Comment gérer l'épargne-temps dans Figgo ?

Cette fiche d'aide concerne le nouveau module d'épargne-temps. Si vous utilisez l'ancien module accessible sous le tableau des compteurs, contactez nous au support pour que l'on vous assiste sur la mise à jour.

Le module d'épargne-temps de Figgo permet de gérer des campagnes ouvertes aux collaborateurs durant lesquelles ils peuvent transférer des jours sur un compte de CET, PERCO, Monétisation... L'utilisation de ce module est incluse dans votre abonnement Figgo.

Cet article traite des points suivants :

Accéder au module Epargne temps

L'accès au module est conditionné par deux permissions dans les rôles :

- Accéder aux campagnes d'épargne temps (pour les utilisateurs) : elle permet de voir l'entrée Epargne temps et d'accéder directement aux campagnes en cours afin d'y participer.

- Gérer les campagnes d'épargne temps (pour les administrateurs ou gestionnaires) : elle donne accès à deux sous-menus, l'un pour suivre l'avancement des campagnes et l'autre pour effectuer des transferts à la place des collaborateurs (en outrepassant les conditions de campagne).

Paramétrer une campagne d'épargne temps

La création des campagnes se fait depuis les réglementaires, au niveau des règles. Si vous souhaitez utiliser le module d'épargne temps sur plusieurs réglementaires, il faudra paramétrer des campagnes sur chacun. Le paramétrage des campagnes nécessite uniquement la permission Figgo > Paramétrer dans les rôles.

Une campagne est définie par :
Une période : période durant laquelle la campagne est accessible aux collaborateurs. Les cas courants sont l'année complète (année civile ou de juin à mai) ou quelques mois en fin d'année.

La date de référence du solde initial : date servant de référence pour les conditions liées au solde initial. Par défaut, la référence est la date de début de la campagne. En cas de campagnes multiples (exemple : Alimentation du CET, puis Ventilation du CET), il peut être nécessaire d'indiquer une date antérieure comme référence pour le calcul du solde initial. Dans l'exemple, pour limiter le nombre de jours épargnés après ventilation, indiquer la date de début de la campagne Alimentation du CET comme date de référence pour la campagne Ventilation du CET.

Une population : identification des collaborateurs éligibles en fonction de l'entité légale, du département, de la CSP, du profil, de l'âge ou l'ancienneté.

Note : Figgo ne gère pas la notion d'ouverture de compte CET. L'accès au compte CET est conditionné par l'accès au module. Si la création d'un CET n'est pas automatique pour tous vos collaborateurs, nous vous recommandons d'utiliser un rôle secondaire, avec la permission d'accès au module Epargne temps, à affecter aux collaborateurs concernés.

Un ou plusieurs comptes sources : les comptes doivent être sélectionnés un par un. Pour chaque compte il est possible de définir une ou plusieurs conditions parmi les suivantes.

  • Jours pris, min/max : nombre de jours d'absence validés sur le compte, sans condition de date.
  • Solde initial, min/max : solde du compte à la date de référence du solde initial (par défaut c'est la date de début de campagne).
  • Solde final, min/max : solde du compte après transfert en cours.
  • Nombre de jours transférables, min/max et seuil : nombre de jours transférable depuis le compte durant la période de campagne. Note : ce montant est commun à toutes les campagnes en cours s'il y en a plusieurs.
    Le seuil permet de définir une valeur à partir de laquelle s'applique le nombre de jours maximum à transférer. Un exemple avec un maximum de 10 jours transférables et un seuil à 20 jours : si le collaborateur a un solde initial de 10 jours, il pourra transférer au maximum 20 jours sur le CET (10 jours pour atteindre le seuil, puis 10 jours correspondant au nombre de jours max). Si le collaborateur a un solde initial de 20 jours ou plus, il pourra transférer au maximum 10 jours.

Un ou plusieurs comptes cibles : les comptes cibles fonctionnent comme les comptes sources, avec les mêmes conditions.

Note : il n'est pas possible de mélanger des comptes en heures et jours dans une même campagne. Si des comptes en heures sont détectés sur la base alors on demande de choisir l'unité de la campagne afin de filtrer les comptes proposés. Il est possible de mélanger des comptes ouvrés, ouvrables ou calendaires.

Conditions générales (optionnel) : appliquées à la campagne, similaires aux conditions sur les comptes sources et cibles, mais pouvant s'appliquer à des comptes qui ne sont pas dans la campagne.

