Export des données RH : guide de configuration de l'export Poplee-Core RH vers SagePaie

L'objectif de ce document est de vous accompagner dans la configuration de votre environnement Lucca et votre outil SagePaie pour éviter la ressaisie de données entre les 2 systèmes.

Il s'adresse à des administrateurs maîtrisant très bien l'outil, si vous avez des questions ou besoin d'accompagnement nous vous invitons à contacter le support afin de chiffrer ensemble le périmètre de la prestation complémentaire nécessaire. 

Pré-requis

Pour garantir la cohérence de la gestion des données collaborateurs entre les applications Lucca et votre gestion de la paie sur SagePaie, nous vous préconisons d'adopter ce principe :

1 entité légale Lucca doit correspondre à un établissement de paie (Siret) dans SagePaie.

Dans le cas contraire, veuillez contacter le support Lucca (support@lucca.fr) afin d'analyser les impacts et envisager une ré-organisation de vos entités légales dans Lucca.

La gestion des matricules

Le matricule est l'identifiant unique qui permet d'identifier les salariés dans votre système de paie. Afin de faciliter les exports des données des collaborateurs, des absences et des EVP vers votre système de paie, il est nécessaire de stocker dans Lucca le matricule paie dès la création du collaborateur dans Poplee-Core RH.

Pour les salariés existants, le module import des users de Lucca permet d'enregistrer les matricules paie dans le dossier RH de chaque collaborateur.

Pour les futurs collaborateurs, une fonctionnalité de Poplee-Core RH vous permet d'automatiser la génération du matricule à la création d’un nouveau collaborateur dans Lucca conformément au format du matricule attendu par votre logiciel de paie. 

Pour activer cette fonction, c'est simple : dans la configuration des valeurs par défaut du dossier RH, vous devez paramétrer le format de matricule souhaité et l'associer aux entités légales.Pour plus de détails, reportez vous à la fiche d'aide dédiée

Identification et configuration des données à exporter 

Liste des données de la fiche salarié Sage - fiche collaborateur Lucca:

le tableau ci-dessus répertorie pour chaque donnée son format et ses caractéristiques afin de créer ou associer la donnée avec le format correspondant dans Poplee-Core RH

Donnée Sage Format Sage Exemple donnée Donnée Lucca
Matricule 10 car. max 00001 employeeNumber
Civilité * table Madame civilTitle
Nom  30 car. max  Alibert lastName
Prénom 20 car. max Chloé firstName
Nom de naissance 30 car. max  Bouvet  ED type texte à créer
Situation familiale * table   Marié(e)  ED type liste à créer
Date de naissance 10 car. max 19/02/1975 birthDate
Commune de naissance 26 car. max Paris ED type texte à créer
Département naissance 2 car. 75 ED type texte ou liste à créer
Code pays naissance 2 car. FR ED type texte ou liste à créer
Nationalité (code) 3 car. FRA nationality
Num sécurité sociale 13 car. (sans la clé) 2750275119047 insuranceNumber
Carte séjour -Num 10 car. max 1234567890 ED type texte à créer
Carte séjour -Date expiration 10 car. max 12/10/2027 ED type date à créer
Carte séjour -Délivrée par 20 car. max Préf. Evry ED type texte à créer
Adresse 32 car. max 13, rue Martin Bernard  address
Complément d'adresse 32 car. max  Bât. A ED type texte à créer 
Code postal 5 car. 75013  ED type texte à créer
Commune 26 car. max Paris ED type texte à créer
Code pays 2 car. FR ED type texte ou liste à créer
Nom banque 30 car. max Crédit agricole bankName
Code BIC 11 car. max BOUSFRPPXXX bic
Code IBAN 34 car. FR7640618802... iban
Mode de paiement * table Virement ED type liste à créer
Nature du contrat * table CDI ED type liste à créer
Date début contrat 10 car. max 01/09/2014 dtContractStart
Date fin période d'essai 10 car. max 30/11/2014 ED type date à créer
Date fin de contrat 10 car. max 31/12/2020 dtContractEnd
Réf./num contrat 20 car. max CA-2014/53 ED type texte à créer
Date ancienneté 10 car. max 01/03/2014 seniorityDate
Type entrée établissement * table Embauche ED type liste à créer
Etablissement du salarié 5 car. max Lucca Nantes legalEntity
Code convention collective * table Syntec ED type liste à créer
Département du salarié * table Commercial department
Qualification 15 car. max Ingénieur commercial jobTitle
Niveau 4 car. max 2.2 ED type texte à créer
Coefficient 10 car. max 280 ED type texte à créer
Horaire de base 12 car. max 151,67 ED type texte à créer
Modalité temps de travail * table Temps plein ED type liste à créer

 

* Certaines données, "Situation familiale" par exemple, font référence à une table de valeurs prédéfinies. Dans Poplee-core RH ces données devront être paramétrées avec un format "liste de valeurs" reprenant les valeurs référencées par Sage (la liste des tables prédéfinies se trouvent en annexe de ce document).

