[Nouveautés] Evolutions module d'onboarding

Avant de commencer

Cette nouvelle fonctionnalité fait l'objet d'un déploiement progressif sur le mois d'avril. Si vous souhaitez en bénéficier dès maintenant, veuillez contacter le support Lucca.

Le module évolue afin de vous permettre d'adapter la procédure d'onboarding au profil du nouveau collaborateur (entité légale, département, métier, statut ...). 

Vous pourrez ainsi configurer plusieurs modèles de mails de bienvenue, plusieurs formulaires et créer différentes listes de tâches. A chaque lancement d'onboarding, vous pourrez alors choisir la configuration la plus adaptée.

Cette fiche d'aide décrit le fonctionnement du nouveau module. Des exemples et astuces pour configurer vos modèles sont disponibles sur la fiche d'aide suivante : Optimisez vos procédures d'onboarding : nouvelle embauche, changement de contrat, retour d'absence longue durée ...

Fonctionnement

Nous avons adapté les interfaces actuelles pour accueillir cette nouveauté. Vous disposez à présent de deux interfaces : 

Configuration > Onboarding : 

Cette interface vous permet de configurer vos modèles que vous utiliserez ensuite dans les procédures d'onboarding de vos collaborateurs. Elle se décompose en trois parties : 

  1. Mails de bienvenue

    Le mail de bienvenue est le mail envoyé sur l'adresse mail personnelle du futur collaborateur lors du lancement du onboarding. Ce mail contient le lien du formulaire de données RH et administratives qui vous serviront pour préparer son arrivée.

    Vous pouvez créer autant de modèles de mails que souhaités, et en définir un par défaut qui sera présélectionné lors du lancement du onboarding.
  2. Formulaires

    De la même façon que le mail de bienvenue, vous pouvez créer plusieurs formulaires de données afin d'adapter les informations à recueillir en fonction du profil du salarié. 
  3. Listes de tâches

    Lorsque vous lancez une procédure d'onboarding, vous devez sélectionner une ou plusieurs listes de tâches qui devront être effectuées pour préparer l'arrivée du salarié. 
    Vous devez d'abord créer les tâches avant de les ajouter à différentes listes. 

    Une tâche peut être rattachée à plusieurs listes. 

Interface de gestion des procédures

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Cette interface vous permet de démarrer et suivre les procédures d'onboarding de vos collaborateurs.

Les procédures sont réparties dans plusieurs catégories : 

- A démarrer : correspond aux futurs collaborateurs ou récemment arrivés pour lesquels aucune procédure n'a été encore démarrée.
- En cours : correspond à toutes les procédures d'onboarding en cours, pour lesquelles le formulaire n'a pas été complété et/ou toutes les tâches n'ont pas été effectuées.
- A clôturer : le formulaire est complété, et toutes les tâches ont été réalisées. Il ne vous reste plus qu'à vous assurer que le collaborateur a bien été intégré, et clôturer son onboarding pour l'archiver.
- Archivés : cette catégorie vous permet de retrouver l'historique de toutes les procédures d'onboarding.

Evolutions mineures

Quelques évolutions mineures ont également été ajoutées : 

  • Historique des procédures : vous avez à présent la visibilité sur toutes les procédures qui ont été clôturées, interrompues ou encore annulées (non démarrées volontairement). 
  • Possibilité de relancer un onboarding : plusieurs situations vous imposent de relancer un onboarding pour un collaborateur : dans le cas d'un retour dans la société, changement d'entité légale ou bien si vous avez interrompu par inadvertance une procédure en cours. Il vous suffira simplement de taper son nom dans la barre de recherche, et de cliquer sur "Démarrer un nouvel onboarding". 
  • Ajouter des pièces jointes aux les mails de bienvenue : vous pouvez à présent joindre des documents dans les mails de bienvenue (documents à lire, à compléter ...). 
  • Responsable de tâche basé sur une donnée du dossier RH : vous pouvez à présent choisir une donnée personnalisée du dossier RH comme responsable de tâche (Responsable informatique, parrain ...). L'option est disponible s'il existe au moins une donnée personnalisée de type utilisateur dans votre dossier RH.
  • Nouvelles balises disponibles : vous pouvez davantage personnaliser les mails de bienvenue et les tâches grâce à de nouvelles balises (département, intitulé de poste, manager ...).
  • Informations générales disponibles : les informations générales sur le collaborateur sont disponibles à côté de son nom.

Migration vers le nouveau module

Aucun reparamétrage ne sera nécessaire de votre part. La configuration du onboarding sera reportée sur le nouveau module. Vous pourrez bien entendu l'adapter considérant les différentes améliorations. 

Toutes les procédures d'onboarding en cours seront également migrées vers le nouveau module et pourront être gérées depuis ce dernier. 

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