Collecte des justificatifs

Avant de commencer

Cleemy peut collecter automatiquement les justificatifs de vos achats auprès de sites marchands et sociétés de transport. Vous retrouverez vos justificatifs dans l’onglet Dépenses le lendemain de leur émission par le fournisseur.

Nous proposons ce service en partenariat avec la société Budget Insight, spécialisée en agrégation de documents.

Pour en profiter, vous devez simplement ajuster les rôles de vos collaborateurs pour activer l'accès à la fonctionnalité.

Fonctionnement du service

Le service vous permet de brancher vos comptes fournisseurs depuis l'onglet Collecte des justificatifs.

L'ajout d'un fournisseur consiste à saisir l'identifiant et le mot de passe de votre compte fournisseur. Vos prochains achats chez ce fournisseur apparaîtront dans votre liste des dépenses suite à l'émission de la facture correspondante. Sur certains fournisseurs, la collecte automatique du justificatif peut prendre jusqu'à une journée suite à son émission.

Il est pour l’instant possible de se connecter à Trainline et OUI.sncf. D’autres fournisseurs, tels que la Fnac, Amazon, Uber, Orange ou SFR viendront progressivement s’ajouter à la liste des sites marchands disponibles.

Les dépenses créées à partir d'un justificatif émis sont pré-remplies avec les informations suivantes : 

  • Nature, en fonction du fournisseur
  • Date de la dépense
  • Montant de la dépense

Si vous avez une carte bancaire connectée à Cleemy, ces justificatifs seront associés aux transactions récupérées auprès de la banque grâce au rapprochement automatique des dépenses.

Pour éviter de vous inonder de vieilles dépenses, seuls les justificatifs des dépenses réalisées après la mise en place de la connexion seront importés.

Activer la fonctionnalité de collecte des justificatifs

La procédure suivante permet l'apparition de l'entrée de menu Collecte des justificatifs dans Cleemy.

L'activation se fait depuis l'écran de paramétrage des rôles sur Lucca. Si vous n'avez pas accès au paramétrage des rôles, veuillez contacter le support Lucca.

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Depuis cette section, vous pourrez modifier le paramétrage de vos rôles et ajouter la permission Collecter automatiquement les justificatifs sur les rôles de votre choix. 

En fonction du périmètre définit sur la permission, par exemple vous et vos subordonnés, vous pourrez consulter et supprimer la liste des fournisseurs d’un autre utilisateur.

Les statuts d'un fournisseur

Pour chacun des fournisseur, un statut est affiché pour s'assurer du bon fonctionnement du service et de la collecte automatique des justificatifs.

Connecté

Le statut connecté indique le bon fonctionnement du service.

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Une nouvelle dépense est créée à chaque émission d'un justificatif par le fournisseur.

Action requise

Le statut Action requise indique que la récupération des factures ne fonctionne plus mais qu'une action corrective est possible pour rétablir le bon fonctionnement du service sur ce fournisseur.

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Ce statut peut apparaître pour les raisons suivantes :  

  • Vous avez modifié votre mot de passe sur le compte fournisseur
  • Votre compte est expiré

Un message d'erreur sera alors affiché indiquant la marche à suivre pour rétablir le bon fonctionnement du service sur ce fournisseur. Par exemple, si vous avez modifié votre mot de passe sur votre compte fournisseur, vous devrez alors supprimer et recréer le fournisseur avec le nouveau mot de passe.

Erreur

Le statut Erreur indique que la récupération des factures ne fonctionne plus sur ce fournisseur en raison d'un problème technique.

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Les équipes techniques sont alors automatiquement informées.

Que faire en cas de dépenses personnelles sur un fournisseur connecté à Cleemy ?

Il est possible d'utiliser le même compte fournisseur pour effectuer des dépenses personnelles et professionnelles.  Dans ce cas, il suffira de supprimer les dépenses personnelles depuis votre liste des dépenses.

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