Lancer une campagne de mise à jour

Avant de commencer

Créer une campagne de mise à jour dans Poplee permet au service RH de s'assurer que les données des collaborateurs soient à jour, de diffuser une information en masse et de suivre les mises à jour de chaque collaborateur individuellement.

Quelques exemples d'utilisation

Voici les principaux cas d’utilisation :

Actualisation : Envoi d’un formulaire après 1 an d’utilisation de Poplee à toute l’entreprise pour une vérification des données de base (nom de famille, adresse, BIC, IBAN, etc.)

Nouvelles données : Lancement d’une campagne suite à l’ajout d’une nouvelle donnée dans le dossier RH, uniquement sur la donnée en question. Exemple : dans le cadre de l’organisation d’une formation de secourisme, vous avez besoin de répertorier vos collaborateurs déjà formés. Vous ajoutez la donnée brevet de secourisme dans le dossier RH et envoyez une campagne de mise à jour sur cette donnée.

Déploiement de Poplee sur une nouvelle population : Utilisation du dossier RH sur un nouveau site. Vous importez les informations dont vous disposez dans « votre fichier Excel » et demandez à cette nouvelle population de vérifier/compléter ces informations.

Activer le module

Rendez-vous dans la "roue crantée" en haut à droite, puis dans les "rôles". Il vous faut activer la permission "Gérer les campagnes de mise à jour".

Sélectionnez les périmètres d'actions en fonction des accès que vous souhaitez donner à vos collaborateurs. 

Exemple:

Managers + collaborateurs supervisés

Administrateurs + Tous les départements ou un ensemble de départements et sous-départements ...

 

Lancer une campagne de mise à jour

Depuis Collaborateurs > Mise à jour, vous avez désormais accès au module de Campagne de mise à jour.

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Vous pouvez y retrouver les campagnes passées, l'état de la campagne en cours ou encore, créer une nouvelle campagne:

Sélectionner une population

Choisir la liste des données à mettre à jour (adresse, contact en cas d’urgence, BIC, ...)

N'hésitez pas à utiliser la barre "Explication" qui vous permettra d'indiquer par exemple, le format souhaité de la réponse (minuscule, majuscule...) ou le contexte de la demande d'une donnée.

Plus vous serez précis et transparent dans vos demandes, plus vos collaborateurs renseignerons facilement leurs informations

Personnalisez le formulaire et le message qui sera communiqué à vos collaborateurs

Le titre et corps du mail sont modifiables selon vos besoins et le message que vous souhaitez adresser à vos collaborateurs.

Suivre l’avancée de la campagne

Il est possible de suivre l'avancée des mises à jour pour chaque collaborateur ("Complété" ou "A compléter").

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Vous allez également pouvoir relancer les collaborateurs n'ayant pas mis à jour leurs données via un mail de relance dont voici un aperçu:

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À noter que si les données du collaborateur n'ont pas changé, il va devoir tout de même se rendre dans son dossier et valider que les données inscrites sont toujours d'actualité.

Astuce secrète : vous pouvez ajouter une touche de convivialité supplémentaire à votre campagne, avec le raccourci émoji Windows + ";"  ou cmd ⌘ + espace.

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