Contrôle sur les invitations croisées

 

Pour les dépenses de type "Restaurants et invitations" ; il est possible d'inviter des collaborateurs internes ou externes à l'entreprise. Dans le cas des invités internes, ces derniers ne sont pas censés déclarer un repas le jour où ceux-ci ont été invités.

Cleemy générera une alerte pour ces cas d’invitations croisées.

 

Rappel : Cleemy gère l'attribution des tickets restaurants en fonction des repas déclarés ainsi que de leurs invités.

 

Fonctionnement

Une alerte pour invitations croisées se déclenche lorsqu’un utilisateur participe à deux repas du même type (petit-déjeuner, déjeuner ou dîner) au cours de la même journée, soit en étant invité, soit en déclarant la dépense lui-même.

Prenons un exemple : Chloé et Valentin ont mangé au restaurant ensemble dans le cadre d'un rendez-vous client. Valentin a payé le restaurant et a donc créé une dépense “Déjeuner” dans Cleemy où il a indiqué avoir invité Chloé.

A présent, Chloé créé une dépense “Déjeuner” le même jour.

Si Valentin et Chloé déclarent tous deux ces dépenses dans deux notes de frais, leurs approbateurs verront les messages suivants :

  • L’approbateur de Chloé, sur la dépense de cette dernière : "Invitation croisée : Valentin a déjà saisi une dépense de type Déjeuner mais n'a pas déclaré cette dépense dans une note de frais."
  • L’approbateur de Valentin, sur la dépense de ce dernier : "Chloé a saisi une dépense de type Déjeuner mentionnant Valentin comme participante, mais n'a pas encore déclaré cette dépense dans une note de frais."

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Attention : si un collaborateur déclare deux déjeuners le même jour, aucune alerte pour invitation croisée ne sera visible. En effet, il s'agit dans ce cas d'un doublon dont la détection sera prochainement possible dans Cleemy.

 

Paramétrer les invitations croisées

Pour qu'une nature bénéficie du contrôle sur les invitations croisées, vous devez aller dans "Paramétrage" > "Natures" et sélectionner la nature en question.

Une fois le type de nature sélectionné ("Restaurants et invitations") ; vous devez préciser la catégorie d'invitation (déjeuner, dîner, etc...).

Cette catégorie est importante : lors de la création d'une dépense, Cleemy ira voir si d'autres dépenses ayant cette catégorie ont été déclarées le même jour pour les collaborateurs présents à ce repas.

Si vous ne souhaitez pas que votre nature de type "Restaurants et invitations" bénéficie des alertes sur les invitations croisées, choisissez la catégorie d'invitation "Autre invitation".

Les étapes suivantes pour le paramétrage de cette nature restent les mêmes. Notre fiche d’aide dédiée à la mise en place d’une nature de type "Restaurants et invitations” pourra vous aider.

 

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Alertes visibles

Lorsque vous créez une nouvelle dépense de type "Restaurants et invitations" avec un invité, si une dépense comprenant ce même invité existe déjà le même jour, une alerte s'affichera. En fonction de la dépense déjà créée, vous pourrez observer deux messages différents.

  • Si la dépense préexistante a déjà été déclarée dans une note de frais : "Invitation croisée : XXXX est déjà mentionné parmi les participants d'un frais de type XXXXX : dépense n°XXXXX de la note de frais XXXXXX de XXXXXX."
  • Sinon : "Invitation croisée : XXXX a saisi une dépense de type XXXX mentionnant XXXX en tant que participant, mais n'a pas déclaré cette dépense dans une note de frais."

 

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