Décompte des éléments variables (Timmi)

Introduction

La principale difficulté de la gestion des temps réside dans le décompte des éléments variables liés au temps de travail du salarié. Parmi ces éléments variables de paie (ou EVP pour faire court), l’on trouvera :

  • les heures supplémentaires
  • les heures de nuit
  • les heures du dimanche
  • les heures travaillées un jour férié
  • les primes d’astreinte
    etc…

En pratique, les méthodes de calcul de ces différents EVPs sont relativement standardisées, mais une incroyable diversité peut être observée dans leur combinaison pratiquée dans chaque entreprise, voire même pour chaque population de salariés au sein de l’entreprise.

Les heures au-delà de l’horaire de référence

L’horaire de référence représente le volume horaire de travail attendu d’une population de salariés par tranche périodique (semaine, mois, année…). C’est le volume de travail qu’un salarié doit effectuer en échange de son salaire fixe (à ne pas confondre avec l’horaire légal, qui est l’horaire de référence prévu par le Code du Travail et égal à 35 heures hebdomadaires).

Le premier type d’EVP concerne ainsi les heures de travail effectuées au-delà de cet horaire de référence.

Cet écart positif (notons qu’un écart négatif est foncièrement anormal en ce qu’il signale que le salarié n’a pas travaillé suffisamment pour mériter sa rémunération fixe) peut être traité de différentes façons au gré des types de contrats mais il se traduit toujours, à plus ou moins long terme, par une compensation pécuniaire ou de repos donnée au salarié.

En outre, cette compensation fait le plus souvent l’objet d’une majoration, c’est-à-dire que l’heure travaillée au-delà de l’horaire de référence est rémunérée plus qu’une heure travaillée dans le cadre de l’horaire de référence. On retrouve d’ailleurs là le ressort essentiel du passage aux 35 heures : il faut rendre les heures supplémentaires suffisamment chères pour que l’employeur envisage l’ouverture d’un nouveau poste plutôt que de demander plus de travail aux salariés déjà embauchés.

Dans le cas classique prévu par le Code du Travail (CDT), pour lequel l’horaire de référence est l’horaire légal, les heures de travail effectif réalisées chaque semaine au-delà de 35 heures font l’objet d’une majoration de 25% jusqu’à la 43ème heure de travail décomptée, et 50% au-delà. C’est-à-dire, très grossièrement, que la 36ème heure d’un salarié dont le taux horaire serait 10€ est rémunérée 12,50€, et la 44ème, 15€.

L’on remarquera ainsi qu’une heure supplémentaire est payée pour sa base en tant qu’heure de travail non couverte par la rémunération fixe (10€) ainsi que pour sa majoration, exprimée en pourcentage de son prix de base (25% de 10€). Nous verrons plus tard en quoi cette observation est importante.

Une telle heure supplémentaire peut être compensée soit sous forme pécuniaire, soit sous forme de repos, souvent appelé « récupération » (et plus exactement « repos compensateur de remplacement »).

Le choix est d’ailleurs parfois laissé au salarié, en distinguant éventuellement entre la partie correspondant à la base et celle correspondant à la majoration (récupération de la base et paiement de la majoration par exemple). Dans tous les cas, la majoration éventuelle doit être appliquée.

Enfin, notons que différents types de contrat prévoient des traitements différents des heures supplémentaires : avec ou sans majoration, modulation, annualisation… Ces différences reposent dans la plupart des cas sur la périodicité de calcul des heures supplémentaires, différente de la semaine telle que prévue dans le CDT. 

Entre horaire de référence et horaire légal : JRTT et heures supplémentaires structurelles

Si la loi Aubry a fait passer l’horaire légal hebdomadaire à 35 heures, il est courant que le temps de travail hebdomadaire demandé aux salariés d’une entreprise soit supérieur. Dans ce cas, les heures effectuées au-delà de cette limite restent considérées comme des heures supplémentaires. Par exemple, si l’entreprise prévoit un horaire de référence de 39 heures hebdomadaires, les salariés effectueront 4 heures supplémentaires toutes les semaines. Ces heures supplémentaires peuvent être rémunérées ou faire l’objet de JRTT.

Lorsqu’elles sont payées, ces heures sont dites « heures supplémentaires structurelles », leur rémunération est intégrée à la partie fixe du salaire du salarié, en opérant un lissage sur l’année. Dans notre exemple, il s’agira de la rémunération de (4 heures * 52 semaines) / 12 mois = 17,33 heures. Elles devront être majorées.

Mais elles peuvent également être compensées sous la forme de jours de réduction du temps de travail (JRTT).

Reprenons le cas de salariés travaillant 39 heures par semaine sur 5 jours, soit 39 / 5 = 7,8 heures par jour et qui travailleront sur l’année 365 – 104 jours de repos hebdomadaires – 25 jours de congés payés – 8 jours fériés chômés = 228 jours.

Ces 228 jours représentent 228 / 5 (jours par semaine) = 45,6 semaines de travail.

De tels salariés effectueront donc (39– 35) x 45,6 = 182,4 heures de travail supplémentaires sur l’année.

Or, ces 182,4 heures représentent 182,4 / 7,8 = 23,38 jours de travail supplémentaires par rapport à l’horaire légal.

Et donc autant de RTT dans l’année, lesquels seront arrondis, en fonction de l’accord, à la journée ou à la demi-journée supérieure.

