FAQ - Gestion du chômage partiel avec Lucca

Avant de commencer

Fiche mise à jour le 22 avril 2020

Suite au webinaire du 10 avril sur le chômage partiel nous avons compilé ici les principales questions posées et leurs réponses.

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Pour voir ou revoir le webinaire dédié à la gestion du chômage partiel avec les solutions Lucca, cliquez sur ce lien : accéder au replay

Comment gérer le chômage partiel avec Figgo ?

Selon vos besoins de flexibilité et le nombre de collaborateurs concernés par le chômage partiel, nous vous recommandons l’une des deux approches suivantes :

Gestion du chômage partiel sans suivi du solde

Vous saisissez les jours de chômage partiel des collaborateurs, et suivez le cumul des jours posés avec un rapport statistique. Cette approche simple est adaptée s’il y a peu de modifications des jours de chômage partiel, ou si la population concernée n’est pas trop importante (<30 personnes).

Gestion du chômage partiel avec suivi du solde

Vous créditez le compte de chômage partiel avec le nombre de jours maximum à poser sur le mois (issu de l’enveloppe accordée par la Direccte). Vous déléguez ensuite la gestion aux managers, voire aux collaborateurs eux-mêmes. Ils ne peuvent pas poser plus de jours que ce qui leur a été crédité mais peuvent en modifier si besoin la planification. Grâce au solde en fin de mois, le manager peut savoir si la totalité des jours a été posée ou non. Les rapports statistiques et le solde permettent de suivre le volume global et de mesurer l’écart avec l’enveloppe accordée.

Tableau des compteurs

Dans les deux cas, le suivi est simplifié avec Figgo grâce à la vue d’ensemble sur le planning et aux rapports personnalisés sur le compte de chômage partiel.

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Comment gérer le chômage partiel en heures ?

La méthode la plus simple pour gérer le chômage partiel dans Figgo est d’utiliser un compte en jours, qui permet la pose par demi-journée au minimum. Vous aurez la possibilité de le convertir en heures à l'export si vous êtes dans un cas ou l'export est pertinent (voir question suivante).

Si vous avez des collaborateurs à moins de 3h30 de chômage partiel par jour, vous devez alors créer un compte en heures. Voir l'aide en ligne pour la création d'un compte

Il faut dans ce cas s’assurer que les collaborateurs en question ont bien un cycle de travail en heures ou horaires. Le cycle de travail définit la durée théorique de travail. Pour plus d’information sur la création et l’affectation des cycles de travail référez-vous à la fiche d’aide dédiée.

ATTENTION : Avant de modifier le cycle de travail d'un collaborateur il faut vérifier s'il n'est pas utilisateur de Timmi sinon cela pourrait modifier ses feuilles de temps et le calcul de ses heures supplémentaires !

Cycle-figgo-heures.png

Note : il n’est pas possible de créer un cycle de travail vierge qui pourrait être configuré par les collaborateurs.

Comment exporter le chômage partiel en paie ?

Figgo vous permet d’exporter le chômage partiel en paie de la même manière que les autres absences. Cependant, seules certaines situation permettent à Figgo de calculer le bon nombre d’heures à exporter :

  • En cas d’inactivité complète et de calcul à la semaine : vous pouvez exporter avec un taux de 1j = 7h, ce qui respecte le plafond de 35h par semaine. Avec un compte en heures, si le cycle de travail est bien sur 35h.
  • En cas d’inactivité partielle et de calcul à la semaine, pour des salariés à 35h ou des cadres au forfait jour : chaque journée peut être exportée au taux fixe de 7h/j.

Dans les autres situations il n’est pas possible de définir la valeur d’une journée car le calcul doit se faire à la semaine ou au mois, sans équivalence en jour :

  • En cas de calcul au mois (151,67h – heures travaillées)
  • En cas de calcul à la semaine pour des contrats > 35h (35h – heures travaillées)

Dans ce cas vous n’avez pas d’intérêt à exporter les absences vers la paie. Figgo vous aide sur la planification, et vous pouvez utiliser les rapports et saisir ensuite en paie avec les bons calculs.

Si vous exportez depuis Figgo vers la paie, le compte de chômage partiel doit être rattaché à une rubrique dans la configuration de l’export paie. Vous aurez besoin du code correspondant à ce type d’absence dans la paie pour configurer la rubrique dans Figgo.

Quels rapports utiliser pour suivre le chômage partiel ?

Le module de reporting de Figgo sera un atout indéniable dans le suivi de l’enveloppe allouée pour le chômage partiel.

Pour suivre le nombre d’heures ou de jours de chômage partiel par collaborateur, utilisez le rapport Évolution du solde.

