Avant de commencer
Faire une demande de mise à jour dans Socle RH permet au service RH de s'assurer que les données des collaborateurs soient à jour, de diffuser une information en masse et de suivre les mises à jour de chaque collaborateur individuellement.
Quelques exemples d'utilisation
Voici les principaux cas d’utilisation :
Actualisation : Envoi d’un formulaire après 1 an d’utilisation de Socle RH à toute l’entreprise pour une vérification des données de base (nom de famille, adresse, BIC, IBAN, etc.)
Nouvelles données : Lancement d’une demande suite à l’ajout d’une nouvelle donnée dans le dossier RH, uniquement sur la donnée en question. Exemple : dans le cadre de l’organisation d’une formation de secourisme, vous avez besoin de répertorier vos collaborateurs déjà formés. Vous ajoutez la donnée brevet de secourisme dans le dossier RH et envoyez une demande de mise à jour sur cette donnée.
Déploiement de Socle RH sur une nouvelle population : Utilisation du dossier RH sur un nouveau site. Vous importez les informations dont vous disposez dans « votre fichier Excel » et demandez à cette nouvelle population de vérifier/compléter ces informations.
Activer le module
Rendez-vous dans la "roue crantée" en haut à droite, puis dans les "rôles". Il vous faut activer la permission "Gérer les demandes de mise à jour".
Sélectionnez les périmètres d'actions en fonction des accès que vous souhaitez donner à vos collaborateurs.
Exemple:
Managers + collaborateurs supervisés
Administrateurs + Tous les départements ou un ensemble de départements et sous-départements ...
Lancer une demande de mise à jour
Depuis Collaborateurs > Mise à jour, vous avez désormais accès au module de Demande de mise à jour.
Vous pouvez y retrouver les demandes passées, l'état de la demande en cours ou encore, créer une nouvelle demande :
Sélectionner une population
Choisir la liste des données à mettre à jour (adresse, contact en cas d’urgence, BIC, ...)
Plus vous serez précis et transparent dans vos demandes, plus vos collaborateurs renseigneront facilement leurs informations.
Personnalisez le formulaire et le message qui sera communiqué à vos collaborateurs
Le titre et corps du mail sont modifiables selon vos besoins et le message que vous souhaitez adresser à vos collaborateurs.
Suivre l’avancée de la demande
Il est possible de suivre l'avancée des mises à jour pour chaque collaborateur ("Complété" ou "A compléter").
Vous allez également pouvoir relancer les collaborateurs n'ayant pas mis à jour leurs données via un mail de relance dont voici un aperçu:
À noter que si les données du collaborateur n'ont pas changé, il va devoir tout de même se rendre dans son dossier et valider que les données inscrites sont toujours d'actualité.
cmd ⌘ + espace.