Poplee Socle RH envoie diverses notifications aux utilisateurs. Cette fiche d'aide liste ces notifications et leur fonctionnement.
Dossier RH
Le Dossier RH est source de plusieurs notifications :
- La création d'un utilisateur
Lorsque vous créez un nouvel utilisateur, un mail est envoyé à ce dernier, sur son adresse mail professionnelle. Cette notification peut être désactivée au cas par cas avant d'enregistrer les informations.
- Le mail de génération d'un nouveau mot de passe
Lorsqu'un salarié oublie son mot de passe, vous pouvez depuis son dossier RH déclencher un mail qui lui permettra de réinitialiser son mot de passe (section Connexion > Gestion du mot de passe).
- Les alertes sur modifications
Vous pouvez configurer des alertes qui déclencheront des notifications lorsqu'une modification a lieu. Elles se paramètrent dans Collaborateurs > Paramétrage > Alertes. Vous pouvez choisir les données à surveiller, ainsi que les destinataires lorsqu'elles sont modifiées.
- Les alertes sur échéances
Vous pouvez configurer des alertes sur échéances qui déclencheront des notifications lorsqu'une échéance particulière sera atteinte. Par exemple, une notification peut être envoyée 1 mois avant la fin de la période d'essai des nouveaux salariés.
Onboarding
Lorsque vous déclenchez une procédure d'onboarding, plusieurs mails sont envoyés :
- Un mail de bienvenue
Un mail est envoyé au futur collaborateur pour lui souhaiter la bienvenue et lui demander de compléter certaines informations à travers un formulaire.
- Notification de tâches à effectuer
Tous les responsables de tâches sont notifiés lorsque vous déclenchez une procédure d'onboarding.
- Rappel d'une tâche
7 jours avant la date limite d'une tâche, le responsable reçoit un mail.
- Tâche en retard
Une fois la date limite dépassée, le responsable reçoit un mail chaque jour pour lui rappeler qu'il doit effectuer la tâche. Pour ne pas recevoir le rappel, il devra soit indiquer que la tâche est effectuée, soit décaler la date cible.
- Formulaire complété
Une fois le formulaire complété par le futur collaborateur, l'initiateur du onboarding reçoit un mail de notification. Il recevra également une notification à chaque modification du formulaire.
- Formulaire soumis
Une fois le formulaire complété, le futur collaborateur reçoit un e-mail de confirmation.
Offboarding
Lorsque vous déclenchez une procédure d'offboarding, tous les responsables de tâches sont notifiées. Tout comme les tâches du onboarding, un mail de rappel est envoyé 7 jours avant la date cible, puis un mail par jour une fois la date cible dépassée.
Demandes de mise à jour
Un mail de notification est envoyé lorsque vous lancez une demande de mise à jour. Il est aussi possible d'envoyer des mails de relance aux utilisateurs n'ayant pas complété le formulaire.
Campagnes RH
Lorsque vous lancez une campagne RH, tous les responsables de tâches sont notifiées. Un mail de rappel est envoyé 7 jours avant la date cible, puis un mail par jour une fois la date cible dépassée.
Exports
Vous pouvez automatiser la génération des exports de données collaborateurs. Cette génération automatique peut déclencher un envoi de mail.
Mails de rappel
Par défaut, chaque utilisateur reçoit le lundi matin un mail de rappel hebdomadaire pour être notifié de toutes les actions à réaliser sur l'ensemble des applications Lucca. Ces rappels sont paramétrables et peuvent être configurés par chaque utilisateur dans Mon compte > Notifications. Il est possible de désactiver ces mails, ou de les activer de manière quotidienne.