[CET] Paramétrer et suivre vos campagnes d'Epargne Temps dans Timmi Absences


Avant de commencer

Le module d'épargne-temps de Timmi Absences permet de gérer des campagnes ouvertes aux collaborateurs durant lesquelles ils peuvent transférer des jours sur un compte de CET, PERCO, Monétisation... L'utilisation de ce module est incluse dans votre abonnement Timmi Absences. 

Pour en savoir plus sur le compte Epargne Temps et activer le module dans Timmi Absences, n'hésitez pas à consulter la fiche : Campagne Epargne Temps (CET), parlons-en ! 

Cette fiche permet de paramétrer les campagnes d'épargne temps, notamment les règles d'éligibilité et de transfert de jours vers le compte de CET. 

Si vous avez déjà paramétré vos campagnes et cherchez à participer vous-même ou au nom des collaborateurs, rendez-vous sur cette fiche d'aide : Participer à une campagne d'épargne temps

Attention, les règles sont à paramétrer pour chaque année et ne se mettent pas automatiquement à jour l’année suivante. Il sera nécessaire de dupliquer et mettre à jour les règles pour les prochaines années en tant qu’administrateur.

Sommaire 

Paramétrer une campagne d'épargne temps simple

La création des campagnes se fait depuis les réglementaires, au niveau des règles. Si vous souhaitez utiliser le module d'épargne temps sur plusieurs réglementaires, il faudra paramétrer des campagnes sur chacun. Le paramétrage des campagnes nécessite uniquement la permission Timmi Absences > Paramétrer dans les rôles. 

Rendez-vous donc dans Paramétrage > Règlementaires, puis sur le(s) règlementaire(s) concerné(s). Dans l'onglet Règle, cliquer sur "Ajouter une règle" > Campagne Epargne Temps. Vous pourrez ensuite utiliser le bouton "Créer une campagne" afin de débuter le paramétrage de la campagne. 

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Une campagne est définie par différentes informations : des informations générales, des conditions d'autorisation de transferts, des règles de transferts, et des conditions générales à respecter. Vous pourrez également rédiger une description de campagne. Découvrez plus en détails ces éléments dans les points ci-dessous : 

Des informations générales 

  • Nom de la campagne : ce nom sera affiché aux collaborateurs et administrateurs dans les différentes notifications et onglets liés au CET. 
  • Une période de participation : il s'agit de la période durant laquelle la campagne est accessible aux collaborateurs, c'est-à-dire la période pendant laquelle ils peuvent participer et effectuer leurs transferts. Les cas courants sont l'année complète (année civile ou de juin à mai) ou quelques mois en fin d'année.
  • Date de référence du solde initial : cette date sert de référence pour les conditions liées au solde initial. Par défaut, la référence est la veille de la date de début de la campagne. En cas de campagnes multiples (exemple : Alimentation du CET, puis Ventilation du CET), il peut être nécessaire d'indiquer une date antérieure comme référence pour le calcul du solde initial. Dans l'exemple, pour limiter le nombre de jours épargnés après ventilation, indiquer la date de début de la campagne Alimentation du CET comme date de référence pour la campagne Ventilation du CET.

Timmi Absences ne gère pas la notion d'ouverture de compte CET. L'accès au compte CET est conditionné par l'accès au module. Si la création d'un CET n'est pas automatique pour tous vos collaborateurs, nous vous recommandons d'utiliser un rôle secondaire, avec la permission d'accès au module Epargne temps, à affecter aux collaborateurs concernés.

Une population

Vous pourrez définir les collaborateurs pouvant accéder à la campagne de CET à cet endroitn. Il est possible de filtrer la campagne par établissement, département, profil d'acquisition de congés, par catégorie socio-professionnelles ou encore en fonction de l'âge ou de l'ancienneté des collaborateurs.

Par exemple, si un salarié n'est éligible à l'Epargne Temps qu'après 1 an d'ancienneté, vous pourrez le paramétrer à cet endroit. De même si ce sont uniquement les personnes avec la CSP cadres, vous pourrez indiquer que seuls les cadres accèdent à la campagne. 

Des conditions de transferts et règles de transferts spécifiques aux comptes

Il s'agit ensuite d'indiquer des conditions de participation au CET et les transferts autorisés. Timmi Absences fonctionne avec des comptes sources et des comptes cibles.

