[SIRH&Paie] Gérer l'entrée d'un salarié

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca vendus dans le cadre de l'offre SIRH&Paie, cliquez ici pour en savoir plus.

Vous avez recruté un nouveau salarié, bravo ! Mais attention, il faut penser à l'inclure à la prochaine paie, : du onboarding à la saisie de la rémunération, on vous explique tout ici.

1- Lancez le onboarding du nouvel arrivant

Comme vous le savez, le onboarding permet de :

1- Déléguer la collecte des données RH au collaborateur lui-même

Le onboarding consiste d'abord à envoyer au futur salarié un mail, sur son adresse personnelle, avec le lien d'un formulaire qui contient un certain nombre de données à renseigner. 

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Certaines données sont utilisées pour créer l'utilisateur en paie et effectuer la DSN. Les voici : 

  • Données à caractère obligatoire : numéro de sécu + date de naissance + catégorie de nationalité + nationalité + pays de naissance + commune de naissance + situation familiale + adresse + code postal + ville + nombre de personnes à charge + nom de la banque + BIC + IBAN
  • Données non obligatoire : titre de séjour + complément adresse

2- Assigner et suivre les tâches liée à cette arrivée

Cet onboarding consiste ensuite à coordonner les différents intervenants via des tâches qui leur sont attribuées à des échéances précises.

Voici celle dédiée au gestionnaire paie : “Faire la DPAE et initialiser l'utilisateur dans le logiciel paie” à faire 8 jours avant la date de début de contrat du salarié. 

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La tâche n'est pas initialisée ? Nous vous recommandons de l'ajouter comme indiqué dans la fiche suivante :  Configurer l'onboarding

2- Mettez à jour les données de la section "Infos Paie"

Vous avez délégué la saisie d'une partie des données paie au futur salarié, il en reste encore quelques unes que vous devez compléter vous-mêmes. Elles sont liées au contrat du salarié et donc non accessibles à la modification pour ce dernier.

Pour cela, rendez-vous sur la section dédiée à la paie du dossier RH : 

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Pensez également à compléter la section "données applicatives" pour la correcte utilisation des logiciels lucca, cf capture : 

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3- Vérifiez la correcte avancée du onboarding

1- Le salarié doit avoir complété les données paie du formulaire

Vous avez déjà lancé le onboarding, il faut que vous vérifiez que le collaborateur ait complété le formulaire avant son arrivée effective dans l'entreprise. Pensez à le relancer si besoin. 

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2- Le gestionnaire paie doit avoir fait sa tâche 

Le gestionnaire paie reçoit une notification quotidienne pour lui rappeler d'effectuer la tâche : "Faire la DPAE et initialiser l'utilisateur dans Pégase". Une fois cette dernière effectuée, il ajoute l'accusé de réception sur le dossier RH sur collaborateur : 

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4- Indiquez les éléments de rémunération dans Poplee Rémunération

Vous avez bien complétée la fiche du collaborateur, pensez maintenant à indiquer ses rémunérations fixes (notamment le salaire brut) et éventuellement variables sur Poplee Rémunération :

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Bravo, vous avez passé le paramétrage nécessaire pour que le salarié soit correctement initialisé en paie. 

Pour la suite, voici les fiches que vous accompagneront sur les autres sujets paie : 

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