  • Saissez la période souhaitée
  • Modifier les données du rapport pour ne garder que l’indicateur “Pris” (il faut enlever “Acquis”)
  • Ajouter un filtre sur le compte de chômage partiel
  • Ajoutez un total par département si pertinent

Vous obtiendrez le nombre de jours ou d’heures d’absence sur la période.

Figgo-webinaire-2-1536x363.png

Pour suivre le solde de chômage partiel, dans le cas ou vous utilisez un compte avec suivi du solde crédité en début de période, il suffit d’utiliser le même type de rapport et d’ajouter l’indicateur « Solde en fin de période  ».

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Tous les rapports sont téléchargeables en format CSV et Excel.

N’oubliez pas d’enregistrer votre rapport si vous souhaitez le réutiliser plus tard.

Comment faire si mes collaborateurs ont des contrats de 39h ?

Si les collaborateurs sont en chômage partiel total (aucun jour travaillé), alors la durée de chômage partiel indemnisable est de 35h par semaine. Dans ce cas, vous pouvez exporter 7h par jour vers la paie.

En revanche, si les collaborateurs travaillent un ou plusieurs jours dans la semaine, la durée de chômage partiel indemnisable est la différence entre la durée travaillée et 35h.

Exemple pour un collaborateur ayant un contrat de 39h par semaine (soit 7,8h par jour) : il travaille 3 jours et a 2 jours de chômage partiel. Durée travaillée = 3 x 7,8h = 23,4h. La durée de chômage partiel indemnisable au titre des 2 jours chômés est donc de 35 – 23,4 = 11,6h.

Il n’est pas possible d’exporter directement cette valeur de Figgo, car la durée n’est pas fixe pour chaque jour non travaillé, elle dépend du nombre d’heures travaillées dans la semaine.

Si vous êtes dans cette situation, nous vous recommandons de faire les calculs à part, à partir du rapport Figgo, ou bien en paie en exportant uniquement les jours d’absences depuis Figgo.

Référence et exemple : circulaire n°2013-12 du Ministère du travail (fiche 5).

Comment gérer le chômage partiel les jours fériés (lundi de Pâques par exemple) ?

Les jours fériés chômés ne sont pas éligibles à l’allocation chômage partiel. Mais ils sont déduits de la durée légale de travail (35h ou 151,67h) pour le calcul des heures indemnisées.

Un jour férié qui tombe sur une période de chômage partiel peut en principe être rémunéré au taux de l’activité partielle, mais cette pratique n’est pas recommandé par tous les gestionnaires de paie

Les jours fériés habituellement travaillés sont éligibles à l’allocation de chômage partiel.

S’il n’est pas travaillé, vous ne déclarez pas d’heure de chômage partiel ce jour-là.

Référence : circulaire n°2013-12 du Ministère du travail (fiche 5).

Comment gérer le chômage partiel des cadres en forfait jour ?

Les cadres au forfait sont éligibles au chômage partiel même sans fermeture de l’établissement, le dispositif a été assoupli dans le cadre du Covid-19. Vous pouvez donc leur affecter des journées ou demi-journées de chômage partiel.

Attention, il n’y a pas d’impact du chômage partiel sur les RTT des collaborateurs au forfait jour.

Le chômage partiel impacte-t-il l’acquisition des congés payés ?

Non, bien qu’étant une suspension de contrat, le chômage partiel n’a pas d’impact sur l’acquisition des congés payés. Les collaborateurs continuent d’acquérir les congés payés comme s’ils travaillaient.

Le chômage partiel impacte-t-il l’acquisition des RTT ?

Les jours de RTT calculés sur base d’un forfait jour ou d’un montant arbitraire ne sont pas impactés par le chômage partiel.

Les jours de RTT acquis grâce à une durée contractuelle de travail supérieurs à 35h sont impactés par le chômage partiel. Les journées de chômage partiel ne donnent pas lieu à RTT. Vous pouvez donc utiliser une règle de régularisation de type prorata dans Figgo si vous utilisez un compte de chômage partiel en jours.

Prérequis : créer une liste de compte Chômage partiel dans l’administration des comptes (Paramétrage > Comptes > Liste de compte), et y rattacher le compte de chômage partiel. Cette liste est nécessaire pour la configuration de la règle de régularisation. Il faut la sélectionner dans le champ « Les absences ayant un impact sur les droits acquis ».

Figgo-webinaire-3.png

Si vous utilisez un compte de chômage partiel en heures, vous pouvez créer une règle personnalisée (Autre règle) en utilisant la formule suivante :

 ( ([JO]) * 7 – [HA] ) / ( ([JO]) * 7 ) * [A]

Traduction :

(Nombre de jours ouvrés *7h- Nombre d’heures d’absence) / (Nombre de jours ouvrés *7h)*Acquisition du mois

Cela applique un prorata (Nombre d’heures travaillées / Nombre d’heures du mois) à l’acquisition.

