[Externalisation étendue] Préparer sa paie mensuelle

Cette page s'adresse aux administrateurs des logiciels Lucca vendus dans le cadre de l'offre Lucca pour Paie, cliquez ici pour en savoir plus.

Chaque mois, le sujet de la paie revient, mais comment optimiser vos process tout en les sécurisant ?

Voici les actions que vous devez faire pour que votre gestionnaire paie ait les bonnes informations au moment de la production des salaires et bulletins de paie.

1- Vérifiez la bonne complétion du dossier RH Poplee

Pour commencer, il faut que les données utilisateurs soient bien renseignées dans la section dédiée à la paie. En effet, les données des salariés du dossier RH remontent automatiquement dans le logiciel de votre gestionnaire paie.

Pour vous en assurer, rendez-vous dans le module "données manquantes" de Poplee et complétez les données du dossier RH :

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Les données remontant automatiquement dans ce module sont celles qui ont été notées obligatoires dans la configuration Poplee comme indiqué ici : Créer ou modifier une section

Vous pouvez également déléguer la saisie de certaines données aux salariés eux-même via une campagne de mise à jour comme indiqué sur la fiche d'aide : Lancer une campagne de mise à jour

2- Vérifiez les absences sur Timmi Absences

Seconde étape : les absences gérées sur Timmi Absences. Pour que votre gestionnaire paie dispose de tous les éléments nécessaires, vous devez : 

1- Préciser le motif des absences à justifier (s'il y en a)

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2- Vous assurer que les absences du mois aient bien été approuvées en vous rendant dans le module d'export Timmi Absences et en relançant les managers au besoin, cf captures ci-dessous : 

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Le fait de ne pas préciser le motif d'une absence à justifier, ou de ne pas approuver une absence, ne bloquera pas le traitement de la paie sur le mois. Ces absences seront automatiquement prises en comptes lors de la prochaine paie si vous les approuvez et/ou précisez le motif.

3- Vérifiez des éléments de rémunérations sur Pagga Rémunération

Ajouts des éléments de paie

Maintenant que vous avez contrôlé les données utilisateurs Poplee et les absences Timmi Absences, vous devez vérifier que les nouveaux éléments fixes de paie et les éventuelles variables de paie ont bien été saisis et/ou actualisés sur Pagga Rémunération :

Arrêt sur les titres-restaurant

Vous pouvez utiliser l' Pagga Titres-restaurant (elle est gratuite) en pensant bien à effectuer le paramétrage d'envoi des données en quantité sur la nature Pagga Rémunération pour qu'elle soit ensuite envoyée en paie via l'export.

4- (Optionnel) Vérification de la valorisation des heures supplémentaires sur Timmi Temps

Dans le cas de l'utilisation du module de suivi des temps Timmi Temps, vous devez :

1- Relancer les collaborateurs à la déclaration et à l'approbation des feuilles de temps sur la période paie

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2- Faire un contrôle de cohérence des heures supplémentaires valorisées sur Timmi Temps

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5- (Optionnel) Export paie Cleemy Notes de frais

Les remboursements de frais effectués à vos salariés doivent figurer dans la DSN chaque mois, et par conséquent sur les bulletins de salaire.

Afin que votre gestionnaire de paie puisse récupérer les données correctement, vous devez :
1- Vous assurer que toutes les notes de frais déclarées aient été approuvées
2-  Contrôler ces notes de frais approuvées                                                                                                      3- Effectuer un export comptable (qu'il faudra bien penser à intégrer en comptabilité bien sûr)  

Votre gestionnaire de paie se chargera de récupérer l'export paie :

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Le paiement de ces notes de frais dépend de ce qui a été décidé avec votre gestionnaire paie :        - Le paiement des notes de frais est intégré au salaire                                                                                                - Vous gérez les remboursements de manière autonome (via le module paiement de Cleemy Notes de frais, ou via votre logiciel comptable)
L'export paie est actuellement utilisable uniquement dans le cas où vous n'avez pas de cartes anytime dans votre entreprise.

6- Dernières vérifications et finalisation de la paie

Pour commencer la dernière phase, nous vous invitons à effectuer une dernière vérification via le module Pagga Assistant paie.
Générez vos exports et indiquez l'action comme réalisée pour chacune des solutions concernées.

Dans l'onglet "Tableau de bord", clôturez la préparation. Vous aurez la possibilité de saisir un message personnalisé à vos gestionnaires de paie et déposer des fichiers complémentaires issus d’outils externes à Lucca. Cliquez ensuite sur "Clôturer et notifier". Cette action va permettre d'envoyer directement au gestionnaire paie les fichiers d'exports que vous avez générés.

Voici, ci-dessous, une proposition de message que vous pouvez laisser au gestionnaire paie via la notification de Pagga Assistant Paie

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Bonjour,

Je confirme que les différents éléments pour préparer la paie du mois sont à jour sur Lucca : 

- Sur Timmi Absences : les absences à prendre en compte sont saisies et approuvées

- Sur Poplee Socle RH : les données utilisateurs de la section dédiée à la paie sont à jour

- Sur Pagga Rémunération : les éléments fixes de paie sont actualisés, ainsi que les variables de paie saisies

- Sur Timmi Temps (optionnel) : les heures supplémentaires sont prêtes à être exportées

- Sur Cleemy Notes de frais (optionnel) : les frais de sociétés qui doivent être pris en compte en DSN sont bien contrôlés

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Votre prestataire paie vous communique maintenant une première version des bulletins de salaire que vous devez vérifier et approuver.

C'est fait ? Super, votre gestionnaire paie vous communique le fichier SEPA contenant les ordres de virements de salaire, il ne vous reste plus qu'à l'importer sur votre interface bancaire pour payer les salariés.

Maintenant, votre gestionnaire paie distribue les bulletins de paie via Pagga Bulletin de paie, et vous envoie les bulletins des salariés qui n'ont pas opté pour la dématérialisation de la paie. Vous pourrez les imprimer et les distribuer manuellement.

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Bravo, vous avez fait le nécessaire pour gérer la paie sur le mois. Voici les fiches que vous accompagneront sur la gestion des différents événements paie : 

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