Ce tableau n'est pas exhaustif, il répertorie les données standards communes à l'ensemble des dossiers de paie. Vous avez la possibilité d'enrichir ce tableau par la création dans Poplee-Core RH de données personnalisées à l'image des zones libres attachées à la fiche salarié dans Sage.

Nous vous préconisons de créer dans Poplee-Core RH une section dédiée qui regroupera l'ensemble des  données à exporter, cela facilitera le paramétrage du format d'export à réaliser. 

Configuration d'un export des données RH au format SagePaie (xlsx)

Dans le menu "Export" du module "Collaborateurs" (Collaborateurs > Export), 

I- Cliquez sur "Nouvelle configuration" et sélectionnez le format de sortie "Format csv générique"

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II- Renseignez les paramètres généraux de votre format d'export :

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1. Nommez votre configuration d'export. 

2. Associez l'entité légale correspondant à votre établissement dans SagePaie

Dans le cas où votre instance Lucca héberge plusieurs Entités légales que vous souhaitez exporter, il est préconisé de créer une configuration d'export par Entité légale.

3. Définissez la population concernée par l'export grâce au critère CSP

4. Nommez le fichier d'export qui sera généré. Ne pas mettre d’espace dans le nom du fichier.

A noter : indiquer l'extension ".xlsx" à la fin du nom du fichier, sans quoi le module d'import de Sage ne pourra pas reconnaître votre fichier à importer.

5. Sélectionnez le format de date souhaité : dd/MM/yyyy ou dd/MM/yy

III- Sélectionnez les données à exporter parmi le catalogue de données de votre dossier RH

Cliquez sur le bouton Ajouter une donnée, une liste déroulante vous permet de sélectionner globalement une section avec toutes les données qui la compose ou de manière unitaire une donnée du dossier RH.

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La première colonne doit obligatoirement correspondre à la donnée Matricule.

ce pictogramme  chrome_KV8VaRUdqu.png  vous permettra de personnaliser l'agencement des données sélectionnées par un glisser-déposer. 

L'ordre des données définira l'ordre des colonnes qui seront générées dans votre fichier d'export. Le format d'import créé dans Sage devra reprendre cet ordre de colonne exactement. 

IV- Accédez aux tables de correspondance et au formatage avancé 

Dans le cas où les listes de valeurs des données de type liste enregistrées dans Poplee-Core RH  ne sont pas conforme aux valeurs attendues dans Sage, cliquez sur la donnée à formater :

1. L'onglet Table de correspondance permet de visualiser les valeurs de données valorisées pour les collaborateurs du périmètre de votre export. 

En cas de correspondance non renseignée, vous pouvez configurer l'action qui sera réalisée au moment de l'export : 

modalit_s.jpg

En cas d'absence de paramétrage de correspondance, par défaut c'est la valeur de la donnée telle qu'elle est stockée dans votre base de données Lucca qui sera générée dans le fichier d'export.

  • Bloquer l'export : à chaque occurrence de la donnée doit correspondre une valeur de correspondance. si il manque une correspondance sur une des données à exporter, une alerte interrompt le processus et vous invite à compléter la correspondance manquante.

blocage.jpg

  • Utiliser une valeur par défaut : permet d'attribuer une valeur qui sera affectée par défaut à toutes les occurrences de la liste de valeurs non associées à une correspondance pour la donnée configurée.

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 A noter : il n'est pas possible de spécifier une modalité de correspondance pour les données de type "date". la valeur utilisée dans le fichier d'export est obligatoirement la valeur Lucca, néanmoins il est possible de personnaliser son formatage (longueur, cadrage et caractère de complétion).

 2. L'onglet Formatage&options avancées

Si nécessaire vous avez la possibilité de personnaliser le formatage de la valeur exportée dans le fichier d'export généré.

La longueur (1) de la valeur de la donnée qui sera générée dans le fichier, son cadrage (2) ainsi que les caractères de complétion (3) sont configurables.

Si la valeur exportée dans le fichier excède la taille définie dans le format d’importation de Sage, la donnée importée ne sera traitée qu’à concurrence de la taille définie dans Sage, e reste sera tronqué.

formatage.jpg

L'option avancée Code export (4) vous permet de personnaliser le nom de l'entête de colonne générée sur la première ligne de votre fichier. Par défaut cet entête est renseigné par le code attribué par Lucca pour chaque donnée telle qu'elle est stockée dans la base de donnée. 

 

Configuration d'un format d'import csv dans SagePaie

Pour importer le fichier Excel obtenu à partir de la configuration d'export de Poplee-Core RH, il est nécessaire dans SagePaie de créer un format d'import GA.