Note : les jours fériés ne sont pas inclus dans les jours ouvrés. Pour le mois de mai 2020, vous pouvez utiliser la formule suivante pour les intégrer :

 ( ([JO] + 3) * 7 – [HA] ) / ( ([JO] + 3) * 7) * [A]

Pour plus d’informations sur la création des règles de régularisation des RTT, consultez la fiche d’aide.

Peut-on suspendre l’acquisition de RTT ?

Il est possible de suspendre l’acquisition de RTT en modifiant le profil d’acquisition des collaborateurs. Cette méthode n’est pas recommandée, car elle ne tient pas compte d’un changement en cours de mois et nécessite de modifier les profils. Nous recommandons d’utiliser une règle de régularisation des droits, voir question précédente.

Quel impact si je réalise ma paie en décalé (paie d’avril avec absences de mars) ?

Si vous faites la paie en décalé, vous pouvez au choix déclarer le chômage partiel sur le mois concerné ou en décalé. Il est plus simple de le traiter en décalé comme les absences si vous souhaitez tout avoir dans le même export Figgo.

Si vous souhaitez l’intégrer pour le mois de la paie, il faut demander un export spécifique pour le chômage partiel aux équipes de support Lucca, ou bien ne pas utiliser le module d’export paie et utiliser à la place le rapport. Cette dernière méthode n’est pas recommandée car vous n’aurez pas de gestion automatique des modifications. Si vous n’avez que peu de chômage partiel, cela peut néanmoins être suffisant.

Comment gérer la couleur des absences dans le planning Figgo ?

Les couleurs des comptes peuvent être modifiées dans le module Paramétrage > Préférences > Légende, et bientôt directement dans la configuration des comptes.

A quoi correspond le module « Gérer les jours chômés » ?

Le module Gérer les jours chômés permet de saisir des exceptions au cycle de travail.

Est-il possible de saisir le chômage partiel pour toute l’entreprise ou devons-nous saisir chaque absence individuellement ?

Il est possible de faire de la saisie collective. Attention, la saisie collective écrase les absences existantes sur la période. Dans certains cas il faut privilégier la saisie individuelle.

Existe-t-il des alertes indiquant que toutes les heures chômées du mois n’ont pas été totalement posées dans le mois ?

Non, il n’y a pas d’alerte. Vous pouvez utiliser un compte de chômage partiel avec suivi du solde, en créditant le compte de chaque collaborateur. De cette manière, avec un rapport sur le solde à la fin du mois vous pouvez instantanément savoir combien de jours n’ont pas été utilisés.

Comment gérer une équipe commerciale partiellement au chômage, ne travaillant pas plus que 30% sur la semaine, mais qui doit gérer des clients un peu tous les jours ?

La répartition des jours ou heures chômées dans la semaine doit être définie par l’entreprise. S’ils doivent travailler tous les jours, le plus adapté semble être d’avoir quelques heures chômées tous les jours, et donc de suivre avec un compte en heures. Si le taux d’activité est de 50%, vous pouvez placer tous les matins ou les après-midis en chômage partiel, avec un compte géré en jours.

Est-ce que la saisie d’un jour chômé dans Figgo est reportée automatiquement dans Timmi ?

Oui, dans tous les cas les jours ou heures de chômage partiel saisis dans Figgo remontent automatiquement dans les feuilles de temps de Timmi comme des absences.

Les collaborateurs peuvent-il poser des absences récurrentes ?

Non, la pose d’absence récurrente n’est possible que pour les administrateurs et les managers dans le module “Gestion du planning”.

Comment mettre en place le Niko-Niko pour le suivi du moral des équipes ?

Vous pouvez en faire la demande en remplissant le formulaire prévu à cet effet. Un consultant prendra rapidement contact avec vous.

Dans quel cas est-il préférable d’utiliser Timmi pour suivre le chômage partiel ?

Timmi Timesheet permet de calculer les heures indemnisées au titre du chômage partiel en retenant toutes les heures effectuées en-deçà de 35 heures hebdomadaires (ou l’horaire individuel des temps partiels) pour la population concernée.

Il s’agit cela dit d’un suivi a posteriori, sans planification et sans approbation a priori, et qui ne permet pas de limiter le chômage partiel à l’enveloppe maximale demandée auprès de la Direccte. C’est une solution qui place l’entière responsabilité de la gestion du chômage partiel entre les mains du salarié lui-même et donc plutôt réservée à des populations très autonomes. Dans les faits, la plupart de ces salariés seront des forfaits jours, pour lesquels, s’ils déclarent leurs temps en mode présence et unité jours, la gestion du chômage partiel devra donc être gérée dans Figgo vu qu’il n’est pas possible de signaler une journée non travaillée en mode présence et unité jours dans Timmi Timesheet. En mode activités, en revanche, cela ne pose pas de problèmes.

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