FAQ COVID-19 : Comment gérer les absences de mes salariés dans Figgo

Avant de commencer

Pour suivre les recommandations du gouvernement, vous pouvez enregistrer dans Figgo les motifs d'absence spécifiques à cette situation.

Vous trouverez ci-dessous nos conseils de paramétrage pour chacun de ces cas.

Gestion du télétravail

La fiche ci-après vous décrit comment simplifier la gestion du télétravail au sein de votre société en permettant aux salariés de faire leurs demandes en toute autonomie.

Le télétravail n'est en général pas exporté en paie ; pensez à bien rattacher le compte à la rubrique des absences à ne pas exporter, comme précisé dans la fiche.

Le compte de télétravail pourra être soumis à validation par le manager comme pour les autres demandes, ou bien être autovalidé.

 

Gestion l'arrêt de travail pour garde d'enfant

Pour les personnes qui doivent rester à domicile afin de garder leur enfant suite à la fermeture des établissements scolaires et de garde, le gouvernement prévoit la mise en place d'un arrêt de travail indemnisé.

Comme tout arrêt de travail, il s'agit d'une absence en jours calendaires, et vous devrez récupérer l'attestation du collaborateur. Voici comment nous recommandons de le paramétrer dans Figgo:

  1. Créer un nouveau compte, en suivant cette fiche si nécessaire
  2. Modifier l'unité du compte pour Jours calendaires
  3. Assurez-vous qu'il n'est pas disponible aux collaborateurs (Usage)
  4. Précisez que vous ne souhaitez pas en suivre le solde : il n'y a pas d'acquisition ou de plafond
  5. Indiquez éventuellement si vous souhaitez le considérer comme de l'absentéisme dans les rapports de Figgo
  6. Rattachez-le à la catégorie "Congés nécessitant un arrêt de travail" 

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Si vous préférez que les salariés en fassent eux-mêmes la demande, adaptez le paramétrage en unité (seuls les comptes ouvrés ou ouvrables sont disponibles aux collaborateurs) et en usage (disponible aux collaborateurs). Attention dans ce cas vous ne pourrez pas exporter les absences comme des arrêts de travail.

 

 

Gestion du chômage partiel

Le chômage partiel lui, pourra être enregistré comme une absence en jours ouvrés non disponible aux collaborateurs, et dont vous ne suivez pas le solde.

  1. Créer un nouveau compte, en suivant cette fiche si nécessaire
  2. Assurez-vous qu'il n'est pas disponible aux collaborateurs (Usage)
  3. Précisez que vous ne souhaitez pas en suivre le solde : il n'y a pas d'acquisition ou de plafond
  4. Indiquez éventuellement si vous souhaitez le considérer comme de l'absentéisme dans les rapports de Figgo

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Attention, le chômage partiel donne droit à l'acquisition de CP (C.T.Art. R5122-11) mais pas de RTT.
Vous pouvez donc ajouter ce nouveau compte dans la liste des absences impactant l'acquisition de RTT dans Compte > Gérer les listes de compte > Sélectionner puis Modifier la liste de compte qui regroupe les absences impactant l'acquisition de RTT si vous en avez déjà une (ou paramétrer une nouvelle liste de comptes puis créer une nouvelle règle de régularisation des droits acquis dans Figgo > Créditer/Débiter > Régulariser en suivant le process indiqué dans cette fiche )

Transmission des absences à la paie

Pensez à bien enregistrer dans votre paramétrage d'export paie comment vous souhaitez transmettre les absences en paie. Il vous faudra peut-être créer un nouveau code rubrique pour cela. Cette fiche vous expose comment procéder à ce paramétrage.

 

Enregistrement des absences des collaborateurs

Depuis Gérer le planning, vous pouvez enregistrer les absences d'un salarié ou d'un groupe de salariés.

Si vous avez bien paramétré les comptes sans suivi de solde, ces mouvements ne généreront pas d'alerte dans Figgo.

Paramétrages à éviter

On peut être tenté de modifier directement le planning des collaborateurs, en modifiant leur cycle de travail ou en renseignant des journées comme chômées dans Figgo. Ces modifications ne permettront pas de suivi du chômage, ni sa transmission à la paie.

Par ailleurs, si vous utilisez également notre solution Timmi de suivi des temps, plusieurs options s'offrent à vous ; rapprochez vous de votre support Lucca pour identifier la plus pertinente. Ne modifiez en aucun cas les cycles de travail des collaborateurs.

 

 

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