Dans le menu GA / Format d’importation, sélectionnez l'item Format d'importation.

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1. Ajouter un format d'importation par l'icône "+"
2. Sélectionner l'item Fiche salarié dans la fenêtre « Fichier racine /Document » et cliquez sur OK.

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3. dans la fenêtre Gestion avancée - définition d'une liste, sélectionnez l'onglet de la fiche salarié dans lequel se trouve la donnée à traiter lors de l'importation. Le catalogue des champs disponibles est organisé par onglet de la fiche salarié.

Vous devez sélectionner en première position le champ matricule. 

4. Sélectionnez La donnée matricule qui se trouve dans l'item Etat-civil

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5. Conservez les paramètres du champ et cliquez sur OK.

Procédez ainsi en répétant les étapes 3 à 5 pour ajouter tous les champs configurés dans le fichier d'export de Poplee-Core RH en respectant scrupuleusement l'ordre des colonnes.

6. à la fin de la configuration de votre liste de champs de données à importer, fermez la fenêtre Gestion avancée - Définition d'une liste et enregistrez votre modèle d'import en le nommant.mstsc_mS0JcAbdyt.png

 

Procédure d'export Lucca - import Sage

 I. Générer l'export de données modifiées à partir du menu Export du module Collaborateurs

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1. Cliquez sur la carte correspondant au format configuré pour Sage et initialisez la date à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données RH modifiées.

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Cette date sera automatiquement calculée lors des prochains exports pour n'afficher que les dernières modifications effectuées depuis la date du dernier export.

2. Contrôlez le détail des dernières données modifiées, une pré-visu vous permet de consulter :

  • Le matricule, prénom et nom du collaborateur concerné ;
  • Le libellé du champ de donnée qui a fait l’objet d’une modification ;
  • La nouvelle valeur de la donnée ;
  • La date de modification de la donnée.

3. Cliquez sur Générer les fichiers d'export

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Les fichiers générés sont mis à disposition dans la section historique sous forme de lien de téléchargement : 

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  • Une Fiche navette Excel. Il s'agit d'un récapitulatif de toutes les données modifiées depuis le dernier export au format Lucca.
  • Le fichier à télécharger au format Sage, tenant compte des formatages configurés (correspondances et formats de données)

Il est possible d'automatiser la planification de la génération de l'export et son dépôt sur un serveur ftp, voir la fiche d'aide dédiée à l'automatisation des exports des données RH.

II- Importez dans SagePaie le fichier d'export des salariés issu de Poplee-Core RH

Dans le menu Listes > Fiches de personnel, faire un clic-droit dans la fenêtre Liste des salariés et sélectionnez l'opération Importer.

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1. Cliquez sur le type d'import Feuille Excel

2. Sélectionnez le type de format Personnalisé

3. Sélectionnez le format personnalisé précédemment créé dans la liste

4. Opter pour le mode d'importation qui permet la modification des fiches salariés

et cliquez sur OK.

5. Sélectionnez le fichier Excel à importer et imprimez en pdf le rapport d'importation.

  

Annexe

Pour l’importation dans Sage de l’information d’une liste déroulante, la valeur à saisir dans la feuille Excel est l’indice de cette information. De manière générale le premier item de la liste déroulante a pour
indice 0.  par exemple pour la Civilité, Sage attend la valeur 0 pour Monsieur ou 1 pour Madame.

Ci-dessous la liste des tables de référence Sage pour les champs de données de type liste :

Attention ces tables peuvent être complétées ou personnalisées par le gestionnaire de paie.

Table Civilité :

valeur Code pour import
Monsieur 0
Madame 1
Mademoiselle 2

 

Table Situation familiale :

Valeur Code pour import
Célibataire 0
Marié(e) 1
Veuf(ve) 2
Divorcé(e) 3
Séparé(e) 4
Vie maritale 5
Bénéficiaire Pacs 6
Non connue 7

 

Table Mode de paiement :

Valeur Code pour import
Virement 0
Chèque 1
Espèce 2

 

Table Nature de contrat :

Valeur Code pour import
Contrat à durée indéterminée CDI
Contrat à durée déterminée CDD
Contrat de professionnalisation CDD CPROF
Contrat de professionnalisation CDI CPROF1
Contrat d'apprentissage  CAP10
Contrat saisonnier CS
Mandat d'élu MANDAT
Convention de stage NC01
Sans contrat ou convention SC

 

Table Type entrée établissement :

Valeur Code pour import
Embauche EM
Mutation MU
Début de mandat DM

 

Table Modalité temps de travail

Valeur Code pour import
Temps plein 10
Temps partiel 20
Temps partiel thérapeutique 21
Temps alterné (aéronautique) 30
Salarié non concerné 90

 

Table Code convention collective : table créée par le gestionnaire de paie

 

Table Département du salarié : table créée par le gestionnaire de paie

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