Avant de commencer
Le rapport d’invitations de Cleemy Notes de frais vous permet de suivre le nombre et les montants des repas auxquels les utilisateurs ont participé.
Le rapport est disponible dans l'onglet Invités internes.
Le rapport standard : décompte des invitations
Si vous ne disposez pas de Timmi Absences, le module d’invitations ne peut pas déterminer les jours de congés des salariés. Dans ce cas, Cleemy Notes de frais vous affichera uniquement les informations suivantes :
- Le nom du salarié (sur l’export Excel, son matricule est également renseigné)
- Le montant total des repas auxquels il a participé. Sur les repas avec d’autres convives, seule sa quote-part du repas est indiquée.
- Le nombre total de dépenses sur les natures de frais sélectionnées auxquelles le salarié a participé (en tant que déclarant ou comme invité)
- Le prix moyen d’un repas pour ce salarié (rapport entre le montant total et le nombre d’invitations)
Les filtres disponibles
Vous disposez de quatre filtres pour éditer le rapport : l’établissement, la date de référence, une période et des natures de frais.
Le module va faire ses calculs en regardant les dépenses qui répondent aux critères suivants :
- Seules les natures de type « Restaurant et Invitations » peuvent être intégrées au rapport.
- La dépense a été créée par un utilisateur qui appartenait à l’établissement sélectionné lorsqu’il a déclaré sa note de frais.
- La date de la dépense appartient à la période sélectionnée. Nous vous suggérons d'utiliser la date de création de la note de frais, de manière à bien tenir compte des dépenses déclarées en retard (i.e. avant la période).
- Le module ne tient pas compte du statut de la note de frais à laquelle appartient la dépense : elle peut être déclarée, approuvée, payée, contrôlée, comptabilisée.
Comme certains utilisateurs n’ont pas participé à un repas sur la période, ils ne seront pas inclus dans le rapport.
Invitations de salariés appartenant à des établissement différents
Le rapport est édité pour un seul établissement à la fois : il ne s’intéresse qu’aux dépenses déclarées par les utilisateurs.
Par exemple, si l’utilisateur Nancie de la société A invite Patrick de la société B :
- Le repas de Patrick n’apparaîtra ni dans le rapport de la société B, ni celui de la société A
- Le repas de Nancie apparaîtra uniquement dans le rapport de la société A
Le mieux est de sortir un rapport par établissement et de rapprocher les invitations.