Les notifications et mails envoyées par Poplee Entretiens

Avant de commencer

Vous trouverez ci-dessous des exemples d'e-mails de notification reçus par l'utilisateur et par son manager, en fonction des cas de figure concernés :

Notifications liées aux entretiens

Rôle collaborateur

1. Au lancement d'une campagne
Lorsqu'une campagne est lancée avec une action requise par le collaborateur évalué, celui-ci reçoit le message qui a été personnalisé dans l'onglet "Notifications" de la configuration de campagne. Par défaut, le texte est le suivant :

2. A l'ajout dans une campagne en cours 
Lorsqu'un collaborateur est ajouté dans une campagne en cours, il reçoit un email standard de Poplee Entretiens :

3. Pour un entretien à valider
Lorsque le responsable d'entretien a réalisé un entretien, le collaborateur évalué reçoit cette notification pour valider son entretien :

4. Entretien validé
Lorsque le collaborateur évalué a validé son entretien, il reçoit cette notification :

5. Mail de relance automatique : le jour de la date limite de l'étape si non réalisée
Ce mail de relance automatique est envoyé aux environ de 8h00 du matin uniquement le jour de la date limite de l'étape si celle-ci est en retard. Il n'y a pas d'autres relances les jours suivants. Cela ne concerne que l'étape de préparation ou de réalisation de l'entretien (mais pas l'étape d'approbation ou de validation). 

6. Mail de demande d'avis
Lorsqu'un responsable d'entretien sollicite l'avis d'un collaborateur, ce collaborateur reçoit cette notification :

Lorsque le collaborateur évalué peut lui même demander des avis à son sujet, voici le mail envoyé au contributeur d'avis:

7. Refus du bilan d'un entretien

Lorsqu'un collaborateur refuse le bilan de son entretien, le collaborateur supervisé, le responsable d'entretien et le responsable de campagne seront notifiés. Une fois un terrain d'entente trouvé, m'administrateur RH pourra faire revenir en arrière l'entretien pour que son contenu soit changé.

Rôle Manager ou Responsable d'entretien

1. Au lancement d'une campagne
Lorsqu'une campagne est lancée avec une action requise par le responsable d'entretien, celui-ci reçoit le message qui a été personnalisé dans l'onglet "Notifications" de la configuration de campagne. Par défaut, le texte est le suivant :

2. A l'ajout dans une campagne en cours
Lorsqu'un entretien est ajouté dans une campagne en cours, le responsable d'entretien reçoit un email standard Poplee Entretiens : 

3. Préparation d'entretien terminée
Lorsque le collaborateur termine sa préparation et la partage au responsable d'entretien, ce dernier reçoit la notification suivante :

4. Mail de relance automatique : le jour de la date limite de l'étape si non réalisée
Ce mail de relance automatique est envoyé aux environ de 8h00 du matin uniquement le jour de la date limite de l'étape si celle-ci est en retard. Il n'y a pas d'autres relances les jours suivants. Cela ne concerne que l'étape de préparation ou de réalisation de l'entretien (mais pas l'étape d'approbation ou de validation). 

5. Refus du bilan d'un entretien

Lorsqu'un collaborateur refuse le bilan de son entretien, le collaborateur supervisé, le responsable d'entretien et le responsable de campagne seront notifiés. Une fois un terrain d'entente trouvé, m'administrateur RH pourra faire revenir en arrière l'entretien pour que son contenu soit changé.

Rôle Responsable de campagne

Commentaire RH
Lorsqu'un responsable d'entretien rédige un commentaire RH depuis un formulaire d'entretien, le responsable de campagne reçoit le message suivant :

Refus du bilan d'un entretien

Lorsqu'un collaborateur refuse le bilan de son entretien, le collaborateur supervisé, le responsable d'entretien et le responsable de campagne seront notifiés. Une fois un terrain d'entente trouvé, m'administrateur RH pourra faire revenir en arrière l'entretien pour que son contenu soit changé.

Notifications liées aux objectifs

Seule la notification liée au changement de statut de l'objectif n'est pas paramétrable et est envoyée au collaborateur et au manager :

Les autres notifications vont être envoyées selon le paramétrage choisi dans la solution :

1. Proposition d’un objectif en attente de confirmation
Lorsque le collaborateur propose un objectif en attente de confirmation, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

2. Confirmation d'un objectif
Lorsque l'objectif d'un collaborateur est confirmé, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

3. Passage d’un objectif à 100 % ou plus

Lorsque l'objectif d'un collaborateur est passé à 100% ou plus, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

4. Modification du titre ou de la période d’un objectif
Lorsque le titre ou la période d'un objectif est modifié, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

5. Suppression d’un objectif
Lorsque l'objectif d'un collaborateur est supprimé, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

6. Ajout d'un commentaire à un objectif

Lorsqu'un commentaire est ajouté à l'objectif d'un collaborateur, ce collaborateur et/ou son manager reçoit la notification suivante :

7. Modification d'un objectif

Lorsqu'un objectif n'a pas été modifié depuis X jours par le collaborateur ou tout autre personne, le collaborateur reçoit la notification suivante pour le mettre à jour :

Mails liés aux campagnes d'entretien

Lors de l'avancée d'une campagne d'entretien, plusieurs emails vont être émis par votre plateforme Lucca. 

Les différents types de notification

Le tableau ci-dessous récapitule les autres envois d'emails, par configuration de campagnes.

• Campagne avec préparation et approbation requises :

• Campagne sans préparation, mais approbation requise :

• Campagne sans préparation ni approbation :

Les réserves sont notifiées au responsable d'entretien et au responsable de campagne.
Les alertes sont notifiées au responsable de campagne, mais restent visibles pour le collaborateur et le responsable d'entretien dans le bilan d'entretien.