Paramétrer le compte Télétravail dans Figgo

Avant de commencer

Votre entreprise a peut-être décidé de généraliser le télétravail et souhaite le formaliser dans Figgo. La création et l'administration en général des comptes d'absence ou de télétravail se fait depuis Paramétrage > Comptes. Un compte de type Télétravail va vous demander seulement quelques instants de paramétrage.

Notez que si vos effectifs sont en télétravail la majorité du temps, alors, plutôt que de saisir du télétravail en masse et à répétition, nous vous conseillons de créer un compte de Présence au bureau, qui vous permet d'identifier les personnes qui ont besoin de se déplacer sur le lieu de travail. Cela vous aide à garantir les conditions sanitaires en suivant les effectifs sur place. La fiche ci-après vous détaillera comment gérer au mieux la présence au bureau.

Créer le compte

Commencez par vous rendre dans le menu Paramétrage > Comptes, puis cliquez sur le bouton Créer un nouveau compte et sélectionnez le type Autre compte.

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Paramétrer le compte

Une fenêtre de paramétrage s'ouvre. Vous allez pouvoir déterminer le nom du compte et son mode d'acquisition.

Si une validation du manager suffit à autoriser le collaborateur à télétravailler, alors nous vous conseillons de ne pas suivre le solde (Acquisition > Suivre le solde > Non).

Si en plus de la validation du manager, vous souhaitez contrôler le nombre de jours auxquels les collaborateurs ont droit, alors nous vous conseillons de suivre le solde (Acquisition > Suivre le solde > Oui). Il faudra, au préalable, créditer manuellement ou automatiquement (via un crédit mensuel) le compte Télétravail pour que l'utilisateur puisse faire une demande.

Le compte doit être considéré comme un compte Télétravail et ne doit pas être considéré comme une absence. Pour paramétrer cela, en bas du formulaire, cochez la case Compte de télétravail.

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Nous recommandons d'autoriser l'annulation sans approbation.

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Il est possible de bloquer le nombre de jours pris dans le cadre du télétravail ; pour ce faire, il faut paramétrer une règle de plafonnement sur la durée de l'absence.

Afin de ne pas considérer le télétravail comme une véritable absence exportée en paie, il ne faut aussi penser à le retirer de l'export paie. Ainsi, dans Exports > Export paie, cliquez sur le bouton Paramétrer, puis associer le compte Télétravail à la rubrique en bas de page Absences à ne pas exporter

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Paramétrer l'affichage

Pour permettre à tous les utilisateurs de distinguer clairement les journées posées sur le compte de télétravail, vous devrez vous rendre dans le menu Paramétrage > Comptes, afin de définir la couleur spécifique pour identifier les journées de télétravail.

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Quels sont les impacts sur la consultation du planning ?

L’option Compte de télétravail n'a pas d'impact direct sur la consultation du planning. Pour rendre public le motif d’absence du compte concerné, vous pouvez activer l'option Motif public. Ainsi, tous les collaborateurs ayant le droit de visualiser les absences (mais pas le détail) d’un autre collaborateur pourront consulter le motif "Télétravail" et la couleur associée au compte.

Exemple :

Une personne pouvant consulter les absences sans les motifs…

… pourra tout de même consulter le motif "Télétravail" en passant la souris sur un jour de télétravail.

Quels sont les impacts dans votre agenda Outlook ou Google ?

Si vous avez une synchronisation automatique des absences entre Figgo et votre agenda Outlook ou Google, le motif sera aussi visible à tous pour les absences dont l'option Motif public est sélectionnée. De plus l'option Compte de télétravail a pour effet de synchroniser avec un statut différent les absences posées sur ces comptes des autres absences.

Synchronisation Outlook

  • Statut "En déplacement" pour une absence télétravail (rendu visuel différent)
  • Statut "Absent(e)" pour les autres absences (rendu visuel différent).

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Synchronisation Google Calendar

  • Statut "Disponible" pour une absence télétravail (rendu visuel identique)
  • Statut "Occupé" pour les autres absences (rendu visuel identique).

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Le statut "Disponible" permet à l'algorithme de recherche d'horaires lors d'une planification d'événement de prendre en compte ces créneaux.

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