Bien sûr, ici, la majoration au titre des heures supplémentaires ne s’appliquera pas, dans la mesure où les JRTT ont justement vocation à les neutraliser : il faut les voir comme une sorte de récupération planifiée à l’avance afin d’échapper aux majorations. 

Les heures supplémentaires non majorées

Toujours dans le cadre du CDT, tout écart n’est pas forcément éligible à majoration. En effet, du moins pour les temps plein, seules les heures effectuées au-delà de l’horaire légal doivent être rémunérées. Or il est possible qu’un travailleur effectue plus d’heures que prévu, sans déclencher le paiement d’heures supplémentaires.

Prenons l’exemple d’un salarié aux 35 heures hebdomadaires, qui prendrait un jour de congé (donc 7 heures) sur son jeudi, et qui travaillerait une heure de plus le vendredi (soit 8 heures plutôt que 7).

Il a certes justifié une heure de plus (29h de travail effectif et 7 heures de congé) que son horaire de référence sur la semaine, mais son temps de travail effectif n’a pas dépassé la barre des 35 heures. Un tel écart correspond à des heures supplémentaires non majorées, parfois appelées « heures complémentaires » (qui est normalement le terme réservé aux heures supplémentaires des temps partiels). 

Le temps de travail effectif

Notons que le CDT précise en réalité que le temps de travail qui doit être décompté dans le cadre du calcul des heures supplémentaires est « le temps de travail effectif » ; concept défini comme suit : « temps pendant lequel un salarié ou un agent public est à la disposition de l’employeur ou de l’administration et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles ».

Ce qu’il faut retenir, c’est que le temps de travail effectif est parfois différent du temps de présence (qui est le temps décompté par Timmi). En effet, certaines conventions collectives prévoient l’inclusion de temps hors présence comme assimilés à du temps de travail effectif. Plus précisément, sont en général considérés comme travail effectif :

  • heures de délégation des représentants du personnel,
  • visite médicale d’embauche et examens médicaux obligatoires,
  • temps de formation à l’initiative de l’employeur ou dans le cadre d’un contrat de formation en alternance,
  • temps consacré au droit à l’expression,
  • temps passé en réunion de négociation dans l’entreprise,
  • repos compensateur de remplacement (récupération) et contrepartie obligatoire en repos,
  • absences pour événements familiaux (naissance, mariage...)

Par ailleurs, sauf accord contraire plus intéressant (accord d’entreprise, convention collective), sont en principe exclues du temps de travail effectif les périodes suivantes :

  • les temps de pauses et de restauration,
  • les temps de trajet domicile- travail,
  • les temps d’astreinte,
  • les temps de douche,
  • les temps d’habillage et de déshabillage,
  • les opérations de pointage,
  • les jours fériés chômés

Lorsque ces événements relèvent plus de l’absence que de la présence, ils ont vocation à être généralement gérés dans Figgo. Cela dit, afin de pouvoir les décompter dans Timmi, les règles d’EVPs sont en mesure de récupérer la durée de telles absences. Il s’agira pour cela de paramétrer les comptes d’absence correspondants comme « assimilés à du temps de travail effectif » et de choisir « temps de travail effectif » dans la règle d’écart de Timmi.

Les heures en-dehors des horaires réguliers

Ici, ce n’est pas la différence entre le volume total d’heures effectuées et l’horaire de référence qui nous intéresse, mais le travail en-dehors du planning traditionnel. Il s’agit par exemple des heures de nuit, des heures travaillées un dimanche ou encore un jour férié.

Le CDT et les conventions collectives considèrent souvent que ces heures doivent elles-aussi faire l’objet d’une compensation, au titre de la pénibilité qu’elles induisent. Remarquons qu’ici, la base d’une telle heure (les 10€ de l’exemple précédent) n’est pas à payer en guise d’EVP, mais uniquement sa majoration (les 2.50€ en cas de majoration à 25%).

En effet, la base de cette heure est soit comprise dans le « forfait » de l’horaire de référence, auquel cas elle est rémunérée via le salaire du salarié ; soit assimilée à une heure supplémentaire, et donc payée / récupérée à ce titre.

Ce type d’EVP correspondant à des « événements atypiques par rapport au planning du salarié » n’entraînent donc le paiement que des seules majorations.

Cumul de majorations

Certaines heures de travail peuvent être éligibles à plusieurs majorations. Une heure de travail réalisée la nuit d’un dimanche férié, par exemple. En règle générale, une telle heure devrait donner droit aux trois majorations ; mais certaines conventions collectives ou accords d’entreprise prévoient parfois que dans de telles situations les majorations ne doivent pas se cumuler, mais s’exclure ou se combiner.

Ainsi, il est parfois convenu que seule la majoration la plus intéressante est à retenir, ou alors que les deux majorations se combinent en une tierce majoration qui n’est pas la somme des deux.

Ces exclusions de majorations devront être gérée par la règle dite de « cumul de majoration ».

Il arrive parfois que de telles exclusions de cumul soient prévues avec les heures supplémentaires. C’est le cas, par exemple, de la CCN des travaux publics ouvriers : « les majorations pour heures supplémentaires, heures exceptionnelles de nuit et travail exceptionnel du dimanche et des jours fériés, ne se cumulent pas.

Seule la plus favorable sera appliquée ». Dans ce cas, il ne faudra pas oublier de traiter correctement la base des heures supplémentaires, quitte à distinguer des comptes « majoration de l’EVP uniquement » et « majoration + base » !

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