Avant de commencer
L’objectif de cette évolution est de proposer un module ergonomique et fonctionnellement plus adapté aux nouvelles pratiques des utilisateurs. La synchronisation bancaire, la lecture automatique des justificatifs, ainsi que la collecte des factures ont permis d’automatiser la création de la majorité des dépenses. L’utilisateur est donc désormais plus dans une logique de vérification des dépenses créées automatiquement que dans une logique de saisie manuelle.
Fonctionnement
Un bandeau est visible au dessus de votre liste des dépenses Cleemy Notes de frais et permet d’accéder à la nouvelle interface. Bien entendu, vous pourrez revenir à l’interface actuelle à tout moment.
Ce nouveau module est destiné aux déclarants et facilite la saisie et la vérification des dépenses. La déclaration des notes de frais des collaborateurs a également été revu intégralement.
Liste des dépenses
La liste des dépenses a évolué visuellement pour faciliter la lecture des informations et l'identification des dépenses.
Dépense avec des invités 
Dépense avec Alerte
Dépense non remboursable 
Dépense avec commentaire
Vous pouvez désormais filtrer vos dépenses selon leur statut afin de faciliter leur traitement :
- Invalide : Dépense pour laquelle il manque un élément obligatoire ou qui présente une alerte bloquante. Ces dépenses ne peuvent pas être déclarées.
- À vérifier : Dépense créée automatiquement par Cleemy Notes de frais (via lecture automatique du justificatif, collecte de facture ou synchronisation bancaire) et qui n’a pas encore été ouverte et vérifiée par le collaborateur. Si la dépense remontée automatiquement est invalide, elle aura en priorité le statut invalide.
Formulaire d’une dépense
Le formulaire de dépense a également évolué afin de faciliter la saisie des dépenses. Voici quelques exemples:
- Saisie des frais kilométriques :
- Saisie des invités internes :
Pour terminer, il est désormais possible de créer une dépense même si l’utilisateur n’a pas encore toutes les informations obligatoires pour la soumettre à validation. Cette dépense sera alors considérée comme Invalide. Elle ne pourra pas être déclarée au sein d’une note de frais. On peut considérer cela comme un “brouillon” de dépense.
Lecture automatique des justificatif (OCR)
La lecture automatiquement des champs (OCR) est maintenant également disponible sur l'interface web (Lecture automatique). Un simple glisser-déposer permettra de créer automatiquement une nouvelle dépense.
Il est également possible d'importer un justificatif pour traitement automatique depuis le bouton d'action suivant:
Préparation et déclaration des notes de frais
La sélection des dépenses que le collaborateur souhaite déclarer permet de préparer ses note de frais
L’expérience de déclaration est enrichie d’un tableau récapitulatif des notes de frais en cours de préparation. Il met en avant les différentes notes de frais qui seront créées et permet de faciliter la compréhension du montant qui sera remboursé le collaborateur :
Grouper les dépenses
Certaines informations telles que le fournisseur et les analytiques (clients, projets) pouvaient être affichées dans la liste selon vos paramétrages. Ces éléments ne sont plus disponibles dans la nouvelle interface. Une notion de groupement des dépenses vient d'être lancée. Un collaborateur peut grouper visuellement les dépenses selon divers critères tels que le statut de la dépense, la nature, la période ou les analytiques.
Évolutions à venir
Ce nouveau module va s'enrichir par la suite de nouvelles fonctionnalités.
Mise en surbrillance des champs détectés par l’OCR
Afin de faciliter le contrôle des dépenses créées via la lecture automatique des justificatifs, les champs détectés automatiquement seront surlignés sur le justificatif. Ceci permettra à l’utilisateur d’identifier facilement la position de chaque information détectée.
Grouper les dépenses
Certaines informations telles que le fournisseur et les analytiques (clients, projets) pouvaient être affichées dans la liste selon vos paramétrages. Ces éléments ne sont plus disponibles dans la nouvelle interface. Une notion de groupement des dépenses est prévue dans une prochaine version pour répondre à ce besoin. Un collaborateur pourra grouper visuellement les dépenses selon divers critères tels que l nature, le fournisseur ou le client.