Avant de commencer
Vous avez à tout moment la possibilité de récupérer vos données (dont les fichiers joints) depuis toutes les solutions Lucca, notamment dans le cadre de la réversibilité.
Gamme Temps et Activités
Absences
Absences et soldes des collaborateurs : vous pouvez éditer un rapport depuis Lucca Absences > Rapports > Rapports personnalisés > Absences/Soldes. Il peut être utile dans le rapport sur les absences d'ajouter les colonnes "Débute le matin" et "Termine l'après-midi".
Exports paie effectués : vous pouvez retrouver l'historique des exports depuis Lucca Absences > Exports > Export paie
Feuille de temps
Afin de récupérer les données renseignées dans Lucca Feuilles de Temps par vos salariés (Rapports, temps, commentaires, etc.) nous vous recommandons d'utiliser le module de rapports dédiés dans la solution. Pour consulter toutes ces informations et les télécharger par la suite, voici la démarche : Générer des rapports et consulter le tableau de bord.
Ce module propose un tableau de bord et 6 types de rapports :
- Temps (qui recouvre les données des anciens rapports "standards" et "durée des pauses")
- Activités
- Feuilles de temps
- Commentaires
- Alertes
- Comptes (qui recouvre les données des anciens rapports "sur les comptes" et "sur les règles")
Projets
Pour récupérer les données renseignées dans Lucca Projets, nous vous recommandons d'utiliser le module de rapports dans la solution :
- Pour télécharger les données comptables (chiffre d'affaires, charges, marge, etc.), choisissez le modèle "Comptabilité".
- Pour télécharger les données de vos projets, choisissez le modèle "Projets".
- Pour télécharger les indicateurs de performance individuelle de vos ressources (temps, coût, chiffre d'affaires, etc.), choisissez le modèle "Performance des ressources".
- Pour télécharger les données sur les échéances de facturation des projets au forfait, choisissez le modèle "échéances de facturation".
- Pour télécharger les données sur les factures, choisissez le modèle "Factures".
Office
Pour accéder aux informations saisies dans Lucca Office, il est conseillé d'utiliser l'onglet "Tableau de bord".
Pour les employés, il est possible d'exporter :
- Les données détaillées permettant d'obtenir le site occupé chaque jour par collaborateur sur une période donnée.
- Les statistiques par utilisateurs présentant l'affection par collaborateur sur une période donnée.
- Les demandes refusées qui recensent les motifs de refus par collaborateur sur une période donnée.
Pour les bureaux, il est possible d'exporter :
- Le taux de remplissage par site.
Gamme Talent
Socle RH
Données salariés : vous pouvez éditer un rapport sur les données salariés depuis Collaborateurs > Rapports > Nouveau rapport > Sélectionner toutes les données > Générer puis télécharger le rapport.
Si vous sélectionnez des données de type "fichier joint", le téléchargement vous proposera de récupérer un fichier .zip contenant toutes les pièces jointes au dossier RH.
Entretiens
Historique des entretiens : vous pouvez exporter un document Excel ou PDF avec toutes les réponses des collaborateurs sur toutes les campagnes précédentes depuis Entretiens > Campagnes > Sélection de la campagne > Exporte toutes les réponses.
Objectifs : vous pouvez exporter un document CSV avec tous les objectifs des collaborateurs depuis le début de l'utilisation de l'outil depuis Objectifs > Paramétrage > Export des objectifs > Exporter tous les objectifs.
Engagement
Rapport de l'enquête : vous pouvez exporter les résultats d'une enquête au format Power Point depuis l'onglet Résultat > Campagne > Enquête > Résultats détaillés > Exporter (à droite de l'écran) > Rapport (pptx)
Commentaire de l'enquête : vous pouvez exporter les commentaires d'une enquête au format xlxs depuis l'onglet Résultat > Campagne > Enquête > Résultats détaillés > Exporter (à droite de l'écran) > Commentaire (xlxs)
Carte de chaleur : vous pouvez exporter la carte de chaleur d'une enquête au format xlxs depuis l'onglet Résultat > Campagne > Enquête > Carte de chaleur > Exporter (à droite de l'écran)
Gamme Finance
Notes de frais
Rapport sur les dépenses : vous pouvez éditer un rapport sur toutes les dépenses depuis l'origine depuis Lucca Notes de frais > Rapports > Dépenses.
