Gérer les échéances de facturation d'un projet

Avant de commencer

Il est désormais possible de gérer des échéances de facturation sur vos projets facturables, afin de confirmer au fil de l'eau les montants à facturer.

Les responsables de projet ont deux responsabilités :

  • Confirmer les échéances dues ou les repousser.
  • S'assurer que le prix de vente du projet, et donc l'échéancier, soit à jour, en cas d'annulation ou d'ajout de prestations.

Cette fiche d'aide explique comment gérer les échéances de facturation d'un projet.

N.B. : Pour paramétrer les accès aux modules de facturation, rendez-vous dans la roue crantée en haut à droite > Rôles, ou demandez de l'aide au support.

Sommaire :

Ajouter une échéance

 Pour créer des échéances de facturation, ouvrez le projet concerné depuis Timmi Project > Projets,  allez dans l'onglet Facturation, et cliquez sur Ajouter une échéance.

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Donnez un nom à l'échéance, sélectionnez une date, indiquez le montant à facturer, et enregistrez.

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Ajoutez autant d'échéances que nécessaire.

Confirmer une échéance

Le responsable de projet doit confirmer ou repousser les échéances de facturation au fur et à mesure que le projet avance.

Confirmer via le projet

Lorsqu'une échéance due n'est pas confirmée, une alerte apparaît dans l'onglet Facturation du projet. Cette alerte est signalée par une pastille orange à côte du titre de l'onglet.

Cliquez sur le bouton Confirmer l'échéance pour confirmer que l'échéance peut être facturée. 

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Confirmer via les reminders

Les échéances dues non confirmées apparaissent également dans les reminders Lucca, visibles dans le carré jaune en haut à droite. Vous pouvez les confirmer depuis le lien Confirmer en un clic.

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Décaler une échéance

Pour décaler une échéance, cliquez sur les trois points en bas à droite, puis sur Modifier.

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Modifiez la date de l'échéance, puis enregistrez.

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Modifier l'échéancier

En cas d'annulation ou d'ajout d'une prestation, il faut penser à :

  • mettre à jour le prix de vente du projet en conséquence (déduction ou ajout de la part concernée)
  • mettre à jour l'échéancier afin que le montant total des échéances soit égal au prix de vente du projet

En cas d'écart entre le montant total des échéances et le prix de vente, une alerte apparaît dans l'onglet Facturation.

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Pour modifier ou supprimer une échéance, cliquez sur les trois points en bas à droite de l'échéance, puis cliquez sur l'action désirée.

N.B. : Si les échéances ont déjà été facturées au client alors qu'une partie est annulée, il faut créer une échéance négative (avoir) pour rembourser le client de la part annulée.

Mise en place d'un échéancier de facturation par défaut

Si vous avez les mêmes échéances de facturation pour vos différents projets au forfait. Vous pouvez mettre en place un échéancier par défaut.
Pour cela, direction l'onglet Paramétrage > Echéancier :

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Cela vous évite de créer des échéances de facturation à la création d'un nouveau projet mais comme indiqué sur la capture ci-dessus, ces échéances restent modifiables sur chaque nouveau projet.

Lors de l'ajout d'une échéance par défaut voici les éléments demandés :

- Le nom de l'échéance

- La date à laquelle l'échéance sera exigible, c'est-à-dire le pourcentage de la durée du projet à partir duquel l'échéance est exigible. Par exemple, sur un projet de deux mois, si on indique un pourcentage de 50% de la durée du projet, alors, la date de l'échéance sera la fin du premier mois.

- Le montant de l'échéance, c'est-à-dire le pourcentage du prix de vente du projet concernant cette échéance

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Ainsi, la somme du montant de chaque échéance doit être égale au prix de vente du projet afin que votre échéancier par défaut représente la totalité du projet.

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