[SIRH&Paie] Préparer sa paie mensuelle

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca vendus dans le cadre de l'offre SIRH&Paie, cliquez ici pour en savoir plus.

Chaque mois, le sujet de la paie revient, mais comment optimiser vos process tout en les sécurisant ?

Voici les actions que vous devez faire pour que votre gestionnaire paie ait les bonnes informations au moment de la production des salaires et bulletins de paie.

1- Vérifiez la bonne complétion du dossiers RH des salariés

Pour commencer, il faut que les données utilisateurs soient bien renseignées ! En effet, les données des salariés du dossier RH remontent automatiquement dans le logiciel de votre gestionnaire paie.

Pour vous en assurez, rendez-vous dans le module "données manquantes" de Poplee et complétez les données du dossiers RH :

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Les données remontant automatiquement dans ce module sont celles qui ont été notées obligatoires dans la configuration Poplee, cf fiche d'aide : Créer ou modifier une section

Vous pouvez également déléguer la saisie de certaines données aux salariés eux-même via une campagne de mise à jour, cf fiche d'aide : Lancer une campagne de mise à jour

2- Vérifiez les absences sur Figgo

Seconde étape : les absences gérées sur Figgo. Pour que votre gestionnaire paie dispose de tous les éléments nécessaires, vous devez : 

1- Préciser le motif des absences à justifier (s'il y en a)

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2- Vous assurer que les absences du mois aient bien été validées en vous rendant dans le module d'export Figgo et en relançant les managers au besoin, cf captures ci-dessous : 

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Le fait de ne pas préciser le motif d'une absence à justifier, ou de ne pas valider une absence, ne bloquera pas le traitement de la paie sur le mois. Ces absences seront automatiquement prises en comptes lors de la prochaine paie si vous les validez et/ou précisez le motif.

3- Vérifiez des éléments de rémunérations sur Poplee Rém

Maintenant que vous avez contrôlé les données utilisateurs Poplee et les absences Figgo, vous devez vérifier que les nouveaux éléments fixes de paie et les éventuelles variables de paie ont bien été saisies et/ou actualisées sur Poplee Rémunération :

Votre gestionnaire paie se rendra en fin de mois sur le logiciel pour exporter les données. N'hésitez pas à vous rendre dessus pour consulter les historiques d'export :

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4- (Optionnel) Vérification de la valorisation des heures supplémentaires sur Timmi

Dans le cas de l'utilisation du module de suivi des temps Timmi, vous devez :

1- Relancer les collaborateurs à la déclaration et à la validation des feuilles de temps sur la période paie

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2- Faire un contrôle de cohérence des heures supplémentaires valorisées sur Timmi

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5- (Optionnel) Export paie Cleemy

Les remboursements de frais effectués à vos salariés doivent figurer dans la DSN chaque mois, et par conséquent sur les bulletins de salaire.

Afin que votre gestionnaire de paie puisse récupérer les données correctement, vous devez :
1- Vous assurer que toutes les notes de frais déclarées aient été validées
2-  Contrôler ces notes de frais validées

Votre gestionnaire de paie se chargera de récupérer l'export paie :

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Le paiement de ces notes de frais dépend de ce qui a été décidé avec votre gestionnaire paie : 
  • Le paiement des notes de frais est intégré au salaire
  • Vous gérez les remboursements de manière autonome (via le module paiement de cleemy, ou via votre logiciel comptable)

6- Dernières vérifications et finalisation de la paie

Pour commencer la dernière phase, nous vous invitons à effectuer une dernière vérification via le module Prepapaie 

C'est fait ? Vous pouvez maintenant prévenir votre gestionnaire paie par mail que tout est ok. Voici une proposition de modèle ci-dessous : 

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Bonjour,

Je confirme que les différents éléments pour préparer la paie du mois sont à jour sur Lucca : 

- Sur Figgo : les absences à prendre en compte sont saisies et validées

- Sur Poplee Core RH : les données utilisateurs de la section dédiée à la paie sont à jour

- Sur Poplee Rémunération : les éléments fixes de paie sont actualisés, ainsi que les variables de paie saisies

- Sur Timmi (optionnel) : les heures supplémentaires sont prêtes à être exportées

- Sur Cleemy (optionnel) : les frais de sociétés qui doivent être pris en compte en DSN sont bien contrôlés

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Votre prestataire paie vous communique maintenant une première version des bulletins de salaire que vous devez vérifier et valider.

C'est fait ? Super, votre gestionnaire paie vous communique le fichier SEPA contenant les ordres de virements de salaire, il ne vous reste plus qu'à l'importer sur votre interface bancaire pour payer les salariés.

Maintenant, votre gestionnaire paie distribue les bulletins de paie via Pagga, et vous envoie les bulletins des salariés qui n'ont pas opté pour la dématérialisation de la paie. Vous pourrez les imprimer et les distribuer manuellement.

 

 

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