[Nouveauté] L'approbation et les détails d'absence dans Figgo font peau neuve

Avant de commencer

Cet article concerne la nouvelle interface d'approbation Figgo, dont la mise en place se fait progressivement à partir de mars 2020 chez tous les clients. Que votre environnement soit déjà migré ou non, vous trouverez ici les informations à connaître sur le périmètre du chantier.

Quelles sont les principales évolutions et qui en bénéficie ?

Tous les utilisateurs Figgo sont concernés : les administrateurs, les managers et les collaborateurs.

Les administrateurs et gestionnaires peuvent désormais gérer toutes les actions sur les demandes dans une seule interface :

  • relancer les approbateurs
  • transférer une demande vers un nouvel approbateur 
  • approuver / refuser / demander des précisions

Sur ce dernier point, les managers - et approbateurs de congés - disposent d'une nouvelle interface, repensée pour un traitement à la chaîne, avec plus de détails sur chaque demande.

Un approbateur dispose de 5 manières d'approuver une demande : 

  • depuis le module "Approbation" dans Figgo
  • depuis l'application mobile
  • depuis le lien dans l'email de notification
  • depuis le module "Consulter le planning", en affichant le détail de l'absence
  • [nouveauté] depuis le calendrier de la page "Demande d'absence" du collaborateur

Les collaborateurs bénéficient d'une évolution des fenêtres de détail dans "Demande d'absence" et "Planning". Comme auparavant, ils peuvent y consulter le détail de leurs absences (commentaires, étapes d'approbation, etc.). La nouveauté réside dans le relooking et l'harmonisation de ces fenêtres : depuis "Planning", il est désormais possible de demander l'annulation d'une absence et de joindre un justificatif (comme c'était déjà le cas dans "Demande d'absence").

Enfin, le design des emails de notifications envoyés dans le cadre de l'approbation a été revu pour mettre en relief les informations clés.

Fonctionnalités de l'interface d'approbation

Vous pouvez unitairement Approuver ou Refuser depuis le détail de la demande. Le bouton "..." donne accès aux actions complémentaires : demander des précisions au collaborateur et, si vos droits le permettent, relancer l'approbateur, ou transférer la demande.

 

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En sélectionnant au moins deux demandes, vous accédez aux actions multiples disponibles : approuver, et selon vos droits, relancer les approbateurs ou transférer les demandes. 

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Vous trouverez en priorité toutes les demandes à approuver par vous-même, dont les demandes d'annulation, triées par ordre d'urgence - date de début d'absence. Si vous avez accès aux demandes d'autres approbateurs, celles-ci apparaissent dans un onglet séparé et groupées par approbateur.

Vous pouvez également filtrer les demandes en fonction des demandes, approbateurs ou des alertes en cliquant sur l'icône des filtres.

Détails d'une absence dans les plannings

Si vos permissions le permettent, au clic sur une absence dans "Demande d'absence" ou dans "Planning", une fenêtre de détail s'affiche. Ces fenêtres ont été relookées pour s'aligner sur le rendu du détail dans l'interface d'approbation.

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Choix d'approbateur lors d'une demande

Si vous avez mis en place le choix de l'approbateur au moment de la demande, pas d'inquiétude la fonctionnalité est toujours là. Un changement néanmoins : le choix de l'approbateur ne modifie plus les données "Manager" et "Deuxième approbateur" dans la fiche utilisateur. Le choix ne concerne dorénavant que la demande effectuée par le collaborateur.

FAQ

Avez-vous prévu d'autres évolutions sur l'approbation ?

Grâce à cette refonte, nous permettrons prochainement de personnaliser davantage le workflow, notamment pour définir plus de deux niveaux d'approbation.

Qu'en est-il du mécanisme de délégation ?

Aucun impact. Le mécanisme continue de fonctionner comme actuellement, lorsque l'approbateur a activé la délégation pendant ses congés, sur une période spécifique, ou permanente.

Je n'ai pas encore la nouvelle interface, quand sera-t-elle activée chez nous ? 

Très bientôt ! L'ensemble du parc clients est migré progressivement entre mi-mars et juin 2020. 

 

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