Avant de commencer
Cleemy Notes de frais peut collecter automatiquement les justificatifs de vos achats auprès de sites marchands et sociétés de transport. Vous retrouverez vos justificatifs dans l’onglet Dépenses le lendemain de leur émission par le fournisseur.
Nous proposons ce service en partenariat avec la société Budget Insight, spécialisée en agrégation de documents. Cette fonctionnalité est combinée à la dématérialisation à valeur probante.
Pour en profiter, vous devez simplement ajuster les rôles de vos collaborateurs pour activer l'accès à la fonctionnalité.
Fonctionnement du service
Le service vous permet de brancher vos comptes fournisseurs depuis l'onglet Connecteurs.
L'ajout d'un fournisseur consiste à saisir l'identifiant et le mot de passe de votre compte fournisseur. Vos prochains achats chez ce fournisseur apparaîtront dans votre liste des dépenses suite à l'émission de la facture correspondante. Sur certains fournisseurs, la collecte automatique du justificatif peut prendre jusqu'à une journée suite à son émission.
Il est possible de se connecter à plusieurs fournisseurs. Si vous souhaitez suggérer de nouveaux fournisseurs vous pouvez le faire directement en bas de page par mail.
Les dépenses créées à partir d'un justificatif émis sont préremplies avec les informations suivantes :
- Nature, en fonction du fournisseur
- Date de la dépense
- Montant de la dépense
Si vous avez une carte bancaire connectée à Cleemy Notes de frais, ces justificatifs seront associés aux transactions récupérées auprès de la banque grâce au rapprochement automatique des dépenses.
Pour éviter de vous inonder de vieilles dépenses, seuls les justificatifs des dépenses réalisées après la mise en place de la connexion seront importés.
Activer la fonctionnalité de collecte des justificatifs
La procédure suivante permet l'apparition de l'entrée de menu Collecte des justificatifs dans Cleemy Notes de frais.
L'activation se fait depuis l'écran de paramétrage des rôles sur Lucca. Si vous n'avez pas accès au paramétrage des rôles, veuillez contacter le support Lucca.
Depuis cette section, vous pourrez modifier le paramétrage de vos rôles et ajouter la permission Collecter automatiquement les justificatifs sur les rôles de votre choix.
Le périmètre de cette permission est restreint à l'Utilisateur.
Les statuts d'un fournisseur
Pour chacun des fournisseurs, un statut est affiché pour s'assurer du bon fonctionnement du service et de la collecte automatique des justificatifs.
Connecté
Le statut connecté indique le bon fonctionnement du service.
Une nouvelle dépense est créée à chaque émission d'un justificatif par le fournisseur.
Action requise
Le statut Action requise indique que la récupération des factures ne fonctionne plus mais qu'une action corrective est possible pour rétablir le bon fonctionnement du service sur ce fournisseur.
Ce statut peut apparaître pour les raisons suivantes :
- Vous avez modifié votre mot de passe sur le compte fournisseur
- Votre compte est expiré
Un message d'erreur sera alors affiché indiquant la marche à suivre pour rétablir le bon fonctionnement du service sur ce fournisseur. Par exemple, si vous avez modifié votre mot de passe sur votre compte fournisseur, vous devrez alors supprimer et recréer le fournisseur avec le nouveau mot de passe.
Erreur
Le statut Erreur indique que la récupération des factures ne fonctionne plus sur ce fournisseur en raison d'un problème technique.
Les équipes techniques sont alors automatiquement informées.
Que faire en cas de dépenses personnelles sur un fournisseur connecté à Cleemy Notes de frais ?
Il est possible d'utiliser le même compte fournisseur pour effectuer des dépenses personnelles et professionnelles. Dans ce cas, il suffira de supprimer les dépenses personnelles depuis votre liste des dépenses.