[SIRH&Paie] Gérer l'entrée d'un salarié

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca vendus dans le cadre de l'offre SIRH&Paie, cliquez ici pour en savoir plus.

Vous avez recruté un nouveau salarié, bravo ! Mais attention, il ne faudra pas l'oublier lors de la prochaine paie, du onboarding à la saisie de la rémunération, on vous explique tout ici ! 

1- Lancez le onboarding du nouvel arrivant

Comme vous le savez, le onboarding permet de :

1- Déléguer la collecte des données RH au collaborateur lui-même

Le futur salarié reçoit un mail sur son adresse personnelle avec le lien d'un formulaire qui contiendra un certain nombre de données à renseigner. 

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Certaines données le seront pour initialiser la fiche utilisateur sur le logiciel de votre prestataire paie, les voici : 

  • Données à caractère obligatoire : numéro de sécu + date de naissance + catégorie de nationalité + nationalité + pays de naissance + commune de naissance + situation familiale + adresse + complément adresse + code postal + ville + nombre de personnes à charge + nom de la banque + BIC + IBAN
  • Données non obligatoire : titre de séjour

2- Assigner et suivre les tâches liée à cette arrivée

L'accueil d'un nouveau collaborateur nécessite la coordination de nombreux intervenants, c'est une logistique avec un timing précis. Le module de onboarding vous permet de définir l'ensemble des tâches à réaliser pour assurer une bonne intégration des collaborateurs. 

Le gestionnaire paie n'est pas oublié, car une tâche lui est dédiée : “Faire la DPAE et initialiser l'utilisateur dans le logiciel paie” à faire un jour avant la date de début de contrat du salarié. Cf fiche d'aide : Configurer l'onboarding

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2- Mettez à jour les données de la section "Infos Paie"

Vous avez à compléter vous-même le reste des données présentes sur la section dédiée à la paie du dossier RH (comme le type de contrat, emploi, poste, etc). Elles vont en effet servir à l'initialisation des données de cet utilisateur sur le logiciel paie : 

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Pensez également à compléter la section "données applicatives" pour la correcte utilisation des logiciels lucca, cf capture : 

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3- Vérifiez la correcte avancée du onboarding

Avant l'arrivée du collaborateur, il faudra que vous fassiez une passe sur l'état du onboarding en cours : 

1- Le salarié doit avoir complété les données paie du formulaire

Pensez à relancer le salarié de temps en temps pour qu'il n'oublie aucune donnée !

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2- Le gestionnaire paie doit avoir fait sa tâche 

Le gestionnaire paie reçoit des notifications quotidiennes pour lui rappeler d'effectuer la tâche ; la confiance n'excluant pas le contrôle, pensez à lui envoyer un mail s'il n'a pas noté cette tâche comme effectuée à temps : 

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4- Complétez les EFP (Eléments Fixes de Rémunération) dans Poplee Rémunération

Une fois que la fiche du collaborateur est complétée, vous devez enregistrer le salaire et toutes les rémunérations fixes du collaborateur dans le module Poplee Rémunération, cf fiche d'aide : Ajout / modification / Suppression d’un élément fixe de paie (EFP)

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