Comment gérer l'épargne-temps dans Figgo ?

Cette fiche d'aide concerne le nouveau module d'épargne-temps. Si vous utilisez l'ancien module accessible sous le tableau des compteurs, contactez nous au support pour que l'on vous assiste sur la mise à jour.

 

Le module d'épargne-temps de Figgo permet de gérer des campagnes ouvertes aux collaborateurs durant lesquelles ils peuvent transférer des jours sur un compte de CET, PERCO, Monétisation... L'utilisation de ce module est incluse dans votre abonnement Figgo.

L'accès au module est conditionné par deux permissions dans les rôles :

- Accéder aux campagnes d'épargne temps : à destination des utilisateurs. Permet de voir le module et accéder aux campagnes en cours.
- Gérer les campagnes d'épargne temps : à destination des administrateurs ou gestionnaires. Permet en plus d'effectuer des transferts sans être bloqué par les conditions non respectées, et de suivre l'avancement des campagnes (fonctionnalité en cours de développement)

Paramétrage des campagnes

La création des compagnes se fait depuis les réglementaires, au niveau des règles. Si vous avez plusieurs réglementaires sur lesquels vous souhaitez utiliser le module d'épargne-temps, il faudra paramétrer des campagnes sur chaque. Le paramétrage des campagnes ne nécessite pas les permissions ci-dessus, mais uniquement la permission Figgo > Paramétrer dans les rôles.

 

Une campagne est définie par :
Une période : période durant laquelle la campagne est accessible aux collaborateurs. Les cas courants sont l'année complète (civile ou juin-mai), ou quelques mois en fin d'année.

Date de référence du solde initial : cette date permet de définir la date de référence pour les conditions liées au solde initial. Par défaut, on prend comme référence la date de début de la campagne. Dans certains cas de campagnes multiples (par exemple Alimentation CET, puis Ventilation CET), il peut être nécessaire d'indiquer une date antérieure comme référence pour le calcul du solde initial (pour l'exemple, pour la campagne Ventilation CET, on peut prendre comme référence le début de la campagne Alimentation CET, pour limiter le nombre de jours épargnés au final après ventilation).

Une population : identification des collaborateurs éligibles en fonction de l'entité légale, du département, de la CSP, du profil, de l'âge ou l'ancienneté.

Note : Figgo ne gère pas la notion d'ouverture de compte CET. L'accès au compte CET est donc conditionné par l'accès au module. Si dans vos procédures la création d'un CET n'est pas automatique pour tous les collaborateurs, nous vous recommandons donc d'utiliser un rôle secondaire avec la permission d'accès au module épargne-temps, que vous affectez aux collaborateurs concernés.

Un ou plusieurs comptes sources : les comptes doivent être sélectionnés un par un. Pour chaque compte il est possible de définir une ou plusieurs conditions parmi les suivantes.

  • Jours pris, min/max : nombre de jours d'absence validés sur le compte, sans condition de date.
  • Solde initial, min/max : solde du compte à la date de référence du solde initial (par défaut c'est la date de début de campagne).
  • Solde final, min/max : solde du compte après transfert en cours.
  • Nombre de jours transférables, min/max et seuil : nombre de jours transférable ddepuis le compte durant la période de campagne. Note : ce montant est commun à toutes les campagnes en cours s'il y en a plusieurs. Le seuil permet de définir une valeur à partir de laquelle s'applique le nombre de jours maximum à transférer.

Un ou plusieurs comptes cibles : les comptes cibles fonctionnent comme les comptes sources, avec les mêmes conditions.

Note : il n'est pas possible de mélanger des comptes en heure et jours dans une même campagne. Si des comptes en heures sont détectés sur la base alors on demande de choisir l'unité de la campagne afin de filtrer les comptes proposés. Il est possible de mélanger des comptes ouvrés, ouvrables ou calendaires.

 

Conditions générales (optionnel) : des conditions générales peuvent être appliquées à la campagne. Elles sont similaires aux conditions sur les comptes sources et cibles, mais peuvent s'appliquer à des comptes qui ne sont pas dans la campagne.

  • Jours pris : cette condition permet de définir un nombre de jour pris sur une période, sur plusieurs comptes, qui ne sont pas forcément des comptes sources.
    Exemple : au moins 20 jours pris entre le 1er janvier et le 31 décembre, sur les comptes CP N-1, CP N ou Fractionnement.
  • Solde final : condition sur le solde final applicable sur plusieurs comptes.
    Exemple : solde final de 50 jours maximum sur le cumul des comptes CET non monétisable et CET monétisable.

Campagne pré-requise (optionnel) : permet de définir une campagne à laquelle la participation est requise avant de pouvoir participer à la campagne en cours. Note : cela n'oblige pas les collaborateurs à faire un transfert sur la campagne pré-requise, ils peuvent enregistrer une participation sans transfert.

Utilisation du module

Un collaborateur ayant l'une des deux permissions d'épargne-temps sur un rôle verra le module dans la navigation.

Dans le module sont visibles les campagnes en cours pour lesquelles l'utilisateur est éligible.

Au clic sur une campagne, on accède à la liste des comptes sources et cibles, avec possibilité de saisir des montants (jours ou heures en fonction de l'unité de la campagne) selon les conditions définies. Si toutes les conditions sont remplies, le collaborateur peut enregistrer son transfert.

Il est possible de participer plusieurs fois à une campagne, pour ajouter des jours au CET. Il est également possible d'annuler la dernière participation. Pour annuler toutes les participations, il faut donc les annuler dans l'ordre à partir de la plus récente.

Note : pour annuler une participation, il est nécessaire que les comptes cibles aient un solde suffisant. Si 5 jours ont été transférés sur le CET, puis utilisés, et que le solde du compte CET est inférieur à 5, l'annulation du transfert par le collaborateur ne sera pas possible (mais possible par un administrateur).

 

Campagnes multiples et monétisation

Le module de CET permet de gérer plusieurs campagnes en parallèle, ce qui peut s'avérer pratique dans des cas de conditions complexes que l'on ne peut gérer dans une seule campagne (périodes de transfert variables par exemple), et dans les cas de monétisation.

Prenons un exemple illustrant un cas de monétisation du CET :

Les collaborateurs peuvent épargner sur le CET la 5e semaine de CP, les RTT et la récupération. La 5e semaine de CP n'est pas monétisable. Les RTT et la récupération sont monétisables.

Il faut alors créer 2 comptes (CET monétisable et CET non monétisable) ainsi que 2 campagnes, une pour alimenter chacun des comptes.

La monétisation peut également être simplifiée avec Figgo en créant une campagne permettant aux collaborateurs de choisir le nombre de jours à monétiser (avec conditions) en le transférant vers un compte Monétisation.

Nous aurions donc 3 campagnes :

  • CP > CET non monétisable
  • RTT et Récupération > CET monétisable
  • CET monétisable > Monétisation
Attention: Figgo ne permet pas d'exporter la monétisation en paie directement. Vous pouvez générer un rapport sur les soldes du compte monétisation, qui indique les jours à payer au collaborateur. Vous pouvez ensuite faire une remise à zéro du compte Monétisation après saisie manuelle en paie
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