[Nouveautés] Evolution du module des dépenses

Avant de commencer

Cette nouvelle fonctionnalité fait l'objet d'un lancement en deux étapes. Une bêta publique démarrera le 6 mai 2020. Puis courant juin, cette nouvelle interface prendra la place de l'ancienne définitivement.

Nous vous invitions à nous faire part de vos remarques via ce formulaire Nouvelle interface Dépense.

L’objectif de cette évolution est de proposer un module ergonomique et fonctionnellement plus adapté aux nouvelles pratiques des utilisateurs. La synchronisation bancaire, la lecture automatique des justificatifs, ainsi que la collecte des factures ont permis d’automatiser la création de la majorité des dépenses. L’utilisateur est donc désormais plus dans une logique de vérification des dépenses créées automatiquement que dans une logique de saisie manuelle. 

Fonctionnement

Un bandeau est visible au dessus de votre liste des dépenses Cleemy et permet d’accéder à la nouvelle interface. Bien entendu, vous pourrez revenir à l’interface actuelle à tout moment. 

Ce nouveau module est destiné aux déclarants et facilite la saisie et la vérification des dépenses. La déclaration des notes de frais des collaborateurs a également été revu intégralement.

Liste des dépenses

La liste des dépenses a évolué visuellement pour faciliter la lecture des informations et l'identification des dépenses.

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mceclip1.png Dépense avec des invités                                                mceclip3.png Dépense avec Alerte

mceclip2.png Dépense non remboursable                                             mceclip4.png Dépense avec commentaire

               

Vous pouvez désormais filtrer vos dépenses selon leur statut afin de faciliter leur traitement :

  • Invalide : Dépense pour laquelle il manque un élément obligatoire ou qui présente une alerte bloquante. Ces dépenses ne peuvent pas être déclarées.
  • À vérifier : Dépense créée automatiquement par Cleemy (via lecture automatique du justificatif, collecte de facture ou synchronisation bancaire) et qui n’a pas encore été ouverte et vérifiée par le collaborateur. Si la dépense remontée automatiquement est invalide, elle aura en priorité le statut invalide.

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Formulaire d’une dépense

Le formulaire de dépense a également évolué afin de faciliter la saisie des dépenses. Voici quelques exemples: 

  • Saisie des frais kilométriques : 

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  • Saisie des invités internes :

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Pour terminer, il est désormais possible de créer une dépense même si l’utilisateur n’a pas encore toutes les informations obligatoires pour la soumettre à validation. Cette dépense sera alors considérée comme Invalide. Elle ne pourra pas être déclarée au sein d’une note de frais. On peut considérer cela comme un “brouillon” de dépense.

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Préparation et déclaration des notes de frais

La sélection des dépenses que le collaborateur souhaite déclarer permet de préparer ses note de frais

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L’expérience de déclaration est enrichie d’un tableau récapitulatif des notes de frais en cours de préparation. Il met en avant les différentes notes de frais qui seront créées et permet de faciliter la compréhension du montant qui sera remboursé le collaborateur : 

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Évolutions à venir

Ce nouveau module va s'enrichir par la suite de nouvelles fonctionnalités.

Lecture automatique des justificatif (OCR)

La lecture automatiquement des champs (OCR) est disponible uniquement sur mobile (Lecture automatique). Cette fonctionnalité sera prochainement disponible sur l'interface web de Cleemy (été 2020). Un simple glisser-déposer permettra de créer automatiquement une nouvelle dépense. 

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Mise en surbrillance des champs détectés par l’OCR

Afin de faciliter le contrôle des dépenses créées via la lecture automatique des justificatifs, les champs détectés automatiquement seront surlignés sur le justificatif. Ceci permettra à l’utilisateur d’identifier facilement la position de chaque information détectée.

Grouper les dépenses

Certaines informations telles que le fournisseur et les analytiques (clients, projets) pouvaient être affichées dans la liste selon vos paramétrages. Ces éléments ne sont plus disponibles dans la nouvelle interface. Une notion de groupement des dépenses est prévue dans une prochaine version pour répondre à ce besoin. Un collaborateur pourra grouper visuellement les dépenses selon divers critères tels que la nature, le fournisseur ou le client. 

Vos retours

Nous sommes en phase de finalisation de cette nouvelle interface. Vos commentaires nous sont précieux afin de développer et d'améliorer sans cesse nos produits. Nous vous invitons à nous faire part de vos remarques via ce formulaire Nouvelle interface Dépense.

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