  • Compte source, le compte à partir duquel sont transférés les jours, en d'autres termes le compte qu'on cherche à transférer vers le compte de CET ou de PERCO par exemple.
  • Compte cible, le compte vers lequel sont transférés les jours depuis le compte source, en d'autres termes le compte qu'on cherche à alimenter à partir des comptes de RTT et CP par exemple. 

Souvent les comptes sources sont donc des comptes de RTT, Récupération, Congés payés, tandis que les comptes cibles sont des comptes de CET, PERCO, CET à monétiser. 

Les comptes doivent être sélectionnés un par un. Pour chaque compte il est possible de définir une ou plusieurs conditions parmi les suivantes. Sur chacun de ces comptes vous pourrez indiquer

  • des conditions sur les jours pris (min/max) : nombre de jours d'absence validés sur le compte, sans condition de date.
  • des conditions sur les soldes avant transfert (min/max) : solde du compte à la date de référence du solde initial (par défaut c'est la date de début de campagne).
  • des conditions sur les soldes finaux après transfert (min/max) : solde du compte après transfert en cours.
  • des conditions sur les jours transférables depuis ce compte (compte source, min/max/seuil) : nombre de jours transférable depuis le compte durant la période de campagne. Note : ce montant est commun à toutes les campagnes en cours s'il y en a plusieurs.
  • des conditions sur les jours transférables vers ce compte (compte cible, min/max/seuil)
  • des conditions sur le pas de transfert (jour entier, 1/2 jour, paquet de 5 jours)

Le seuil permet de définir une valeur à partir de laquelle s'applique le nombre de jours maximum à transférer. Un exemple avec un maximum de 10 jours transférables et un seuil à 20 jours : si le collaborateur a un solde initial de 12 jours, il pourra transférer au maximum 18 jours sur le CET (8 jours pour atteindre le seuil, puis 10 jours correspondant au nombre de jours max). Si le collaborateur a un solde initial de 20 jours ou plus, il pourra transférer au maximum 10 jours.

Il n'est pas possible de mélanger des comptes en heures et jours dans une même campagne. Si des comptes en heures sont détectés sur la base alors on demande de choisir l'unité de la campagne afin de filtrer les comptes proposés. Il est possible de mélanger des comptes ouvrés, ouvrables ou calendaires.

Des conditions générales

Il s'agit de conditions appliquées à la campagne, similaires aux conditions sur les comptes sources et cibles, mais pouvant s'appliquer à des comptes qui ne sont pas dans la campagne, c'est-à-dire depuis ou vers lesquels la campagne ne prévoit pas de transfert.

  • Jours pris : cette condition permet de définir un nombre de jours pris sur une période, sur plusieurs comptes, qui ne sont pas forcément des comptes sources utilisés pour transfert.
    Exemple : au moins 20 jours pris entre le 1er janvier et le 31 décembre, sur les comptes CP N-1, CP N ou Fractionnement.
  • Solde final : condition sur le solde final applicable sur plusieurs comptes qui ne sont pas forcément utilisés pour les tranferts.
    Exemple : solde final de 50 jours maximum sur le cumul des comptes CET non monétisable et CET monétisable.

Options avancées

  • Autoriser une participation nulle : permet aux collaborateurs d'indiquer qu'ils ne souhaitent pas participer à la campagne d'épargne temps et donc ne pas faire de transfert. 
  • Campagne pré-requise : permet de définir une campagne à laquelle la participation est requise avant de pouvoir participer à la campagne en cours. Note : cela n'oblige pas les collaborateurs à faire un transfert sur la campagne pré-requise, ils peuvent enregistrer une participation sans transfert.

Paramétrer des campagnes multiples avec monétisation

Le module de CET permet de gérer plusieurs campagnes en parallèle : cette fonctionnalité est à utiliser par exemple pour la monétisation ou lorsque les conditions sont trop complexes pour être gérées dans une seule campagne (périodes de transfert variables).

Exemple l'utilisation des campagnes multiples pour un cas de monétisation du CET 

Les collaborateurs peuvent épargner sur le CET la 5e semaine de CP (non monétisable) et les RTT et la récupération (monétisables). Il faut alors créer 2 comptes de CET : CET monétisable et CET non monétisable, ainsi que 2 campagnes, une pour alimenter chacun des comptes.

