Avant de commencer

Après quelques années d’utilisation, les données du dossier RH se périment naturellement. Les adresses ne sont pas modifiées suite à un déménagement, les coordonnées bancaires suite à un changement de banque, etc.

Bien que les collaborateurs aient la possibilité de modifier ces informations eux-mêmes, les services RH sont souvent obligés d’envoyer des demandes de mise à jour par mail sans possibilité de suivi.

Créer une campagne de mise à jour dans Poplee permet au service RH de s'assurer que les données des collaborateurs soient à jour, de diffuser une information en masse et de suivre les mises à jour de chaque collaborateurs individuellement.

Quelques exemples d'utilisation

Voici les principaux cas d’utilisation :

Actualisation : Envoi d’un formulaire après 1 an d’utilisation de Poplee à toute l’entreprise pour une vérification des données de base (nom de famille, adresse, BIC, IBAN, etc.)

Nouvelles données : Lancement d’une campagne suite à l’ajout d’une nouvelle donnée dans le dossier RH, uniquement sur la donnée en question. Exemple : dans le cadre de l’organisation d’une formation de secourisme, vous avez besoin de répertorier vos collaborateurs déjà formés. Vous ajoutez la donnée brevet de secourisme dans le dossier RH et envoyez une campagne de mise à jour sur cette donnée.

Déploiement de Poplee sur une nouvelle population : Utilisation du dossier RH sur un nouveau site. Vous importez les informations dont vous disposez dans « votre fichier excel » et demandez à cette nouvelle population de vérifier/compléter ces informations.

Activer le module 

Rendez-vous dans la "roue crantée" en haut à droite, puis dans les "rôles". Il vous faut activer la permission "Gérer les campagnes de mise à jour".

Lancer une campagne de mise à jour en 4 étapes

Ce module de « campagne de mise à jour » vous permettra de :

  1. Sélectionner une population
  2. Choisir la liste des données à mettre à jour (adresse, contact en cas d’urgence, BIC, ...)
  3. Envoyer un formulaire par mail à chaque collaborateur pour un remplissage/actualisation des informations. Le titre et corps du mail sont modifiables selon vos besoins et le message que vous souhaitez adressez à vos collaborateurs. 
  4. Suivre l’avancée de la campagne et relancer en masse les retardataires

Il est possible de suivre l'avancée des mises à jour pour chaque collaborateur ("Complété" ou "A compléter").

mceclip1.png

Vous allez également pourvoir relancer les collaborateurs n'ayant pas mis à jour leurs données via un mail de relance dont voici un aperçu:

mceclip2.png

A noter que si les données du collaborateur n'ont pas changé, il va devoir tout de même se rendre dans son dossier et valider que les données inscrites sont toujours d'actualité.

Astuce secrète : vous pouvez ajouter une touche de convivialité supplémentaire à votre campagne, avec le raccourci emoji Windows + ";"  ou cmd ⌘ + espace.
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