Avant de commencer

Si vous devez adapter la procédure d'Onboarding à chaque nouveau profil de collaborateur qui rejoint votre société, alors ne chercher plus vous êtes au bon endroit ! 

En configurant plusieurs modèles de mails de bienvenue, plusieurs formulaires et en créant différentes listes de tâches dans le module, vous pourrez sélectionner la configuration la plus adaptée pour accueillir votre prochain collaborateur. 

Ci-après, nous vous montrons comment fonctionne le module.

Si vous souhaitez des exemples ou des astuces, rendez-vous sur nos fiches complémentaires : Optimisez vos procédures d'onboarding : nouvelle embauche, changement de contrat, retour d'absence longue durée ...

Paramétrer et personnaliser vos modèles

Depuis le menu de navigation qui se présente à vous en cliquant sur le bouton Collaborateurs du banner, vous disposerez de deux interfaces :

Une interface de paramétrage

Collaborateurs > Paramétrage > Onboarding

efGG13neTg.png

L'interface de configuration se décompose en trois parties : 

Mails de bienvenue

Le mail de bienvenue est le mail envoyé sur l'adresse mail personnelle du futur collaborateur lors du lancement du onboarding. Ce mail contient le lien du formulaire de données RH et administratives qui vous serviront pour préparer son arrivée. Vous pouvez créer autant de modèles de mails que souhaités, et en définir un par défaut qui sera présélectionné lors du lancement du onboarding.

Formulaires

De la même façon que le mail de bienvenue, vous pouvez créer plusieurs formulaires de données afin d'adapter les informations à recueillir en fonction du profil du salarié. 

Listes de tâches

Lorsque vous lancez une procédure d'Onboarding, vous devez sélectionner une ou plusieurs listes de tâches qui devront être effectuées pour préparer l'arrivée du salarié. Vous devez d'abord créer les tâches avant de les ajouter à différentes listes.

Une tâche peut être rattachée à plusieurs listes. 

Une Interface pour gérer le lancement d'un Onboarding.

Collaborateurs > Onboarding

mceclip0.png

Cette interface vous permet de démarrer et de suivre chacun des process engagés avec vos futurs collaborateurs. 

Les procédures sont réparties dans plusieurs catégories : 

- A démarrer : correspond aux futurs collaborateurs ou récemment arrivés pour lesquels aucune procédure n'a été encore démarrée.
- En cours : correspond à toutes les procédures d'onboarding en cours, pour lesquelles le formulaire n'a pas été complété et/ou toutes les tâches n'ont pas été effectuées.
- A clôturer : le formulaire est complété, et toutes les tâches ont été réalisées. Il ne vous reste plus qu'à vous assurer que le collaborateur a bien été intégré, et clôturer son onboarding pour l'archiver.
- Archivés : cette catégorie vous permet de retrouver l'historique de toutes les procédures d'onboarding.

Les fonctionnalités à retenir 

Historique des procédures : Vous avez à tout moment la visibilité sur toutes les procédures qui ont été clôturées, interrompues ou encore annulées (non démarrées volontairement). 

Relancer un onboarding : Plusieurs situations peuvent vous demander de relancer un parcours d'onboarding pour un collaborateur : dans le cas d'un retour dans la société, changement d'établissement ou bien si vous avez interrompu par inadvertance une procédure en cours par exemple.

Il vous suffira simplement de taper son nom dans la barre de recherche, et de cliquer sur "Démarrer un nouvel onboarding". 

Ajouter des pièces jointes aux les mails de bienvenue : Vous pouvez joindre des documents dans les mails de bienvenue (documents à lire, à compléter ...). 

Responsable de tâche basé sur une donnée du dossier RH : Vous pouvez choisir une donnée personnalisée du dossier RH comme responsable de tâche (Responsable informatique, parrain ...). L'option est disponible s'il existe au moins une donnée personnalisée de type utilisateur dans votre dossier RH.

Nouvelles balises disponibles : Vous pouvez davantage personnaliser les mails de bienvenue et les tâches grâce à de nouvelles balises (département, intitulé de poste, manager ...).

Informations générales disponibles : Les informations générales sur le collaborateur sont disponibles à côté de son nom.

Contenu de la page

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 2 sur 2