  • Jours pris : cette condition permet de définir un nombre de jour pris sur une période, sur plusieurs comptes, qui ne sont pas forcément des comptes sources.
    Exemple : au moins 20 jours pris entre le 1er janvier et le 31 décembre, sur les comptes CP N-1, CP N ou Fractionnement.
  • Solde final : condition sur le solde final applicable sur plusieurs comptes.
    Exemple : solde final de 50 jours maximum sur le cumul des comptes CET non monétisable et CET monétisable.

Campagne pré-requise (optionnel) : permet de définir une campagne à laquelle la participation est requise avant de pouvoir participer à la campagne en cours. Note : cela n'oblige pas les collaborateurs à faire un transfert sur la campagne pré-requise, ils peuvent enregistrer une participation sans transfert.

Participer à une campagne

La page de participation, accessible directement pour les utilisateurs, ou via le sous-menu Participation pour les administrateurs, affiche les campagnes en cours pour lesquelles l'utilisateur est éligible.

Au clic sur une campagne, on accède à la liste des comptes sources et cibles, avec possibilité de saisir des montants (jours ou heures en fonction de l'unité de la campagne) selon les conditions définies. Si toutes les conditions sont remplies, le collaborateur peut enregistrer son transfert.

Il est possible de participer plusieurs fois à une campagne, pour ajouter des jours au CET. Il est également possible d'annuler la dernière participation. Pour annuler toutes les participations, il faut donc les annuler dans l'ordre à partir de la plus récente.

Note : pour annuler une participation, il est nécessaire que les comptes cibles aient un solde suffisant. Si 5 jours ont été transférés sur le CET, puis utilisés, et que le solde du compte CET est inférieur à 5, l'annulation du transfert par le collaborateur ne sera pas possible (mais possible par un administrateur).

Suivre l'avancement des campagnes

Vue d'ensemble des campagnes

La page d'accueil du Suivi des campagnes affiche par défaut la liste des campagnes en cours. Il est possible d'afficher également les campagnes futures, terminées ou archivées.

 

Au clic sur une campagne, on accède au suivi détaillé de la campagne afin de visualiser les indicateurs clés de la campagne, afficher les participations et notifier les collaborateurs.

Dashboard de la campagne & participations

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La vue détaillé d'une campagne permet de consulter :

  • Le nombre total de jours épargnés, avec au clic la répartition entre comptes sources et cibles
  • Le nombre de collaborateurs n'ayant pas participé, avec la liste de ceux n'ayant pas accès à l’épargne temps le cas échéant
  • Les caractéristiques de la campagne (nom, période, réglementaire, ...)

La vue Participation affiche les participations et annulations de la campagne dans l'ordre antéchronologique. Il est possible de filtrer les lignes des collaborateurs ayant participé ou n'ayant pas participé.

Note : Vous pouvez télécharger le fichier CSV avec l'ensemble des collaborateurs et leurs participations.

Notification

Il est possible d'envoyer un message aux collaborateurs cibles de la campagne.

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Les filtres sur la population permettent par exemple de relancer uniquement les collaborateurs n'ayant pas participé au cours de la campagne ou d'envoyer un message à tous au moment de l'ouverture d'une campagne.

L'objet et le contenu du message proposés par défaut sont modifiables. Chaque notification effectuée depuis le module est tracée dans l'historique. Vous avez ainsi accès aux messages envoyés.

Attention : Lors de l'envoi, un lien d'accès à Figgo sera automatiquement ajouté au mail. De ce fait, les collaborateurs sans accès à l’épargne temps ne seront pas notifiés.

Campagnes multiples et monétisation

Le module de CET permet de gérer plusieurs campagnes en parallèle : cette fonctionnalité est à utiliser par exemple pour la monétisation ou lorsque les conditions sont trop complexes pour être gérées dans une seule campagne (périodes de transfert variables).

Illustration de l'utilisation des campagnes multiples pour un cas de monétisation du CET :

Les collaborateurs peuvent épargner sur le CET la 5e semaine de CP (non monétisable) et les RTT et la récupération (monétisables). Il faut alors créer 2 comptes de CET : CET monétisable et CET non monétisable, ainsi que 2 campagnes, une pour alimenter chacun des comptes.

Une troisième campagne peut être créée, afin de réaliser le processus de monétisation dans Figgo : permettre aux collaborateurs de choisir le nombre de jours à monétiser (avec conditions) en le transférant vers un compte Monétisation.

Nous aurions donc 3 campagnes :

  • CP > CET non monétisable
  • RTT et Récupération > CET monétisable
  • CET monétisable > Monétisation

Attention: Figgo ne permet pas d'exporter la monétisation en paie directement. Vous pouvez générer un rapport sur les soldes du compte monétisation, qui indique les jours à payer au collaborateur. Vous pouvez ensuite faire une remise à zéro du compte Monétisation après saisie manuelle en paie

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