[SIRH&Paie] Préparer sa paie mensuelle

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca vendus dans le cadre de l'offre SIRH&Paie, cliquez ici pour en savoir plus.

Chaque mois, le sujet de la paie revient, mais comment optimiser vos process tout en les sécurisant ?

Voici les actions que vous devez faire pour que votre gestionnaire paie ait les bonnes informations au moment de la production des salaires et bulletins de paie.

1- Vérifiez la bonne complétion du dossier RH Poplee

Pour commencer, il faut que les données utilisateurs soient bien renseignées dans la section dédiée à la paie. En effet, les données des salariés du dossier RH remontent automatiquement dans le logiciel de votre gestionnaire paie.

Pour vous en assurez, rendez-vous dans le module "données manquantes" de Poplee et complétez les données du dossier RH :

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Les données remontant automatiquement dans ce module sont celles qui ont été notées obligatoires dans la configuration Poplee comme indiqué ici : Créer ou modifier une section

Vous pouvez également déléguer la saisie de certaines données aux salariés eux-même via une campagne de mise à jour comme indiqué sur la fiche d'aide : Lancer une campagne de mise à jour

2- Vérifiez les absences sur Figgo

Seconde étape : les absences gérées sur Figgo. Pour que votre gestionnaire paie dispose de tous les éléments nécessaires, vous devez : 

1- Préciser le motif des absences à justifier (s'il y en a)

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2- Vous assurez que les absences du mois aient bien été approuvées en vous rendant dans le module d'export Figgo et en relançant les managers au besoin, cf captures ci-dessous : 

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Le fait de ne pas préciser le motif d'une absence à justifier, ou de ne pas approuver une absence, ne bloquera pas le traitement de la paie sur le mois. Ces absences seront automatiquement prises en comptes lors de la prochaine paie si vous les approuvez et/ou précisez le motif.

3- Vérifiez des éléments de rémunérations sur Poplee Rém

Ajouts des éléments de paie

Maintenant que vous avez contrôlé les données utilisateurs Poplee et les absences Figgo, vous devez vérifier que les nouveaux éléments fixes de paie et les éventuelles variables de paie ont bien été saisies et/ou actualisées sur Poplee Rémunération :

Arrêt sur les titres restaurant

Vous devez ajouter les montants mensuels des titres restaurant sur Poplee Rémunération afin qu'ils soient communiqués en paie. La démarche s'effectue en deux temps : 

1. Effectuez un rapport sur les titres restaurant : vous devez d'abord connaître le nombre acquis par chaque salarié. Pour cela, effectuez un rapport : 

  • soit sur Figgo via le module "titres restaurant"

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  • soit sur Cleemy via le module "invités interne" (qui comprend les absences Figgo)

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2. Convertissez les quantités en montant et indiquez les sur comme variable de paie : Il ne vous reste plus qu'à convertir les quantités en montant et à les indiquer comme variable de paie sur Poplee Rémunération.

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Pour information, un module dédié à la gestion des titres restaurant est en cours de conception chez Lucca, il sera disponible d'ici la fin de l'année ✌

4- (Optionnel) Vérification de la valorisation des heures supplémentaires sur Timmi

Dans le cas de l'utilisation du module de suivi des temps Timmi, vous devez :

1- Relancer les collaborateurs à la déclaration et à l'approbation des feuilles de temps sur la période paie

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2- Faire un contrôle de cohérence des heures supplémentaires valorisées sur Timmi

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5- (Optionnel) Export paie Cleemy

Les remboursements de frais effectués à vos salariés doivent figurer dans la DSN chaque mois, et par conséquent sur les bulletins de salaire.

Afin que votre gestionnaire de paie puisse récupérer les données correctement, vous devez :
1- Vous assurer que toutes les notes de frais déclarées aient été approuvées
2-  Contrôler ces notes de frais approuvées

Votre gestionnaire de paie se chargera de récupérer l'export paie :

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Le paiement de ces notes de frais dépend de ce qui a été décidé avec votre gestionnaire paie :        - Le paiement des notes de frais est intégré au salaire                                                                                                - Vous gérez les remboursements de manière autonome (via le module paiement de cleemy, ou via votre logiciel comptable)

6- Dernières vérifications et finalisation de la paie

Pour commencer la dernière phase, nous vous invitons à effectuer une dernière vérification via le module Prepapaie 

C'est fait ? Vous pouvez maintenant prévenir votre gestionnaire paie par mail que tout est ok. Voici une proposition de modèle ci-dessous : 

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Bonjour,

Je confirme que les différents éléments pour préparer la paie du mois sont à jour sur Lucca : 

- Sur Figgo : les absences à prendre en compte sont saisies et approuvées

- Sur Poplee Core RH : les données utilisateurs de la section dédiée à la paie sont à jour

- Sur Poplee Rémunération : les éléments fixes de paie sont actualisés, ainsi que les variables de paie saisies

- Sur Timmi (optionnel) : les heures supplémentaires sont prêtes à être exportées

- Sur Cleemy (optionnel) : les frais de sociétés qui doivent être pris en compte en DSN sont bien contrôlés

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Votre prestataire paie vous communique maintenant une première version des bulletins de salaire que vous devez vérifier et approuver.

C'est fait ? Super, votre gestionnaire paie vous communique le fichier SEPA contenant les ordres de virements de salaire, il ne vous reste plus qu'à l'importer sur votre interface bancaire pour payer les salariés.

Maintenant, votre gestionnaire paie distribue les bulletins de paie via Pagga, et vous envoie les bulletins des salariés qui n'ont pas opté pour la dématérialisation de la paie. Vous pourrez les imprimer et les distribuer manuellement.

 

 

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