Le zip des justificatifs importés : ce fichier est téléchargeable depuis Lucca Notes de frais > Rapports > Justificatifs
Archives à valeur probante : si vous avez souscrit au service de dématérialisation à valeur probante, vous pouvez télécharger un fichier zip des archives à valeur probante depuis Lucca Notes de frais > Rapports > Justificatifs.
Fichiers d'export comptable/paiement : vous pouvez télécharger les exports effectués depuis Lucca Notes de frais > Exports > Historique des exports
Factures
Historique des demandes d'achats : Vous pouvez exporter la liste des demandes d'achats et leurs statuts depuis Lucca Factures > Tous les achats > Menu 3 points
Fichiers d'export comptable : Vous pouvez télécharger les exports effectués depuis Lucca Comptabilité> Exports
Zip des factures importées : ce fichier est téléchargeable depuis Lucca Factures > factures > Menu 3 points
Moyens de paiement
Clôturer le compte
Avant de récupérer les données de Lucca Moyens de paiement, il est important de clôturer le compte.
Pour cela, il faut envoyer un mail au support Swan à l'adresse support@swan.io et mettre en copie cleemy-compte-paiement@lucca.fr pour en informer l'équipe produit.
Afin que le compte soit considéré en cours de fermeture, le solde doit être à 0 euro, le dernier prélèvement doit dater de 30 jours, et le dernier virement de 5 jours. Lorsque ces conditions sont remplies, les cartes, les mandats de prélèvements et les virements récurrents / à venir seront annulées, et les virements SEPA entrants automatiquement renvoyés.
Historique des relevés et factures de frais exceptionnels : Vous pouvez exporter vos relevés bancaires et vos factures de frais exceptionnel depuis Moyens de paiement > Compte > Synthèse> Documents puis télécharger les documents en CSV ou PDF.
Gamme Paie
Rémunération
Rapport sur les rémunérations réelles : vous pouvez télécharger ce rapport depuis Lucca Rémunération > Rapports > Rémunération réelles > Générer puis télécharger le rapport.
Assistant paie
Vous pouvez retrouver et exporter l'ensemble des données transmises via Lucca Assistant Paie en suivant les étapes suivantes :
- Sélectionnez le dossier de paie souhaité
- Choisissez la période concernée (par exemple, le mois précédent)
- Sélectionnez le type de données : "Collaborateurs", "Absences" ou "Rémunérations"
- Cliquez sur "Consulter l'historique" en haut à droite
- Utilisez le bouton "Télécharger les données au format Excel" en bas de page
Si vous résiliez Lucca Assistant Paie tout en maintenant Lucca Absences :
- L'export spécifique Silae ne sera plus disponible
- Un export générique au format CSV sera automatiquement configuré pour remplacer l'export Silae
- Vous pourrez continuer à exporter vos données d'absences depuis Lucca Absences > Exports > Export paie
Pour information : si vous souhaitez conserver un export au format spécifique Silae après la résiliation de Lucca Assistant Paie, une prestation complémentaire sera nécessaire.
Voir aussi :
- Configurer un export paie dans Lucca Absences
- Les exports vers la paie : FAQ
Bulletin de paie
Fiches de paie : Vous pouvez télécharger les bulletins de paie pour un collaborateur parti depuis Lucca Bulletins de paie > Paramétrage > Récupération des fiches de paie des collaborateurs.
Lucca s'engage à conserver les bulletins de paie distribués en fonction de la durée légale en vigueur dans le pays de la société cliente. Nous garantissons leur disponibilité pendant la même durée par le biais du service en ligne pagga.ilucca.net
| Pays de la société cliente | Durée de conservation |
| France | 50 ans |
| Allemagne | 6 ans |
| Espagne | 4 ans |
| Suisse | 10 ans |
Note : Bien vérifier que les collaborateurs ont une adresse personnelle de renseignée