Avant de commencer
Timmi Absences permet de plafonner sur une période donnée la durée des absences (exemple des évènements familiaux). Il est possible d'appliquer un plafond en fonction de l'ancienneté ou de la CSP et d'indiquer si le plafond est bloquant, ou s'il ne déclenche qu'une alerte informative, lors de la pose de la demande par le collaborateur.
Paramétrage des règles de plafonnement
Sélectionnez un réglementaire dans Paramétrage -> Réglementaires, puis dans Règles, ajoutez une nouvelle règle de type Plafonnement des absences.
Vous devez renseigner les informations suivantes :
- Compte : compte sur lequel le plafond s'applique
- CSP : pour appliquer le plafond à certaines CSP seulement (exemple : 3 jours pour les Cadres, 4 jours pour les ETAM etc.). Par défaut, le plafond s'applique à toutes les CSP
- Ancienneté (optionnel) : pour définir un plafond plus ou moins favorable en fonction de l'ancienneté
- Valeur du plafond : nombre de jours ou d'heures du plafond (en fonction de l'unité du compte)
- Période : période sur laquelle s'applique le plafond (par demande, par semaine, par mois, par année civile, sur 12, 24 ou 36 mois glissants ou sur une période personnalisée)
- Dépassement :
- Autorisé avec alerte : Le collaborateur pourra soumettre sa demande d’absences mais une alerte l’informe qu’il dépasse le plafond,
- Interdit : Le collaborateur ne peut pas soumettre sa demande d’absences si le nombre de jours demandé est supérieur au plafond
Pour aller plus vite et créer plusieurs règles à la suite, cliquez sur Enregistrer et créer un nouveau plafond.
Affichage de l'alerte selon le profil
L’alerte est visible par le collaborateur au moment de la demande.
Elle sera aussi visible par le manager, dans le mail de notification et dans le module d’approbation.
Lorsqu’un administrateur saisit une absence pour le compte du collaborateur (via le module Gestion du planning), un avertissement s’affiche si l'absence dépasse le plafond. Que le dépassement de la limite soit interdite ou autorisée avec alerte, l'administrateur pourra forcer l'enregistrement s'il le souhaite.
Modifier ou supprimer un plafond existant
Pour modifier ou supprimer un plafond existant, sélectionnez le réglementaire dans Paramétrage -> Réglementaires, puis dans Règles, cliquez sur Plafonnement des absences. Survolez le plafond à modifier ou à supprimer :
- Pour modifier le plafond : cliquez sur le Crayon de modification à droite du plafond à modifier, et modifiez les informations à mettre à jour, notamment la valeur du plafond et cliquez sur Modifier.
- Pour supprimer le plafond : Cliquez sur l'icône Poubelle à droite du plafond.
Plafonner les absences sur une période personnalisée
Il est possible de plafonner les absences sur une période personnalisée. Ceci répond principalement au besoin d'autoriser le report de consommation des congés ou des RTT au-delà de la période de consommation normalement admise, mais en limitant la prise à X jours. Le reste étant perdu.
Comment paramétrer la règle de plafonnement et le compte d’absence pour répondre à ce besoin ?
- Prolonger la période de consommation du compte jusqu’à la fin de la période sur laquelle les jours pourront être posés. (Exemple : si la période de consommation normalement admise est l’année civile et qu’il est toléré un dépassement d’un mois, alors la fin de période de consommation du compte sera au 31/01).
- Dans Règles, Plafonnement des absences puis Nouveau plafond : ajouter un plafond de X jours (nombre de jours que le collaborateur a le droit de prendre au-delà de la période de consommation normalement admise), sur une période personnalisée. Dans notre exemple ci-dessus, la période personnalisée sera du 01/01/N+1 au 31/01/N+1.