Vérifier les associations collaborateurs/n° de sécurité sociale

Avant de commencer

Pour effectuer correctement la répartition des fiches d'aide en fonction des collaborateurs présents sur votre base, Pagga vérifie les numéros de sécurité sociale renseignés dans les fiches utilisateurs et les compare à ceux présents dans le document pdf que vous importez. Il peut ensuite découper les pages en fonction de ce qui aura été reconnu. Plusieurs pages peuvent être attribuées à un collaborateur.

Cas d'usage

  1. soit le numéro renseigné correspond à celui présent dans la fiche de paie. Pagga vérifie alors que le prénom et le nom correspondent et pourra ensuite distribuer correctement les bulletins.
  2. soit le numéro renseigné correspond mais pas le prénom ou le nom. Pagga va alors proposer une association que vous devrez valider.
  3. soit le numéro renseigné ne correspond pas
Il peut arriver que lors de changements coté gestionnaire de paie ou dans les fiches utilisateurs des anomalies soit détectées par Pagga lors de son découpage des bulletins de paie.

Voici quelques actions utiles à vérifier pour mieux les comprendre et les corriger par vous-même.

Solution n°1 : Utiliser le rapport pour vérifier le bon format des numéros de sécurité sociale.

Si ce champ est complété par des mentions inadaptées (telles que "zéro", N/A", "NA" etc.), cela peut entraver la reconnaissance du prénom/nom et l'attribution du bulletin.

Pour vérifier si vos numéros de sécurité sociale sont correctement renseignés, allez dans Collaborateurs > Rapport et choisissez le prénom/nom + n° de sécurité sociale.

En affichant les résultats, vous pourrez vous assurer que tous les collaborateurs ont bien des champs vides ou remplis avec leur numéro. Si plusieurs collaborateurs ont des numéros temporaires, il vaut mieux vider le champ et autoriser Pagga à associer leur prénom/nom au bulletin lors de la prochaine distribution.

Solution n°2 : Vérifier que le pdf est bien "sélectionnable".

Il arrive parfois que le format des pdfs soit modifié, même de façon minime, lors de leur exportation. Le pdf doit pouvoir être lu par Pagga et être sélectionnable, c'est à dire que vous devez être en mesure de sélectionner du texte avec votre souris et le copier/coller ailleurs. A ne pas confondre avec le pdf éditable.

Pour vérifier cela, ouvrez le pdf dans Adobe Acrobat Reader ou le navigateur internet de votre choix, puis essayer de sélectionner du texte. Une fiche d'aide dédiée est disponible ici.

Le fichier pdf que vous souhaitez distribuer ne doit pas être protégé par un mot de passe. Pagga ne peut gérer ce genre de cas, il faut donc demander à votre service paie de générer un document non protégé.

Solution n°3 : Utiliser l'onglet "Tester"

Et télécharger le rapport d'erreur pour obtenir le détail et identifier le point de blocage.

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