Une troisième campagne peut être créée, afin de réaliser le processus de monétisation dans Timmi Absences : permettre aux collaborateurs de choisir le nombre de jours à monétiser (avec conditions) en le transférant vers un compte Monétisation.

Nous aurions donc 3 campagnes :

  • CP (compte source) > CET non monétisable (compte cible)
  • RTT et Récupération (comptes sources) > CET monétisable (compte cible)
  • CET monétisable (compte source) > Monétisation (compte cible)
Timmi Absences ne permet pas d'exporter la monétisation en paie directement. Vous pouvez générer un rapport sur les soldes du compte monétisation, qui indique les jours à payer au collaborateur. Vous pouvez ensuite faire une remise à zéro du compte Monétisation après saisie manuelle en paie

Suivre l'avancement des campagnes

Vue d'ensemble des campagnes

La page d'accueil du Suivi des campagnes affiche par défaut la liste des campagnes en cours. Il est possible d'afficher également les campagnes futures, terminées ou archivées.

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Au clic sur une campagne, on accède au suivi détaillé de la campagne afin de visualiser les indicateurs clés de la campagne, afficher les participations et notifier les collaborateurs.

Tableau de bord de la campagne & participations

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La vue détaillé d'une campagne permet de consulter :

  • Le nombre total de jours épargnés, avec au clic la répartition entre comptes sources et cibles
  • Le nombre de collaborateurs n'ayant pas participé, avec la liste de ceux n'ayant pas accès à l’épargne temps le cas échéant
  • Les caractéristiques de la campagne (nom, période, réglementaire, ...)

La vue Participation affiche les participations et annulations de la campagne dans l'ordre antéchronologique. Il est possible de filtrer les lignes des collaborateurs ayant participé ou n'ayant pas participé.

Vous pouvez télécharger le fichier CSV avec l'ensemble des collaborateurs et leurs participations.

Notification

Il est possible d'envoyer un message aux collaborateurs cibles de la campagne.

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Les filtres sur la population permettent par exemple de relancer uniquement les collaborateurs n'ayant pas participé au cours de la campagne ou d'envoyer un message à tous au moment de l'ouverture d'une campagne.

L'objet et le contenu du message proposés par défaut sont modifiables. Chaque notification effectuée depuis le module est tracée dans l'historique. Vous avez ainsi accès aux messages envoyés.

Lors de l'envoi, un lien d'accès à Timmi Absences sera automatiquement ajouté au mail. De ce fait, les collaborateurs sans accès à l’épargne temps ne seront pas notifiés.

Exemples de paramétrage

IDCC 1534 : Convention collective nationale des entreprises de l'industrie et des commerces en gros des viandes

Le CET s'applique à tous types de salariés disposant d'une ancienneté minimale d'un an.

Le compte épargne-temps peut être alimenté, dans la limite de 10 jours par an, par :

Des alimentations en éléments de repos :
– que la cinquième semaine de congés payés ;
– les congés pour fractionnement ;
– des heures de repos acquises au titre des heures supplémentaires : repos compensateurs de remplacement et contrepartie obligatoire en repos ;
– jours de repos au titre de l'aménagement du temps de travail sur l'année (RTT ou jours de repos liés au forfait en jours).
Par dérogation et pour anticiper la fin de carrière, les salariés de 55 ans et plus peuvent alimenter leur compte épargne-temps dans la limite de 15 jours par an.

Il faudra 2 campagnes : une campagne < 55 ans et une campagne > 55 ans paramétrée comme suit 

Campagne n°1 < 55 ans

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Campagne n°2  >= 55 ans

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Compte épargne-temps (CET) dans la fonction publique d'État (FPE) - Fonctionnaires

  • Être employé de manière continue depuis au moins 1 an
  • Le CET peut comporter 60 jours maximum.
  • Le CET peut être alimenté par les jours suivants :

    • Jours de congés annuels (y compris les jours de fractionnement). Toutefois,vous devez prendre au moins 20 jours de congés par an.
    • Jours de réduction du temps de travail (RTT)
    • Jours de repos accordés en compensation d'astreintes ou d'heures supplémentaires dans des conditions fixées au sein de votre administration par arrêté

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