La gestion des contrats dans le dossier RH

Avant de commencer

Cette nouvelle gestion vous permettra d'historiser, d'enrichir et d'adapter les contrats de vos collaborateurs. 

Fonctionnement

Une section "Contrats" est disponible dans le menu de navigation du dossier du salarié. Vous pourrez y créer, modifier et supprimer les contrats d'un collaborateur.

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Chaque sous-section de la section "Contrats" concerne un contrat du collaborateur, il peut être passé, en cours ou futur. Les contrats sont affichés dans l'ordre antéchronologique.

Le contrat sera composé au minimum des informations suivantes : 

  • Date de début de contrat,
  • Établissement,
  • Catégorie socioprofessionnelle,
  • Type de contrat,
  • Date de fin de contrat.

En cas de changement futur d'un élément de ce contrat (comme l'établissement ou la catégorie socioprofessionnelle), vous pouvez créer un avenant au contrat. Les modifications seront planifiées à une date future et appliqués automatiquement. Vous retrouverez l'historique des modifications apportées sur le contrat en cours.

Si le collaborateur a changé plusieurs fois de contrats, un menu déroulant vous permet de sélectionner un contrat passé, celui en cours ou un contrat futur. Les dates de début et de fin sont mentionnées, ainsi que le nombre d'avenants associés à chaque contrat.

Le document de contrat

La section standard “Contrats” a été récemment enrichie d’une donnée de type fichier : les informations principales du contrat du collaborateur sont désormais centralisées.

Document de contrat.png

Pas de panique si vos fichiers sont stockés dans une donnée personnalisée : nous avons enrichi le module d’import, afin que vous puissiez exporter les fichiers dans un rapport, puis les réimporter dans la donnée standard cible de la section Contrats.

Paramétrage

7 modèles de contrats sont créés par défaut :

  • Permanent,
  • Temporaire,
  • Stage,
  • Apprentissage,
  • Intérim,
  • Autres contrats - interne,
  • Autres contrats - Externe.

Vous avez la possibilité de modifier ces modèles et d'en créer de nouveaux en fonction de votre fonctionnement interne à partir de l'onglet Paramétrages > Contrats.

Au sein d'un modèle vous pourrez paramétrer les éléments suivants : 

  • Le type du modèle (contrat permanent, temporaire, stage, etc). Ce type viendra définir quelles données sont activables pour ce modèle.
  • L'intitulé du modèle qui sera visible dans le dossier RH du collaborateur
    intitul__FR.png
  • Les établissements rattachés aux modèles. 
  • Les données activées pour le modèle. Les données activables dépendront du type de contrat choisi. Par exemple pour le type stage, la donnée "Tuteur de stage" peut-être ajoutée.

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  • Les valeurs des données de type "liste de valeurs". Vous pouvez activer ou désactiver certaines valeurs et en ajouter des personnalisées.

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Ces différents paramétrages vous permettent d'adapter vos modèles à votre organisation. Vous pourriez par exemple avoir besoin de 2 modèles de CDD en fonction de leur durée, l'un nécessitant 2 périodes d'essai et l'autre une seule.

FAQ

Peut-on supprimer des contrats ? 

Oui, il est possible de supprimer des contrats, à l'exception du dernier. Un salarié doit avoir au minimum un contrat.

Est-il possible d'ajouter d'autres données au contrat ? 

Seules les données activables dans les modèles de contrat peuvent-être ajoutées. 

Est-il possible de créer plusieurs contrats dans le futur ? 

Oui, vous devez simplement vous assurer qu'aucun contrat ne se chevauche dans le temps. Pour créer un contrat dans le futur, il faut obligatoirement que les contrats existants aient une date de fin.

Qui peut consulter les contrats des collaborateurs ? 

Les données du contrat sont visibles si les permissions "Consulter les contrats des collaborateur" et/ou "Modifier les contrats des collaborateurs" sont cochées pour l'utilisateur. 

Lorsqu'un salarié change d'établissement ou de CSP, faut-il créer un nouveau contrat à date ou faut-il simplement modifier la donnée ?

Vous pouvez créer un avenant au contrat. Vous planifierez le changement d'établissement ou de CSP dans le futur grâce à une date de prise d'effet de la modification. Vous pouvez également joindre un fichier et un motif à un avenant.

D'un point de vue paie la CSP ou l'établissement n'est pas forcément affichée, en revanche le statut conventionnel du salarié doit être mentionné sur le bulletin, par le biais de ce statut transparaît souvent la notion de classification cadre ou non cadre.

Dans tous les cas à la lecture du bulletin, la présence de certaines cotisations dédiées aux cadres ou les avantages possibles liés à un établissement ne laissent aucun doute sur la classification et la localisation du salarié.

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