence devrait alors être instantanément disponible aux collaborateurs depuis la liste déroulante lors de la saisie d'une demande.

Si certains ne voient pas le compte, vérifiez bien qu'il est rattaché aux bons réglementaire. Il est aussi possible que vous ayez une restriction sur les comptes définie au niveau du rôle, à l'aide d'une liste de compte. Si c'est le cas, ajoutez simplement ce nouveau compte à la liste accessible aux collaborateurs.

Pensez à personnaliser la couleur de ce compte dans le module Paramétrage > Préférences > Légende. Il sera ainsi plus facile de distinguer la présence au bureau des autres absences.

Comment suivre la présence au bureau ?

Pour le suivi des jours de présence au bureau, vous pouvez utiliser :

  • le planning, pour une vue d'ensemble ;
  • un rapport, pour avoir un total par jour.

Voici la configuration recommandée, avec un rapport de type Statistiques.

  • Périodicité : quotidienne
  • Indicateur : Nombre de jours d'absence (uniquement)
  • Total : Général ou par département ou entité légale + masquer les lignes de détail pour n'avoir que les totaux
  • Filtre sur le compte de présence au bureau

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 Cela vous donne un rapport avec le nombre cumulé d'absence jour par jour.

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