Mettre à jour le dossier RH avec une campagne d'entretiens

Avant de commencer

Si vous êtes client de la solution Poplee Core RH, vous y enregistrez nombre d'informations RH dans le dossier dématérialisé de vos collaborateurs.

Il peut arriver que vous vouliez interroger les salariés sur un sujet. Vous pouvez pour cela créer une nouvelle donnée sur ce point.

S'il s'agit d'une information administrative par exemple, vous pourrez demander aux collaborateurs de compléter cette nouvelle donnée grâce à une campagne de mise à jour (cette fiche vous explique comment configurer une campagne de mise à jour des données du dossier RH).

En revanche, s'il s'agit d'une information qui doit être discutée dans le cadre d'un entretien, il est possible si vous avez la solution Poplee Entretiens & Objectifs d'intégrer une donnée du dossier RH dans un formulaire de campagne d'entretiens, afin de récolter l'avis du collaborateur sur ce sujet lors de son éventuelle préparation, et/ou d'en discuter avec le manager-évaluateur.

Cette fiche a pour but de vous expliquer comment paramétrer ce type de question reposant sur une donnée du dossier RH dans un formulaire d'entretien de Poplee Entretiens & Objectifs.

Comment obtenir ce type de question dans mes formulaires ?

Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire d'avoir l'application Poplee Core RH déployée sur votre plateforme Lucca. Votre dossier RH doit être configuré de manière à avoir les données souhaitées sous format liste simple ou texte. Les permissions associées à ces données doivent aussi être accessibles en modification pour les managers, a minima.

Quand puis-je utiliser la mise à jour via l'entretien ?

Cette fonctionnalité est utile pour tous les besoins de collecte et stockage d'information concernant par exemple les demandes de mutation, ou les souhaits de formation. 

En revanche, cela ne sera efficace que pour la collecte, et non le suivi approfondi des demandes de formation ou tout autre processus nécessitant relances et notifications.

Toutefois, la possibilité d'appeler des données de type texte ou liste simple dans un formulaire d'entretiens ouvrent de nombreuses pistes pratiques pour éviter des ressaisies dans le dossier RH.

Comment fonctionne la question "Donnée du dossier RH" ?

Dans l'onglet "Formulaire" de la configuration d'une campagne, choisissez "Donnée du dossier RH" dans le menu déroulant des types de questions. Les données du dossier RH s'affichent : vous pouvez en sélectionner une. Seules les données texte et liste simple sont disponibles pour le moment. 

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Le collaborateur évalué pourra consulter la donnée de son dossier RH, en proposer une nouvelle. Le responsable d'entretien pourra confirmer sa mise à jour ou proposer une nouvelle donnée. Celle-ci sera automatiquement mise à jour dans le dossier RH à la fin de l'entretien

Pour que tout cela fonctionne correctement, quelques vérifications sont préconisées :

Que dois-je vérifier avant de lancer ma campagne ?

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Si besoin, utilisez le module de rapports depuis l'onglet Collaborateurs, pour voir ce qui a déjà été rempli sur les données concernées : attention ! le formulaire ne peut afficher que les données "texte" et "liste simple" pour le moment.

Si les rôles ne sont pas correctement paramétrés, des messages seront affichés dans les onglets de configuration de campagne et le lancement sera bloqué. 

Que voient les collaborateurs et les managers dans leurs formulaires ?

Le fonctionnement est transparent. Si les collaborateurs ont accès en consultation, ils verront les données correspondantes. Si non, ils pourront tout de même répondre à leur formulaire. Aucun blocage ne sera fait lors de l'entretien.

Vue Collaborateur

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Vue Responsable d'entretien

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Que faire en cas de changement de rôles en cours de campagne ?

Vous serez guidé et alerté dans l'outil pour éviter les erreurs : 

- au début de la configuration, lors de l'ajout de la population, avec une alerte sur les permissions manquantes

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- en cours de campagne, avec un suivi détaillé des données non mises à jour et des liens vers les dossiers RH pour modifier le cas échéant

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